Uno de los aspectos más importantes para su empresa es la automatización de los procesos tediosos y complejos, principalmente porque esa automatización acortará los tiempos de gestión y evitará los posibles errores humanos de sus empleados. A todo esto, hay que añadirle que tendrá bajo control áreas importantes de su empresa.
Un área que es importante tener muy controlada es la de gastos, sobre todo el pago a proveedores. Con ello tendrá en primer lugar, una buena relación proveedor-cliente, y en segundo, evitará posibles sanciones legales. Para ello, deberá conocer muy bien el periodo medio de pago a proveedores; pero, ¿a qué hace referencia este periodo? La respuesta son los días que de media tarda su empresa en pagar a los proveedores.
Seguramente llegados a este punto se esté preguntando; ¿Qué es la gestión del pago a proveedores? Esto no es más que el control que efectúa su empresa de los pagos que realiza a otras empresas y tiene como objetivo aumentar los plazos de pago y acortar lo de cobro para tener la mayor cantidad de recursos posible.
Controlar los pagos a proveedores automatizando este proceso le puede beneficiar a la hora de optimizar operaciones, evitar posibles errores producidos por procesos humanos, mejorar servicios, y finalmente, generar ahorros.
Gestionando las cuentas con automatización
La principal característica de la automatización de gastos es saber a qué cuenta se asignan cada uno de ellos. Para ello, la tecnología seleccionada debe darle la posibilidad de gestionar varias cuentas, según los departamentos o tipos de gastos dentro de su empresa.
Una vez configuradas las cuentas de gastos a la que se deben asignar los cargos, se debe automatizar la introducción de los datos de la factura del proveedor en su sistema. No haciendo este proceso a mano, evitará que se puedan producir errores humanos en procesar y en la inserción de estos datos.
Para leer la información de este tipo de documentos, existen tecnologías de reconocimiento de caracteres que no solo nos permiten coger los datos de la factura si no que, combinadas con programas de inteligencia artificial, son capaces de procesarlos e interpretar a que proveedor pertenece.
Además, dependiendo del proveedor, son capaces de asignar el gasto a su cuenta correspondiente y configurar el pago en el plazo predefinido. Todo esto sin que el encargado de la contabilidad de su empresa tenga que invertir tiempo en el proceso de gestión de las facturas de sus proveedores.
Periodos para realizar los pagos
En lo que se refiere a los plazos de pago, se establece un plazo máximo de pago de 60 días por parte de empresas para los pagos a proveedores. Conocer estos plazos le evitará verse afectado por sanciones legales de hasta 375.000€.
Estar al día con el pago a proveedores no solo le evitará sufrir estas sanciones legales, si no que podrá controlar los gastos de dinero programados e incluso planificar los siguientes pagos previstos. Para esto es muy importante tener claro el periodo medio de pago a sus proveedores e intentar reducirlo en la medida de lo posible.
Poder revisar el cobro, ver los detalles de este y confirmarlo antes de efectuar el pago debe resultarle sencillo a la persona encargada y, aún más importante, lo debe poder hacer desde cualquier dispositivo, lugar y hora. Para esto las tecnologías web son un aliado extraordinario, ya que cumplen con todos los requisitos.
Mantener y ayudar la correcta gestión de facturas
Mantenerse al día de los cobros y pagos le ayudará a conocer el estado financiero de su empresa y tener una mejor relación con sus proveedores y clientes. Esto le permitirá tomar mejores decisiones sobre el futuro, re negociar alguno de los contratos actuales y corregir los problemas que se estén produciendo en la actualidad en la gestión de los cobros y compras de su empresa.
Dada la complejidad del mundo legal y, para muchos también, de la gestión de los procesos de facturación, qué mejor que dejarse guiar. El uso de tecnología no solo tiene la función de automatizar, sino que también puede ayudarle a mantenerse al día de cambios de formatos en los documentos o cambios en la legislación de su país.
Cuando el formato de un documento cambia o se actualiza, puede ser muy complejo tener que modificar los documentos de su empresa a mano, pero las plataformas de gestión de facturas le modificarán el documento de manera automática, sin necesidad de intervención humana.
Además, la normativa mercantil reclama conservar las facturas al menos por seis años, por lo que la conservación de los documentos se puede hacer en sistemas cloud. Estos sistemas no solo le permiten acceder a la información desde cualquier sitio, sino que también hacen backups periódicos, lo que ya le haría cumplir con la normativa.
Control e información de los pagos
Utilizar una plataforma para digitalizar las facturas no solo le servirá para ahorrar en materiales como papel, sino que también obtendrá informes sobre total de gastos, fechas de cobro e información de gastos con respecto a proveedores, pudiéndolos exportar en un formato estándar como Excel.
Esto le permitirá tener un control sobre una cuenta de gastos que se exceda, sobre la situación de pago a un proveedor, las formas de pago más usadas por su empresa o, incluso, le dará información sobre el margen de beneficio de un departamento de su empresa, pudiendo añadir segmentación como, por ejemplo, espacio temporal a todos esos informes.
Otro punto importante de estas plataformas es tener la posibilidad de crear alertas que avisen tanto de posibles retrasos o errores en un pago o algún dato de la factura, como de una confirmación de pago por parte de un director de departamento. Con ello, ganará seguridad en el proceso de gestión de pagos a proveedores.
Toda esta información es útil para usted, pero también lo será para cada director de departamento, porque le permitirá conocer la situación de gastos/ingresos de sus equipos y del día a día de la empresa. De este modo, todos los empleados de su empresa podrán colaborar en la gestión de las facturas.
Todos estos controles y análisis ayudarán a que su empresa tenga una correcta salud financiera, ya que le permitirá tomar decisiones que le otorgarán a su empresa ahorros en un plazo corto de tiempo.
