Añadir tecnología a procesos contables puede ser clave a la hora de ahorrar costes y tiempo, sobre todo cuando estos datos deben entregarse a terceros. Por ello, automatizar procesos manuales como la generación de asientos contables será un acierto a tener en cuenta para cualquier compañía.
Definiciones y conceptos básicos a tener en cuenta
Antes de comenzar, vamos a explicarle los siguientes conceptos básicos: Asientos contables, cuentas anuales, ejercicio económico y cierre contable:
Asiento contable
Un asiento contable es una anotación que refleja una operación contable que ha realizado una empresa, ya sea de cobro o gasto. Esto quiere decir que todas las operaciones que realice la empresa, sean del tipo que sean, serán registradas en su contabilidad mediante un asiento contable.
Cuentas anuales
Por otro lado, el objetivo final del área de contabilidad de una empresa es crear las cuentas anuales. Esto mostrará un resultado final del estado financiero en que se encuentra la compañía, siendo una información de gran importancia para los propietarios de la empresa, y muy útil para los administradores a la hora de tomar decisiones a futuro.
Ejercicio económico
Si unimos los dos conceptos anteriores, tendremos como resultado el ejercicio económico, y es que las cuentas anuales deben ser un fiel reflejo de las operaciones realizadas durante un periodo de tiempo determinado y deben especificar todos los asientos contables de ese periodo; esto es lo que denominaremos ejercicio económico.
Este ejercicio económico suele medirse de doce en doce meses, excepto en aquellos casos en los que se constituya o disuelva la sociedad, o por modificación de la fecha de cierre. En estos casos, el ejercicio económico tendrá un periodo de nueve meses en lugar de doce, y el resultado final de este ejercicio será el cierre contable.
Cierre contable
Recoger la información de cada operación contable el mismo día del cierre o durante la última semana puede ser una tarea imposible (aun con la contabilización de cada operación y movimiento en un Libro diario). En estos casos, lo mejor será tener una herramienta para acelerar la realización de los asientos contables.
Pese a esto, una plataforma en la que haya que introducir de manera manual cada detalle de cada asiento quizá no ayude a reducir la alta carga de trabajo de su equipo contable cada vez que se acerca el cierre contable. Por ello, será importante tener un sistema que genere todo este detalle de una manera automatizada según la facturación de su empresa. Lo único que habrá que tener en cuenta será el tipo de transacción, si es un Debe o Haber, la naturaleza del gasto o cobro, y finalmente, el total a pagar o cobrar.
Trabajar con Excel
Hay muchos departamentos contables que están acostumbrados a trabajar con Excel. Por ello, será muy importante que sea cual sea la herramienta de automatización que hayamos elegido para hacer el cierre contable, esta permita la exportación de los asientos de una manera rápida y sencilla, ya sea en formatos Excel o CSV, con una plantilla estándar.
De esta forma podrán ser procesados por otros sistemas que permitan predecir en medio de un ejercicio económico si se obtendrá un balance positivo o uno negativo y en función de esto, tomar las decisiones necesarias antes del cierre del ejercicio.
Automatizar la creación de un comprobante o libro contable
Ya hemos visto que tener una herramienta que permita la automatización de asientos contables, capaz de discernir entre los asientos de Debe y Haber, o las operaciones a pagar y cobrar, es sumamente importante; ¿pero cómo «sabrá» el sistema qué valores corresponden al Debe y al Haber en los asientos automáticos?
Para solucionar este problema, una opción sería la de trabajar con una tecnología de OCR Inteligente: un sistema computarizado de análisis que permite escanear el texto de un documento, en formato PNG, PDF u otros, para digitalizarlo y luego poder interpretar los datos de la factura. Así, podrá determinar quién es el emisor, cuál es el total de cobro o pago de la factura a su sistema de gestión de asientos contables o ERP, y añadirlo a la cuenta que indique la factura a la que se debe realizar el cargo o el abono. Por ejemplo, esto será de gran ayuda en el caso de grandes empresas, en las que es muy posible que haya cuentas bancarias distintas dependiendo del departamento.
Integración con asesorías y Yooz
Muchas asesorías trabajan con programas para gestionar facturas y asientos automáticamente. Por ello, a la hora de escoger entre uno y otro para su compañía, deberá tener en cuenta la posibilidad de integrarla con otros programas con los que ya cuente.
Yooz, por ejemplo, es un sistema flexible que permite la integración con los principales ERP del mercado y le da la posibilidad de exportar los cobros a un Excel. Además, este sistema le permitirá eliminar y crear asientos contables tantas veces como lo necesite.
Esto no solo le evitará tener que crear cada asiento para cada factura de manera manual, lo que puede provocar errores u olvidos en el procesamiento, si no que modificará la labor del equipo de contabilidad, llevándolo más hacia un rol de control del balance de cuentas para que en caso de que haya descuadres, analicen el origen de estos y apliquen su corrección.
