Los 10 mandamientos de la automatización de las facturas proveedor

Aún queda mucho camino por recorrer en materia de automatización de facturas de proveedores en el departamento financiero, pero hay que admitir que la contabilidad automatizada es una gran herramienta de productividad y eficiencia que se adapta perfectamente al escenario de la “nueva normalidad” al que nos enfrentamos.

En este artículo veremos los 10 mandamientos de la automatización de facturas de proveedor que convertirán a tu proceso de Cuentas a pagar en uno mucho más eficiente y productivo.

Por este motivo es que ya varias empresas han implementado tecnologías de automatización para la gestión del proceso de las Cuentas a pagar gracias a su alta capacidad de mejorar la productividad y el rendimiento. El paso más importante que hay que dar hacia una buena gestión de las cuentas por pagar es entonces, la incorporación de tecnologías de automatización en la nube. Este tipo de herramientas son fáciles y rápidas de implementar, accesibles, y permiten tener total visibilidad, trazabilidad y control de las Cuentas a pagar.

1. Capturarás, clasificarás y archivarás las facturas sin importar su formato ni por dónde lleguen

Las soluciones tecnológicas de automatización de facturas de proveedor te permitirán capturar tus documentos sin importar el formato (papel escaneado, correo electrónico, imágenes de móvil, EDI, etc) ni la vía por donde lleguen. La solución de automatización de cuentas a pagar que propone Yooz te permitirá además hacer todo esto de forma automática, desde la orden de compra hasta la factura del proveedor, sin ninguna intervención humana y con un ocr que está integrado con Inteligencia Artificial y Machine Learning que garantizará la más alta tasa de automatización al momento de la captura de tus facturas de proveedor. De esta forma se mejora el rendimiento del proceso con ahorro de tiempos y reducción de costes.

2. Reducirás el tiempo de tratamiento y validación de las facturas de proveedor

Las empresas que tienen un proceso manual de los datos de facturas de proveedores demoran entre 22 y 35 días en procesarlas. Al automatizar el proceso de las Cuentas a pagar, este tiempo se reduce a tan solo 5 días y en algunos casos se puede ir aún más lejos en esta reducción de tiempo.

3. Aprobarás las facturas con workflows de validación inteligentes

Aprobar facturas manualmente es muy complejo y consume demasiado tiempo de las personas involucradas. La buena noticia es que muchas de las tecnologías de automatización de facturas de proveedores cuentan con workflows de validación inteligentes que permiten redireccionar la factura una vez que fue escaneada, a través de flujos de validación adaptados a su empresa. Estos flujos son inteligentes y pueden ser configurados según varios criterios como, monto de la factura, tipo de proveedor, sucursal, entidad, etc. De esta forma se agiliza el proceso de forma muy sencilla y se terminan los dolores de cabeza para todos los aprobadores de facturas de tu empresa.

¿Qué es exactamente un workflow inteligente y cómo funciona?

4. Eliminarás todos los errores humanos de procesamiento de facturas

Sabías que, en promedio, en un proceso de facturación de Cuentas a pagar que no está automatizado se realizan un 3.5% de errores en pagos?

¡No podemos seguir corriendo estos riesgos y poniendo en dificultar a nuestros provedores!

Hay una gran diversidad de errores humanos que se pueden realizar; desde que se ingresa la factura en el sistema hasta que paga la factura y tenemos que buscar la forma de reducirlos al máximo. La automatización de facturas de proveedor te garantiza que los errores humanos desaparecen porque se cuenta con el apoyo de la tecnología de Inteligencia Artificial que permite rápidamente elaborar patrones de aprendizaje y detectar cualquier error (datos dobles, errores en datos bancarios, facturas ingresadas en doble, montos fuera de lo habitual, etc).

5. Aumentarás la productividad y eficiencia de tu departamento financiero

Seguramente si hablas con los miembros del equipo financiero de tu empresa te podrán confirmar lo tedioso que les resulta procesar las facturas de proveedor. Además, seguramente te comenten que desean aportar más valor a la gestión de las finanzas, tener acceso a tareas de valor estratégico y dedicar su tiempo a la toma de decisiones en la organización. La automatización de las facturas de proveedores te permitirá liberar a tu equipo de estas tareas tediosas que no aportan ningún valor y podrás redirigir los esfuerzos hacia tareas de valor agregado. ¡Házlo! tu equipo te lo agradecerá y además podrás reducir los costes de gestión significativamente.

6. Accederás a los documentos y a la información desde cualquier lugar en cualquier momento

No es novedad que no hay vuelta atrás del teletrabajo más allá del grado en que tu empresa lo ha implementado. Para que el equipo financiero pueda trabajar a distancia y de forma efectiva debe tener acceso a los datos en todo momento y desde cualquier lugar. ¿Cómo? Las tecnologías Cloud de automatización de las facturas de proveedor como la de Yooz lo hacen posible y, además, en poco tiempo podrás estar operativo y percibiendo un ROI que motivará a tu equipo. Solo necesitarás una conexión a internet y acceso a la web para poder continuar con tu tarea desde donde sea que estés.

7. Buscarás rápida y fácilmente los documentos archivados

Uno de los principales miedos que se tienen al momento de automatizar las facturas de proveedor es el de “perder el control” del proceso y no tener acceso a los documentos más adelante en caso de que sea necesario. Una cosa es clara… ¡no podemos seguir archivando documentos en papel en armarios y pasar horas buscando facturas antiguas!

Las herramientas de automatización de facturas de proveedor no solo escanean la factura, la digitalizan y automatizan su validación, sino que también archivan esos documentos digitalmente de forma que luego, quien necesite, pueda volver a acceder a la información o a la propia factura cuando desee. En algunos casos como el de Yooz, la búsqueda de las facturas es fácil (tipo Google) a través de palabras clave y todos estos archivos quedan guardados en la nube de forma segura.

8. Mantendrás una relación con proveedores eficiente y estratégica

En el escenario de crisis que vivimos hoy, mantener una relación con proveedores positiva y estratégica es primordial para gestionarlos eficientemente. ¿Sabes que las empresas que no automatizan el procesamiento de las facturas de proveedor tienen un 31% de retrasos en los pagos?... Además, hay que considerar el impacto económico que tiene esto para la empresa porque se tienen que pagar multas por mora en los pagos y así es como se daña rápidamente una relación con un proveedor.

Las tecnologías de automatización de facturas te darán total control sobre tus compromisos de compras y así podrás gestionar tu relación con los diferentes proveedores de forma estratégica. ¡Sea un buen cliente!

9. Tendrás visibilidad y trazabilidad de cada factura y de todo el proceso

Digitalizar las facturas y automatizar su procesamiento le aportará total visibilidad del proceso. La herramienta de tecnología te podrá mostrar en todo momento dónde esta tu factura según las diferentes etapas del proceso (ingreso, lectura, validación, pago, archivada, etc). La herramienta que propone Yooz incluso te permitirá tener un registro minucioso de todas las acciones que se hicieron en cada factura con acceso a saber quién lo hizo, qué día y a qué hora. Total trazabilidad en todos los documentos para detectar cualquier problema o error que pueda surgir.

Además, se podrá lograr la integración total entre la orden de compra y la factura para tener total trazabilidad de las compras y los pagos realizados. Todo esto de forma integrada también con el ERP que se tenga porque será capaz de hacer el asiento contable automáticamente.

10. Accederás a datos financieros en tiempo real para tomar decisiones estratégicas

Por último y más importante, contar con las facturas de proveedores digitalizadas, pero también automatizadas permite recopilar datos en tiempo real y, en el caso de Yooz incluso se cuenta con KPI’s integrados que permiten analizar dichos datos. Así, el director financiero tiene total control de las Cuentas a pagar y puede tomar decisiones informadas en base a estos datos aportados. El proceso aportará datos clave para el pilotaje de la empresa.

Maximizando el retorno de inversión en automatización de facturas

El incremento del ROI en la automatización de facturas se logra a través de la implementación de tecnología para el proceso financiero, lo cual facilita la justificación de la automatización y fomenta la transformación digital en la empresa.

Varios estudios han examinado el retorno de inversión en la automatización de facturas, centrándose en aspectos como el procesamiento automático de documentos y la automatización de Cuentas a pagar y aprobación de facturas digitales, evitando así retrasos en estos procesos.

Perspectivas futuras: La evolución de la automatización de facturas

En los últimos tiempos, la tecnología de automatización de facturas ha experimentado avances significativos, con el desarrollo de funcionalidades como:

- Control de voz
- Chatbots

- Servicios de traducción

- Interpretación inteligente

Asimismo, se ha observado un cambio notable hacia la factura electrónica, lo que facilita la automatización de transacciones y reduce la dependencia del papel. Se prevé que en el futuro, la automatización de facturas se convierta en un estándar en la gestión de Cuentas a pagar, mejorando así la eficiencia y precisión en estos procesos, incluyendo el uso del correo electrónico.

La introducción de la inteligencia artificial en este sector brinda a las empresas la capacidad de:

1. Automatizar actividades repetitivas, contribuyendo así a mejorar la productividad en general.
2. Aplicar tecnología OCR avanzada para extraer información de las facturas y realizar comparaciones automáticas con órdenes de compra y registros internos.
3. Lograr una mayor rapidez y precisión en los procesos de automatización.
   
   

Si te interesa saber más sobre la automatización la contabilidad y cómo implementar un proyecto de automatización, puedes ver este webinar en replay.