Los avances tecnológicos han modificado por completo la forma de comunicación de las empresas con sus clientes, proveedores y hasta con sus propios empleados, convirtiendo esta relación en una interacción más global.
Adaptarse a estos cambios es primordial y aplicarlos repercutirá en beneficios económicos, aumento de negocio, productividad de los empleados de su empresa y seguridad para guardar la información sensible de clientes y proveedores.
Para hacer frente a estos cambios, es muy común escuchar o leer la expresión: “digitalización de las empresas”, pero ¿qué es la digitalización de las empresas? La digitalización de empresas es un proceso mediante el cual se consigue realizar el cambio del modelo de negocio a un modelo más digital.
Este proceso no solo supone mejorar los ordenadores de sus empleados, digitalizar sus documentos guardándolos en sistemas cloud o tener una página web desde la que vender sus productos, sino que consiste en procesar, redefinir y adaptar el modelo de negocio de su empresa para adaptarlo a los cambios en los hábitos de consumidores y otras empresas con las que colabore.
En definitiva, todos estos cambios repercuten en una mayor productividad de sus empleados, en una relación más cercana con sus clientes y en la posibilidad de encontrar más y mejores oportunidades de negocio para su organización.
Los objetivos de la digitalización de su empresa
La digitalización de su empresa tiene muchos objetivos, como, por ejemplo, automatizar tareas o añadir seguridad a los datos y documentos que su empresa guarda, entre otras cosas.
A continuación, vamos a mencionar los objetivos más reseñables:
Conseguir una relación más digital con clientes y proveedores
La forma en la que su empresa vende a los clientes y contrata servicios a proveedores han cambiado con el desarrollo de las nuevas tecnologías. Ahora los clientes buscan, principalmente, la inmediatez para consultar la información del producto y sencillez a la hora de contratarlo.
En cuanto a la relación con sus proveedores, debería ser lo más rápida y sencilla posible, y sobre todo que el servicio o suministro que ofrecen esté siempre disponible para que nuestra producción no se interrumpa.
Aumentar la productividad
Un factor importante de la digitalización de su empresa es añadir automatizaciones a procesos largos y tediosos que cargan de trabajo a sus empleados. Estos automatismos le permiten reducir costes y tiempos, y agilizar procesos de producción en algunas áreas de su empresa.
Añadiendo tecnología de análisis en algunos procesos le puede ayudar a definir el proceso de compra más cómodo para sus clientes o los productos más comprados. Toda esta información le ayudará a tomar decisiones sobre el futuro de su empresa.
Aumentar volumen de negocio
El objetivo principal de su empresa es aumentar el volumen de su negocio. Para hacer esto posible es necesario atraer a más clientes, a trabajadores más especializados y hacer los procesos de su empresa más productivos basándose en el análisis y estudio de datos.
Podrá pensar que para hacer esta transformación digital en su empresa necesita hacer una gran inversión, pero en ocasiones y sin hacer grandes inversiones, se consigue mejorar el nivel de ventas y beneficios de su empresa, aplicando pequeños automatismos, por ejemplo, en el departamento financiero.
Adaptarse a los cambios del mercado
El mercado no deja de cambiar, en parte, gracias a la tecnología que no para de desarrollarse; es por esto por lo que comenzar el proceso de digitalización lo antes posible le ayudará a adaptarse mejor a los cambios en la nueva forma de interactuar con sus clientes.
Sin embargo, esta adaptación no es solo en la parte de venta si no que podrá adaptarse mejor a las nuevas formas de producción de su producto o productos.
¿Cómo afrontar una digitalización empresarial?
Hacer frente a la digitalización puede ser un reto para cualquier empresa y da igual cuál sea su tamaño. Vamos a explicar cómo digitalizar una empresa en 10 pasos:
1 - Analice el mercado
Aunque a priori parece obvio, antes de hacer una revolución considerable en los procesos de su empresa, se debe analizar y conocer el mercado en el que está y hacia el que se quiere orientar, así como el contexto de su sector.
En este análisis se debe contar con toda la información posible de los clientes habituales y potenciales, y como mejorar la forma de interactuar con ellos, dejando a la vista los puntos fuertes y débiles de su empresa.
2 - Reorientación del modelo de negocio
Después del análisis del mercado de su empresa y de conocer nuestra situación en él, se deben hacer cambios en cuanto a la forma de pensar. La digitalización de su empresa requiere cambiar la mentalidad de la misma, empezando por los directores, y después, por los empleados.
Esto se resume en que la digitalización debe aplicar cambios que modifiquen nuestra empresa casi por completo.
3 - Creación de un equipo de trabajo específico
Las tareas para implementar tecnologías y avances digitales que automaticen y mejoren los procesos en su empresa son complejos, por lo que lo mejor es seleccionar un equipo de trabajo que tenga una formación y experiencia específica para esta función.
La tarea principal de este equipo es definir un plan a seguir por parte de la empresa, modificando sus estrategias, recursos y procesos, pero siempre priorizando los gustos del cliente final.
4 - Investigue las tecnologías que mejoren sus procesos
El equipo encargado de la digitalización tendrá que investigar y probar varias tecnologías que mejoren los procesos de los empleados de la empresa. Para hacer esta función es muy importante conocer tecnologías punteras e innovadoras.
Hoy en día, el uso de tecnologías de inteligencia artificial y machine learning son primordiales para el uso de análisis de todas las áreas de la empresa. Tecnologías como OCR, le permitirán ahorrarse el tiempo de añadir información de clientes o proveedores en su plataforma de gestión empresarial.
5 - Automatización de tareas
Tal y como hemos visto en la digitalización de su empresa, un factor importante es conseguir automatizar tareas tediosas que obligan a sus empleados a invertir mucho tiempo en completarlas. Conseguir liberar a sus empleados de este tipo de tareas es primordial para mejorar los procesos de la empresa.
Esto, además de hacer que los tiempos de producción se reduzcan, también mejorará el ambiente de trabajo de los empleados de su empresa y repercutirá a futuro en una mayor productividad.
6 - Gestión de documentos
Conseguir digitalizar los documentos de su empresa no solo le permitirá guardar, de forma segura y durante el tiempo que le obligue la ley de su país, toda la documentación, sino que podrá tener acceso desde cualquier sitio y en cualquier dispositivo a la documentación en el momento en la que la necesite.
Adquirir una herramienta que le permita guardar la información en una plataforma digital, como un ERP sin la necesidad de intervención humana, le evitará errores humanos y le proporcionará una consistencia en los datos.
Para estos procesos, existen tecnologías de lectura de caracteres, como la llamada tecnología OCR, que le permitirá coger los datos de un documento PDF o una imagen de manera automática y sin la intervención humana.
7 - Consiga un buen CRM
Adquirir una herramienta con la que gestionar clientes es primordial y puede marcar la diferencia, tal y como dijimos anteriormente, ya que la digitalización de empresas ayudará a mejorar la captación de clientes nuevos y a conservar los actuales, mejorando la relación con ellos.
Un software que nos proporcione toda la información posible de nuestros clientes actuales y potenciales le ayudará a tomar decisiones en el presente y futuro. Esto provocará un crecimiento del negocio de su empresa.
8 - Consiga un e-commerce
La forma en la que consumimos los servicios y adquirimos los productos de una empresa ha cambiado. Es por esto por lo que es necesario adquirir una plataforma de e-commerce o comercio online que permita la compra de los productos o servicios de su empresa de una manera sencilla, desde cualquier lugar y a cualquier hora.
Este proceso de compra debe respetar la ley en cuanto al tratado de los datos de clientes. Entonces, ¿la ley GDPR perjudica a la digitalización empresarial? La verdad es que no, solo hace que se tengan que añadir más procesos de control a la digitalización de los datos de clientes, teniendo en cuenta siempre la protección del cliente final.
Las plataformas de e-commerce se van actualizando para adaptar sus flujos de compra a estas nuevas leyes.
9 - Implemente una estrategia de marketing digital
En relación con el punto anterior, es muy importante diseñar buenas campañas que llamen la atención de los clientes potenciales para que quieran comprar nuestro producto o adquirir nuestros servicios.
Las redes sociales son una plataforma genial a la hora de intentar captar nuevos clientes, ya que, de media, las personas pasan dos horas y dieciséis minutos en estas plataformas. Por otro lado, la publicidad en estas plataformas se puede segmentar por edad del usuario, sexo o incluso en base a su interacción en la red social, como por ejemplo los “me gusta” en Instagram, haciendo así que la publicidad sea aún más efectiva.
10 - Captar y formar talento digital
La frase de “A una empresa la hacen sus empleados” es más real de lo que pudiéramos pensar. La inversión en captar talento y hacerlo crecer en su empresa es muy importante para seguir creciendo y hacerlo de la mejor manera.
Al fin y al cabo, los empleados que llevan mucho tiempo en su empresa conocen el negocio, los flujos y los procesos internos de su empresa mejor que un empleado al que se le acaba de contratar.
Además, es necesario tener un equipo que conozca y sepa utilizar las nuevas herramientas de su empresa, por lo que el equipo de recursos humanos deberá encontrar perfiles que tengan los conocimientos para trabajar con esas herramientas.
Divide y vencerás
Un proyecto como la digitalización de empresas no se puede abordar de golpe, lo mejor es hacerlo por partes o áreas de su empresa. Un área en la que la digitalización produce mejoras muy importantes es el área de administración.
Las tareas de seguimiento de pago de clientes y proveedores son una ardua tarea y a menudo se enquista provocando pérdidas de tiempo. Automatizar estos procesos no solo le aportará información de la salud financiera de su empresa, sino que además podrá conocer los puntos de mejora en su relación con clientes y proveedores.
Digitalizar y automatizar la creación de los asientos contables de las cuentas de pago, le ayudará a definir y categorizar la tipología de los mayores gastos. Esta información le puede ser útil para buscar soluciones más baratas o renegociar con sus proveedores, recortando así el gasto.
Conclusiones
La digitalización de su empresa creará un mejor ambiente de trabajo entre sus empleados, que se sentirán más cómodos con sus funciones y tarea, aumentando la productividad de su empresa gracias a la automatización de procesos.
Por un lado, estos procesos se volverán más seguros, ya que las automatizaciones evitan posibles errores humanos y, por el otro, estos proveedores de servicios suelen ser tener protecciones frente a ataques por internet o ciberataques, manteniéndole siempre actualizado y al corriente de la ley vigente de su país, por ejemplo, con las políticas de privacidad de los clientes o ley GDPR.
Todo esto se traduce en un crecimiento en el número de clientes y, por lo tanto, en un crecimiento de negocio para su empresa.
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