Yooz - La importancia de la contabilidad informatizada

Cada vez se oye más hablar de los beneficios de la contabilidad informatizada y del uso de nuevas tecnologías y paquetes contables en los departamentos financieros y contables. Pero, ¿a qué se refieren con estos conceptos? ¿Cómo pueden ayudar a reducir los costes empresariales, y faciltar el trabajo del director financiero y de su equipo? En este artículo, explicamos qué es la contabilidad informatizada y cómo puede maximizar la productividad, ahorar tiempo, aportar beneficios financieros y convertirse en una herramienta clave a la hora de tomar decisiones estratégicas. 

¿Pero, qué es la gestión contable informatizada?

La contabilidad informatizada es el uso de tecnología y softwares de contabilidad para llevar a cabo tareas y procesos contables de manera automatizada o semiautomatizada. Esto incluye el registro de transacciones financieras, la preparación de estados financieros, el seguimiento de los impuestos y la toma de decisiones empresariales basadas en datos.

La contabilidad informatizada puede ser beneficiosa tanto para una gran empresa, como para una PYME o una empresa pequeña por varias razones. En primer lugar, puede reducir el tiempo y los esfuerzos necesarios de cada persona involucrada en los procesos al llevar a cabo tareas contables manuales, lo que aumenta la eficiencia y la productividad. Además, la contabilidad informatizada proporciona una visión más clara y precisa de la situación financiera de la empresa, aportando un mayor conocimiento que facilite la toma de decisiones y el seguimiento del rendimiento. También puede ayudar a prevenir errores y a garantizar la integridad de los datos financieros.

A continuación, vamos a intentar aclarar las posibles dudas que puedan surgir sobre este tema comenzando por exclarecer el concepto de gestión contable informatizada, estableciendo las ventajas y las barreras que esta genera, así como el futuro de esta y como puede ayudar a las PYMES.

Para llevar a cabo la gestión contable informatizada, es necesario utilizar un software de contabilidad específico. Existen varias opciones disponibles, desde programas de contabilidad básicos hasta soluciones empresariales más avanzadas. Al elegir un software de contabilidad, es importante tener en cuenta las necesidades y el tamaño de la empresa, así como la facilidad de uso y la integración con el sistema informático y otros procesos de la empresa.

¿Cómo se lleva a cabo la contabilidad informatizada?

La contabilidad informatizada se lleva a cabo mediante el uso de software de contabilidad específico. Existen varias opciones disponibles, desde programas de contabilidad básicos hasta soluciones empresariales más avanzadas. Al elegir un software de contabilidad profesional, es importante tener en cuenta las necesidades y el tamaño de la empresa, así como la facilidad de uso y la integración con otros sistemas y procesos de la empresa.

Para llevar a cabo la contabilidad informatizada, es necesario seguir un proceso similar al siguiente:

1. Descargar o instalar el software de contabilidad en el dispositivo que se va a utilizar. En el caso de un software en Cloud puede resultar más sencillo porque solo se necesita una conexión a internet y no es necesario instalar ni descargar nada. Además, se puede acceder online desde cualquier lugar y en cualquier momento, e incluso, desde el extranjero con un ordenador, una tableta Básica o un móvil. 
   
   
2. Configurar el software de acuerdo con las necesidades y preferencias de la empresa, como el tipo de moneda, los impuestos y los métodos de contabilidad.
   
   
3. Ingresar las transacciones financieras en el software, utilizando el sistema de contabilidad de doble partida.
   
   
4. Generar estados financieros y otros informes financieros, como el balance general y el estado de resultados.
   
   
5. Seguir el progreso financiero de la empresa y tomar decisiones empresariales basadas en los datos proporcionados por el software de contabilidad.

Es importante tener en cuenta que la contabilidad informatizada requiere siempre una rápida configuración para que la tecnología que implementemos se adapte bien a los procesos de la empresa.

¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad informatizada?

La contabilidad informatizada tiene varias ventajas sobre la contabilidad manual:

1. Mayor eficiencia y productividad: La contabilidad informatizada automatiza muchas tareas y procesos contables, lo que reduce el tiempo y los esfuerzos necesarios para llevar a cabo estas tareas.
   
   
2. Mayor precisión y menos errores: El software de contabilidad es menos propenso a cometer errores que un trabajador, lo que puede mejorar la precisión y la integridad de los datos financieros.
   
   
3. Mayor visibilidad y control: La contabilidad informatizada proporciona una visión más clara y precisa de la situación financiera de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones y el seguimiento del rendimiento.
   
   
4. Mayor facilidad de acceso y compartición de información: La contabilidad informatizada permite acceder a los datos financieros de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento, y también facilita la compartición de información con clientes, proveedores y otros interesados.
   
   
5. Mayor seguridad y protección de datos: El software de contabilidad suele incluir medidas de seguridad y cifrado para proteger los datos financieros de la empresa de accesos no autorizados.

En general, la contabilidad informatizada ofrece una serie de ventajas sobre la contabilidad manual, lo que la hace una opción atractiva para muchas empresas de la cual, en muchos casos, se puede obtener un ROI casi inmediato.

¿Qué barreras hay a la hora de implantar un programa de contabilidad informatizada?

Aunque la contabilidad informatizada puede ofrecer muchos beneficios a las empresas, también puede presentar algunas barreras a la hora de implementar un programa de contabilidad informatizada. Algunas de estas barreras pueden incluir:

1. Costo: La implementación de un programa de contabilidad informatizada puede requerir una inversión inicial en el software y en la configuración y personalización del programa. Esto puede ser una barrera para algunas empresas, especialmente las más pequeñas o las que tienen un presupuesto ajustado, pero no se puede perder de vista que la amortización del software es casi inmediata, una vez se ha puesto en marcha.
   
   
2. Tiempo de aprendizaje: Es posible que el personal de la empresa necesite tiempo para aprender a utilizar el software de contabilidad y adaptarse a la nueva forma de trabajar. Este periodo de formación puede requerir un esfuerzo adicional, lo cual conviene tenerlo en cuenta a la hora de elegir el software. Por suerte, hoy en día, existen softwares muy intuitivos y faciles de dominar en tan solo un par de jornadas. 
   
   
3. Cambio cultural: La implementación de un programa de contabilidad informatizada puede implicar un cambio en la forma en que la empresa lleva a cabo sus tareas contables y elabora un plan de toma de decisiones financieras. Esto puede requerir una adaptación en la forma de trabajar del personal, pero a posteriori se traducirá en un ahorro de tiempo y costes.
   
   
4. Integración con otros sistemas y procesos: Es posible que sea necesario integrar el software de contabilidad con otros sistemas y procesos de la empresa. Sin embargo, con el software adecuado, se conseguirá una mayor armonía entre todos los sistemas de la organización.
   
   
5. Preocupaciones de seguridad y protección de datos: Algunas empresas pueden tener preocupaciones sobre la seguridad y la protección de sus datos financieros al utilizar un programa de contabilidad informatizada, cuando la realidad es que todos ellos cuentan con protocolos de seguridad probados y actualizados, lo cual los hace aún más seguros.

¿Cómo puede ayudar una solución de contabilidad informatizada a las PYMES?

Una solución de contabilidad informatizada puede ser beneficiosa para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) por varias razones. Algunas de las formas en las que una solución de contabilidad informatizada puede ayudar a las PYMES incluyen:

1. Mayor eficiencia y productividad: La contabilidad informatizada automatiza muchas tareas y procesos contables, lo que reduce el tiempo y los esfuerzos necesarios para llevar a cabo estas tareas. Esto puede aumentar la eficiencia y la productividad de la empresa y liberar tiempo para que los empleados se centren en otras tareas más importantes.
   
   
2. Mayor precisión y menos errores: El software de contabilidad es menos propenso a cometer errores que un humano, lo que puede mejorar la precisión y la integridad de los datos financieros. Esto puede ayudar a evitar problemas como introducir un asiento contable erróneamente o retrasos a cerrar un ejercio.
   
   
3. Mayor visibilidad y control: La contabilidad informatizada proporciona una visión más clara y precisa de la situación financiera de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones y el seguimiento del rendimiento. Esto puede ayudar a la empresa a identificar problemas y oportunidades de manera más rápida y tomar medidas para mejorar su operación global financiera.
   
   
4. Mayor facilidad de acceso y compartición de información: La contabilidad informatizada permite acceder a los datos financieros de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento, y también facilita la compartición de información con clientes, proveedores y otros interesados. Esto puede mejorar la comunicación y la colaboración dentro de la empresa y con otros stakeholders.
   
   
5. Mayor seguridad y protección de datos: El software de contabilidad suele incluir medidas de seguridad y cifrado para proteger los datos financieros de la empresa de accesos no autorizados. Esto puede ayudar a proteger la privacidad y la confidencialidad de la empresa y minimizar el riesgo de deterioro o robo de datos. 

¿Cuál es el futuro de la gestión contable informatizada?

Es probable que el curso de la gestión contable informatizada sea continuar expandiéndose y mejorando en el futuro, ya que las empresas buscan maneras de aumentar la eficiencia y reducir los costos. Algunas de las tendencias más importantes que se esperan en el futuro de la gestión contable informatizada incluyen:

1. Mayor integración con otras herramientas y sistemas empresariales: Es probable que el software de contabilidad se integre con otras herramientas y sistemas de la empresa, como el software de facturación y el software de gestión de relaciones con clientes (CRM), para proporcionar una visión más completa y unificada de la situación financiera de la empresa.
   
   
2. Mayor automatización de procesos: Se espera que el software de contabilidad incluya más funciones de automatización, como la generación automática de estados financieros y la detección de errores, para aumentar la eficiencia y reducir el tiempo y los esfuerzos necesarios para llevar a cabo tareas contables.
   
   
3. Mayor uso de inteligencia artificial y aprendizaje automático: Es probable que el software de contabilidad utilice tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático para mejorar la precisión y la eficiencia, como la detección automática de patrones y la predicción de tendencias financieras.
   
   
4. Mayor nivel de personalización: Es probable que el software de contabilidad se adapte cada vez más a las necesidades y preferencias específicas de cada empresa, ofreciendo opciones de configuración y personalización más avanzadas.

En general, el futuro de la gestión contable informatizada se espera que esté marcado por una mayor integración con otras herramientas y sistemas empresariales, una mayor automatización de procesos y el uso de tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático. Esto puede proporcionar a las empresas una visión más clara y precisa de su situación financiera y una mayor eficiencia y productividad en sus procesos contables.