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La automatización robótica de procesos se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas modernas. En el ámbito financiero, la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) está revolucionando cómo se manejan las Cuentas a pagar, optimizando la eficiencia y reduciendo errores humanos. En Yooz, entendemos la importancia de la digitalización y automatización de todo el proceso de Cuentas a pagar. Nuestro objetivo es ayudar a las empresas a ser más competitivas, eficientes y seguras, ofreciendo soluciones avanzadas que transforman la manera en que manejan sus finanzas.
¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología que utiliza software de robots (bots) para realizar tareas repetitivas y basadas en reglas que tradicionalmente requerían intervención humana.
Cómo funciona la RPA
Los bots de RPA interactúan con las aplicaciones y sistemas informáticos de la misma manera que lo haría un ser humano. Utilizan interfaces gráficas de usuario (GUI) para navegar, introducir datos y ejecutar comandos. Estos bots pueden trabajar 24/7 sin fatiga, lo que aumenta significativamente la productividad y reduce la carga de trabajo del equipo humano. Además, la RPA es altamente escalable, lo que permite a las empresas ajustarse rápidamente a los cambios en la demanda y en las necesidades del negocio.
Asimismo, la implementación de RPA puede adaptarse a diferentes departamentos y funciones dentro de una empresa, desde finanzas y recursos humanos hasta atención al cliente y logística, proporcionando una gran flexibilidad.
Los bots de RPA también contribuyen a la mejora de la precisión y la reducción de errores. Y es que a diferencia de los seres humanos, los bots no cometen errores por fatiga o distracción, lo que lleva a una mayor calidad en la ejecución de tareas repetitivas y rutinarias. Esto es especialmente beneficioso en sectores donde la precisión es fundamental, como la contabilidad o el procesamiento de datos sensibles.
Por otra parte, la adopción de RPA permite a los empleados humanos enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor añadido. Al liberar al personal de las actividades tediosas y repetitivas, las empresas pueden aprovechar mejor el potencial creativo y analítico de sus empleados, fomentando un entorno de trabajo más motivador y productivo. En conjunto, estas ventajas hacen de la RPA una herramienta poderosa para la transformación digital y la optimización de procesos en diversas industrias.
En definitiva, muchas tareas, como la recopilación de información y datos, las actualizaciones y las aprobaciones, no requieren creatividad ni intuición, dos elementos clave para mejorar la satisfacción laboral. Por el contrario, la repetición de estas labores puede disminuir la motivación y la eficiencia, afectando negativamente la productividad.
Para hacer frente a lo expuesto, las organizaciones están adoptando tecnologías avanzadas, especialmente la automatización robótica de procesos (RPA), con el fin de reducir la carga de las tareas rutinarias. Al implementar RPA, los negocios liberan a sus empleados de actividades monótonas, permitiéndoles enfocarse en trabajos más enriquecedores y valiosos. Esto permite que el personal dedique más tiempo a mejorar la atención al cliente, resolver problemas complejos y desarrollar estrategias que impulsen el éxito de la organización.
¿Importancia de la automatización robótica de procesos?
La automatización robótica de procesos (RPA) es crucial para las empresas porque puede integrarse con cualquier aplicación dentro de su ecosistema tecnológico. Esta capacidad de operar sobre la interfaz de usuario permite a la RPA gestionar procesos que han evolucionado de manera natural, sin necesidad de una remodelación previa. Esto es especialmente relevante cuando se trata de integrar sistemas heredados que carecen de APIs, donde el acceso directo a los datos no es posible. Así, la RPA se convierte en un componente esencial de la transformación digital de una organización.
Al reemplazar procesos manuales, la RPA minimiza errores de tecleo, acelera las tareas y reduce los costes operativos. Libera a los empleados de tareas repetitivas y monótonas, permitiéndoles enfocarse en labores que aprovechen mejor sus habilidades humanas, lo que favorece también la retención de talentos. Delegar el trabajo de menor valor a los bots de RPA hace que la empresa sea más eficiente, lo que conlleva cuantiosos beneficios:
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Incremento notable de la productividad
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Automatización de flujos de trabajo
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Eliminación de errores humanos
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Reducción de costes laborales
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Gestión del riesgo de cumplimiento
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Mejora de la agilidad del negocio
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Aumento de la transparencia en los procesos
Estos beneficios contribuyen significativamente al éxito de la empresa, mejorando el rendimiento y reduciendo costes. Además, la implementación de RPA también ofrece ventajas adicionales, como una mayor precisión en la ejecución de tareas y la capacidad de adaptarse rápidamente a cambios en las demandas del negocio. Pero veamos las ventajas de la automatización robótica de procesos de un modo más detallado.
Ventajas de la automatización robótica de procesos
Implementar la RPA en los procesos financieros aporta numerosos beneficios como hemos señalado, desde la reducción de errores hasta la mejora de la eficiencia operativa y la reducción de costes operativos.
Reducción de errores
Los bots de RPA son programados para seguir reglas estrictas, lo que minimiza la posibilidad de errores humanos comunes en la entrada y procesamiento de datos. Esto mejora la precisión de las operaciones financieras y aumenta la confianza en la información generada.
Eficiencia operativa
La automatización permite realizar tareas de manera mucho más rápida que los procesos manuales. Las empresas pueden procesar grandes volúmenes de transacciones en una fracción del tiempo requerido anteriormente. De ese modo, se mejora la eficiencia operativa y se libera tiempo para que los empleados se concentren en tareas estratégicas que aportan mayor valor a la empresa.
Costes reducidos
Al reducir la dependencia de la intervención manual, la RPA ayuda a disminuir los costes operativos. Las empresas pueden optimizar sus recursos humanos asignando menos personal a tareas repetitivas y más a funciones que requieren habilidades cognitivas y analíticas. Además, la reducción de errores también se traduce en menos costes asociados a correcciones y ajustes.
Mejora en la visibilidad y control
La automatización proporciona una mayor visibilidad y control sobre los procesos de negocio. Las herramientas de RPA pueden generar informes detallados y en tiempo real sobre el estado de las operaciones financieras, permitiendo a los directores financieros (CFO) y otros responsables tomar decisiones basadas en datos precisos y actualizados.
Aplicaciones de la RPA en las cuentas por pagar
La RPA ofrece soluciones específicas para optimizar el manejo de las cuentas por pagar, desde la captura de facturas hasta la validación y aprobación de pagos.
Captura y procesamiento de facturas
La captura y procesamiento de facturas es una de las áreas donde la RPA tiene un impacto significativo. Los bots pueden recibir y escanear facturas utilizando tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer información relevante, como fechas, montos y detalles de proveedores. Esta información se integra después en los sistemas contables de manera automática, reduciendo el tiempo y esfuerzo necesarios para el procesamiento manual.
Conciliación de cuentas
Los bots pueden comparar automáticamente las transacciones registradas con los extractos bancarios para identificar discrepancias. Por ende, se acelera el proceso de conciliación y se garantiza una mayor precisión en los registros contables.
Validación y aprobación de pagos
La validación y aprobación de pagos son fases clave en el proceso de cuentas por pagar. Los bots de RPA pueden automatizar la verificación de documentos y la aprobación de pagos siguiendo las políticas internas de la empresa. Esto asegura que los pagos sean autorizados de manera eficiente y conforme a las regulaciones establecidas.
Factores a considerar al elegir un software de RPA
Al seleccionar un software de RPA, es fundamental considerar varios aspectos para asegurar una implementación exitosa y maximizar los beneficios.
Integración con sistemas existentes
Es importante asegurarse de que el software de RPA se integre bien con los sistemas existentes de la empresa. La capacidad de trabajar con diferentes ERPs y otras aplicaciones financieras es crucial para garantizar una implementación sin problemas y maximizar los beneficios de la automatización.
Seguridad y cumplimiento
La seguridad es una preocupación primordial, especialmente cuando se trata de información financiera sensible. Es muy importante elegir un software de RPA que ofrezca características de seguridad fiables y cumpla con las regulaciones pertinentes. Esto incluye la protección de datos y la capacidad de auditar todas las actividades realizadas por los bots.
Escalabilidad y flexibilidad
Algo muy común en nuestros días es que las necesidades de una empresa cambien rápidamente por las transformaciones que se experimentan en un determinado sector. Por tanto, que el software de RPA sea escalable y flexible es primordial. Debe poder adaptarse a volúmenes crecientes de transacciones y a nuevas regulaciones sin necesidad de reestructuraciones significativas.
Facilidad de uso
Un software de RPA debe ser fácil de usar y entender para que los empleados puedan adaptarse rápidamente. La curva de aprendizaje debe ser mínima, y el soporte técnico debe estar disponible para resolver cualquier problema que surja durante la implementación y después de la misma.
La automatización robótica de procesos en la actualidad
Desde sus inicios, la RPA ha avanzado más allá de la simple automatización de tareas rutinarias. Ahora, la RPA inteligente incorpora tecnologías de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (machine learning), ampliando su capacidad para automatizar actividades que requieren conocimientos y razonamiento.
Mediante la aplicación de herramientas de IA como modelos de aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural (NLP), la RPA inteligente posibilita la hiperautomatización. Esta hiperautomatización permite identificar, evaluar y automatizar rápidamente procesos de negocio y TI, abordando tanto datos semiestructurados como no estructurados, interpretando pantallas de escritorios virtuales y comprendiendo el habla para interactuar con usuarios y clientes.
La RPA inteligente transforma la creación y gestión de bots, facilitando que empleados sin conocimientos técnicos puedan diseñar y ejecutar bots para sus propios procesos. Esta tecnología apoya un entorno de desarrollo en la nube con herramientas de low-code basadas en navegadores, simplificando la automatización y permitiendo la creación visual de flujos de trabajo. Actualmente, estas herramientas de RPA avanzadas están democratizando la automatización, haciéndola accesible para todos.
¿Quiénes emplean la RPA?
La RPA se aplica en diversas industrias y sectores, beneficiando a distintos departamentos dentro de una organización.
Finanzas: Alma Media, una gran empresa de medios en Finlandia, implementó RPA para automatizar procesos financieros como el ingreso de pedidos de ventas, logrando una tasa de automatización del 60 % y mejorando la eficiencia del equipo de finanzas.
Recursos humanos: hay determinadas herramientas de RPA centradas en acelerar la generación de cartas de oferta de empleo. Este bot produce cartas 15 veces más rápido que una persona, permitiendo que los nuevos empleados reciban sus ofertas rápidamente y liberando tiempo para los reclutadores.
Operaciones: el fabricante de cerámica Villeroy & Boch Group optimizó la productividad al reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas mediante la implementación de RPA e IA. Esto permitió la creación de asistentes digitales que realizan tareas automatizadas en cuentas, compras y servicio al cliente.
Servicio al cliente: Zuellig Pharma Holdings Pte. Ltd. mejoró su proceso de realización de pedidos con RPA, permitiendo el procesamiento continuo de pedidos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esto ayudó a la empresa a eliminar un retraso de más de 10.000 casos relacionados con TI y sistemas, que habría requerido el trabajo de tres empleados a tiempo completo.
En definitiva, la automatización robótica de procesos (RPA) está transformando la manera en que las empresas manejan sus cuentas por pagar, entre otras muchas ventajas, como hemos podido comprobar a lo largo de estas líneas. Al reducir errores, mejorar la eficiencia operativa, y proporcionar una mayor visibilidad y control, la RPA se convierte en una herramienta esencial para cualquier empresa que desee mantenerse competitiva en un entorno financiero dinámico.
