La automatización de procesos contables consiste en la utilización de herramientas tecnológicas para agilizar y optimizar las actividades y tareas contables. Esto implica la utilización de un software especializado que permite automatizar tareas repetitivas y tediosas, como la introducción de datos, la clasificación y el registro de transacciones y el cálculo de impuestos, entre otros.
Existen varias razones por las cuales una empresa debería considerar la automatización de sus procesos contables. Los principales beneficios que se logran con la automatización de procesos contables son los siguientes:
Entre las tareas propias de los procesos contables que se pueden automatizar se encuentran, la introducción de datos contables en el software, la clasificación y registro de transacciones contables, la elaboración de estados financieros, el cálculo de impuestos y la generación de informes fiscales, la generación de Cuentas a cobrar y Cuentas a pagar y el análisis financiero.
Son muchas las tareas que se pueden automatizar dentro de un departamento contable, pero siempre se recomienda empezar por aquellas en las que es más fácil poner en marcha la automatización. De este modo, se verán los resultados más rápidamente y se motivará a los trabajadores a llevar la transformación digital a otros procesos.
La automatización contable puede ser especialmente útil para la gestión de facturas. La automatización de Cuentas a pagar se refiere al proceso de registrar y procesar automáticamente las facturas a través de un software o herramienta de automatización, sin necesidad de intervención humana.
La automatización de la gestión de facturas puede ofrecer una serie de beneficios, como la eliminación de errores manuales en el proceso de introducción de datos, la reducción de tiempos de procesamiento y la mejora de la precisión y consistencia de los registros contables. Al automatizar todo el proceso de compras, desde la orden de compra hasta el pago, los empleados pueden concentrarse en tareas más críticas para el negocio en lugar de pasar tiempo procesando facturas.
Además, la contabilidad automatizada de facturas también puede ayudar a las empresas a cumplir con las normativas fiscales y legales, ya que la mayoría de los softwares de automatización de hoy en día garantizan la precisión y el cumplimiento de los requisitos fiscales y contables. Para asegurarte de estar al día en normativa, asegúrate de que la herramienta de automatización está certificada por la Agencia Tributaria Española.
La factura electrónica es un documento fiscal que se emite y recibe de forma electrónica, sin necesidad de utilizar papel. No se debe confundir con un PDF, ya que un PDF puede ser un archivo de texto convertido y por tanto, el formato no sería reconocido por el software del receptor.
Es por eso que la factura electrónica y la contabilidad automatizada están estrechamente relacionadas. La automatización de facturas electrónicas dentro de los procesos contables ofrece los mismos beneficios y ventajas que con facturas no electrónicas; tanto las facturas en papel como digitales pueden automatizarse. Sin embargo, en el caso de las facturas electrónicas tiene aún más sentido tratarlas de forma digital mediante un software, ya que por la propia naturaleza del formato de estos documentos resulta más cómodo y rápido automatizarlos y no tendría sentido gestionarlos manualmente.
La automatización de procesos contables puede mejorar la seguridad de los datos financieros, al reducir la exposición a errores humanos y al mejorar la precisión de los registros contables y financieros. Sin embargo, también es importante tener en cuenta la ciberseguridad al implementar la automatización de procesos contables.
Automatizar los procesos contables requiere de un software para recopilar y procesar los datos financieros, herramienta que suele operar en la nube, lo que puede aumentar el riesgo de ciberataques. Los ciberdelincuentes pueden intentar aprovechar vulnerabilidades en el software en la nube (SaaS) para acceder a los datos financieros sensibles. Por eso siempre se debe verificar que la herramienta cumpla con las medidas necesarias de seguridad.
Un software protegido frente a ciberataques hará que guardar los documentos contables en la nube sea mucho más seguro que hacerlo en físico (en papel).
La seguridad de los archivos almacenados en la nube es una de las principales preocupaciones para muchas personas y empresas que utilizan servicios cloud.
Por eso, como se explica en el anterior apartado, es importante comprender que la seguridad de estos archivos dependerá de las medidas de seguridad implementadas en el entorno de la nube donde se alojan los archivos. Un software protegido frente a ciberataques debería contar con las siguientes medidas:
Es importante que los servicios en la nube requieran una autentificación sólida para el acceso, como contraseñas fuertes y autentificación de dos factores. Además, los permisos de acceso deben estar bien definidos para asegurar que sólo las personas que necesitan acceder a los archivos puedan hacerlo.
La encriptación es esencial para proteger los archivos almacenados en la nube. La encriptación puede proteger tanto los datos en tránsito como los datos en reposo. Es importante asegurarse de que los proveedores de servicios en la nube ofrezcan encriptación en todos los niveles y que los usuarios se aseguren de que los archivos se almacenan en la nube de forma encriptada.
También es esencial que los servicios en la nube ofrezcan copias de seguridad de los archivos almacenados. Si ocurre algún problema en el centro de datos, como un fallo del hardware, los archivos se pueden recuperar a partir de las copias de seguridad.
Es importante asegurarse de que los proveedores de servicios en la nube tengan medidas de seguridad física sólidas para proteger los centros de datos donde se almacenan los archivos. Esto incluye la protección contra incendios, robos y desastres naturales.
Antes de contratar los servicios de un proveedor de servicios en la nube, es importante evaluar la seguridad que ofrece y tomar medidas adicionales para proteger los archivos almacenados.
Si el proveedor de servicios en la nube que tienes contratado cubre las medidas de seguridad más importantes, pero aún así deseas tener un extra de seguridad para algunos archivos confidenciales, se pueden aplicar medidas adicionales como las siguientes:
Una forma común de proteger los documentos digitales es mediante el uso de contraseñas. Se puede utilizar una contraseña para proteger un documento o carpeta, y sólo las personas que conocen la contraseña pueden acceder a ella.
El control de acceso puede ser utilizado para proteger los documentos digitales al restringir el acceso a ciertas personas o grupos. Esto se puede lograr mediante el uso de permisos y roles de usuario.
Una marca de agua es una imagen o texto incrustado en un documento digital que puede ayudar a prevenir la copia no autorizada del documento.
Si a pesar de tomar todas las medidas posibles de seguridad sospechas de una posible intrusión en tu sistema, existen algunas medidas para protegerse y minimizar los daños :
Si sospechas que tu sistema ha sido hackeado, es importante desconectarlo inmediatamente de cualquier red o Internet para evitar que el malware o el virus se propague a otros dispositivos.
Cambia inmediatamente todas tus contraseñas de inicio de sesión y asegúrate de que las nuevas contraseñas sean seguras y únicas para cada cuenta.
Usa un software antivirus para escanear tu sistema en busca de malware o virus que puedan haber sido instalados por los hackers.
Si tienes copias de seguridad de tus archivos digitalizados, utiliza estas copias para restaurar tus archivos a un estado anterior al hackeo.
Si la información hackeada contiene datos personales o sensibles, es importante notificar a las autoridades competentes, como la policía o la agencia de protección de datos, para informar del incidente y tomar medidas para proteger tus datos.
Una vez que se ha resuelto el problema de seguridad, es importante mejorar la seguridad de tu sistema, como mejorar la seguridad de tu red, actualizar el software y mantener tus contraseñas seguras.
La automatización de los procesos contables tiene muchas ventajas, incluyendo la reducción de errores, el ahorro de tiempo y recursos, la mayor eficiencia, el cumplimiento normativo, la toma de decisiones mejorada y la mejora del control financiero.
Sin embargo, en un entorno totalmente digitalizado, se vuelve una prioridad la ciberseguridad para garantizar la seguridad de los archivos digitalizados.