La contabilidad digitalizada se basa en la digitalización de facturas y documentos para empresas mediante el proceso de convertir documentos en papel o en otros formatos físicos a archivos digitales con valor legal. Esto permite a las empresas y a la administración almacenar, buscar, compartir y procesar la información de manera más eficiente en un entorno digital.
La facturación electrónica, por su parte, es un método de facturación que utiliza tecnología digital para generar, enviar y recibir facturas en formato electrónico. En lugar de imprimir las facturas en papel, las empresas pueden generar facturas electrónicas en formato digital, que se envían y reciben a través de Internet.
Todo ello es una parte de lo que actualmente es conocido como la Transformación Digital de las Empresas o la digitalización de la empresa y, a raíz de la nueva ley de facturación electrónica en españa, digitalizar la contabilidad se ha vuelto una realidad.
Por ello, antes de hacer frente a la facturación electrónica, una de las principales tareas que se pueden llevar a cabo es la digitalización de la contabilidad. En cuanto la nueva ley esté en marcha las facturas digitales serán una realidad y sería una perdida de tiempo y de recursos seguir realizando la contabilidad de forma manual. Por eso, en este artículo vamos a ver todo lo que necesitas saber para comentar a digitalizar tu contabilidad y estar bien preparado para la llegada de la Ley Crea y Crece.
Las empresas y profesionales deben tener en cuenta que la digitalización de facturas y documentos no se trata únicamente de escanear estos. Tanto las facturas como los documentos físicos deben transformarse en documentos digitales que contengan el mismo valor legal que tenían hasta ahora en su formato físico.
El primer paso es preparación de los documentos: los documentos en papel se deben preparar para la digitalización, lo que puede incluir la eliminación de grapas, clips y otros elementos que puedan interferir con el proceso de escaneo.
El segundo paso es el escaneo de los documentos: los documentos se escanean utilizando un escáner de alta resolución. Los escáneres modernos pueden capturar imágenes a alta velocidad y también pueden procesar varios documentos a la vez.
El tercer paso es la conversión de imágenes en texto, después de escanear los documentos, las imágenes digitales se convierten en texto legible por máquina utilizando software de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR).
Por último, se procede con el almacenamiento de los documentos, los documentos digitalizados se almacenan en un sistema de gestión de documentos (DMS) o en un software de gestión de facturas, donde se podrá buscar, compartir y procesar electrónicamente tras aplicar los procesos anteriores.
Permite a las empresas reducir el tiempo y los procesos necesarios para buscar y gestionar documentos en papel, así como el espacio físico necesario para almacenarlos.
Que los documentos sean fácilmente accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, facilita el proceso de búsqueda y recuperación de información.
Al automatizar los procesos de gestión de facturas y documentos, se reduce el riesgo de errores humanos tanto en la introducción de datos como en la gestión de los documentos.
Ofrece un nivel adicional de seguridad para los documentos importantes de la empresa, ya que se pueden crear copias de seguridad y almacenarlos de forma segura en la nube o en servidores protegidos.
Se ahorra en el almacenamiento, impresión y envío de documentos en papel, así como en la gestión manual de los mismos.
Reduciendo el uso de papel y el impacto ambiental que conlleva, se fomenta la sostenibilidad.
Cualquier documento que una empresa maneje de forma habitual y que necesite conservar para fines legales o administrativos puede ser digitalizado para facilitar su gestión y almacenamiento.
Entre los documentos más comunes a digitalizar se encuentran, las facturas de proveedores y clientes, los contratos y acuerdos legales, notas de crédito y débito, recibos y comprobantes de pago, correos electrónicos y cartas, informes financieros y contables, registros de nómina y recursos humanos, certificados y documentos de identidad, recibos de compras y ventas, documentación de la empresa, como estatutos, actas de reuniones y otros registros.
Es importante conocer la regulación y legislación vigente, ya que puede influir significativamente en los requisitos y estándares que deben cumplir los documentos digitalizados para obtener la validez legal que les corresponde.
Los requisitos que se exigen por parte de la legislación actual española para los docuemntos o las facturas electrónicas son:
Autenticidad e integridad
Conservación
Accesibilidad
Privacidad y protección de datos
En este contexto de digitalización de documentos, la legislación no solo aplica a los documentos físicos que se digitalizan, sino que también alcanza a los futuros documentos de origen totalmente digital como las facturas electrónicas. Esto es vital de cara a la nueva ley de facturación electrónica en España de la cual hablabamos al principio del artículo.
La facturación electrónica es un método de facturación que utiliza tecnología digital para generar, enviar y recibir facturas en formato electrónico. En España las facturas en general y en particular las facturas electrónicas, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, en la que se indican las legibilidad, autenticidad e integridad como aspectos a cumplir para la legalidad de la factura.
En el caso de la factura electrónica, la legibilidad de la misma la facilitará el programa informático con el que se cree. La autenticidad e integridad se pueden garantizar a través de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, mediante intercambio electrónico de datos EDI o mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria previa a su utilización y, siempre, tras la validación por parte de esta.
Con toda la documentación digitalizada el proceso para facturar se centra en el uso de la llamada factura electrónica.
En lugar de imprimir y enviar facturas en papel, las facturas electrónicas se generan en formato electrónico y se envían por correo electrónico o a través de una plataforma de facturación electrónica.
Para emitir una factura electrónica, se requiere un software de facturación electrónica o una plataforma en línea que permita crear y enviar facturas electrónicas.
El proceso generalmente consta de cuatro pasos:
La creación de la factura electrónica propiamente dicha con el software de facturación electrónica correspondiente
La firma y autenticación de la factura electrónica haciendo uso de una firma o un certificado digital
El envío de la factura electrónica a través de una plataforma de facturación electrónica
El almacenamiento de la factura electrónica en un lugar seguro y accesible para su posterior consulta.
Un certificado digital, electrónico o certificado de clave pública, es un documento digital utilizado para garantizar la identidad de una persona o entidad en línea.
También son usados para garantizar la seguridad y privacidad en las comunicaciones en línea, como el intercambio de información sensible y la realización de transacciones financieras y comerciales.
Es un documento digital que se utiliza para garantizar la autenticidad e integridad de una firma electrónica.
La firma electrónica es una forma de identificación digital que permite a una persona o empresa firmar documentos digitalmente y demostrar que han sido auténticamente creados por ellos.
Respecto al proceso de digitalización de facturas, el certificado de firma electrónica se utiliza para garantizar esto mismo en las facturas electrónicas.
La digitalización de la documentación de la empresa y el paso a la facturación electrónica permite a los departamentos afectados un ahorro de tiempo y espacio, al tiempo que reduce los errores y costes, derivando en una mayor eficiencia y productividad.