En este artículo abordaremos la gran batalla de la gestión de la contabilidad automatizada versus la gestión de la contabilidad manual ya que es hora que la función financiera digitalice y automatice la contabilidad.
La contabilidad manual, aunque parezca mentira, es el proceso tradicional de tratamiento de facturas actual de muchas empresas, lo cual, entre otras cosas, resulta un gran consumidor de tiempo y recursos del contable en el departamento financiero. Además, debemos tener en cuenta que no todas las empresas tienen un equipo financiero sino una sola persona a cargo de la contabilidad y las finanzas. En estos casos, la contabilidad manual resulta muy ineficaz, poco productivo y una fuente de errores para el departamento financiero de la empresa.
¡Lo más llamativo es que se puede automatizar el proceso de las Cuentas a pagar y dar por terminado el problema!
¿Sabía que la contabilidad manual de facturas consume el 72% del tiempo de un financiero? Este tipo de tareas repetitivas y tediosas representan un problema para el departamento financiero y también para la empresa en general.
Desde que entra una factura de forma manual ya pueden surgir varias dificultades en la contabilidad, por ejemplo, la pérdida del documento, error de atribución del centro de costos o incluso ingresar mal los datos en el libro contable.
Luego, en la fase de verificación de la información; para asegurarse que la factura sea conforme a la reglamentación contable, hacerlo manualmente puede llevar a errores, a datos incompletos e incluso a dejar ingresar al ciclo de aprobaciones facturas que no son conformes.
Aunque el contable se dedique únicamente a estas tareas y lo haga con muchísima concentración, las tareas repetitivas en contabilidad llevan a que luego de un tiempo es difícil mantener el mismo nivel de atención para cada factura.
Podemos listar varios errores que se hacen cuando la gestión de facturas se hace de forma digital pero los que se ven más seguido son, la entrada de datos contables equivocados, la incorrecta asignación del centro de costos, asientos contables con errores en el libro de la contabilidad, errores de cálculo de impuestos, errores al copiar y pegar información, atribución a la persona equivocada para la aprobación, atribución al proveedor incorrecto, entre otros errores de la contabilidad manual.
Al momento de ingresar las escrituras contables en el libro de cuentas también se pueden producir errores y estos ya son más graves porque todo lo que allí se registra debe ser exacto y estar correcto. Muchas empresas ya manejan un ERP o sistema contable para la gestión de las escrituras y otros datos financieros, pero si todos los pasos previos de la gestión de las facturas fueron manuales, puede que se hayan arrastrado errores cometidos previamente en la contabilidad.
Por último, hay que archivar estas facturas, muchas veces en armarios o carpetas gigantes de registros. El problema es cuando hay que buscar un documento allí; nos lleva mucho tiempo buscar una factura entre los registros. En los casos de litigio contable de una factura, es importante acceder a ella de forma inmediata para poder tomar acción rápido en lugar de pasar el tiempo entre armarios y carpetas buscando el documento que necesitamos.
Ya lo sabemos, la gestión manual de facturas es una de las tareas más fastidiosas, es donde hay mayor riesgo de equivocaciones, las cuales pueden costar muy caro a la empresa y a la contabilidad. ¡Bienvenida la contabilidad computarizada!
Hay datos que indican que, en empresas donde la contabilidad aún es manual hay
Computarizar la contabilidad, es decir, computarizar los documentos, y acceder a procesos financieros internos automatizados a través de un software, permite optimizar estas cifras y así un mayor rendimiento para la empresa y una ventaja competitiva.
Vayamos a lo concreto.
Así queda claro que se logra mayor eficiencia y productividad solamente con tener los documentos computarizados.
Además, el contador no pierde tiempo buscando las facturas en archivos o en el libro ni pierde el documento original. Parece tonto, pero, suele suceder y la reproducción de una factura también cuesta tiempo y dinero del contable a cargo.
¿Cómo sería el tratamiento de las facturas de forma computarizada y automatizada en contabilidad?
Podemos únicamente computarizar las facturas, pero, si damos un paso un poco mayor, la automatización de los procesos contables de la empresa es la solución para contar con procesos más fiables, seguros y productivos.
Desde que se realiza una transacción y entra la factura, computarizada o no, se la puede ingresar en el sistema de automatización del proceso de las Cuentas a pagar y asignar a una cuenta determinada. Si la factura llega de forma física, a través de la captura de la misma en foto a través de aplicaciones especializadas o a través de un escáner multifunción, ya queda ingresada en el sistema.
Luego, una vez que la factura está dentro del sistema es solo cuestión de dejar que haga el trabajo de lectura, interpretación y entrada de los datos contables para pasar automáticamente al flujo de validación que corresponda. Todo esto se hace en pocos clics y requiere una mínima, o ninguna, intervención humana. Podemos conocer el flujo de aprobaciones en el que se encuentra, el estatus e incluso quiénes han ido validando la factura. En sí, mayor visibilidad de la contabilidad y acceso a informes contables relevantes para el departamento financiero.
Finalmente, el sistema de computarización y automatización se integra con el ERP o sistema contable para realizar el asiento contable y proceder a la fase de la transacción; el pago de la factura.
Podemos ver cómo, a simple vista, ya parece más sencillo de programar, más rápido y más eficiente, ¿verdad?
Las herramientas de automatización de las Cuentas a pagar son utilizadas y recomendadas por el ecosistema financiero mundial porque combinan seguridad, integridad de los datos, archivado y registro fácil y seguro, flujos de validación inteligentes, acceso a informes contables, y permiten un trabajo más cooperativo entre los miembros del departamento financiero, así como también entre los diferentes departamentos de la empresa.
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