Mientras que cada vez más empresas adoptan una contabilidad digitalizada, otras aún se preguntan cuáles son las ventajas reales que puede aportarles a su negocio. Sin embargo, la digitalización de los documentos contables y, más concretamente, la digitalización de las facturas presenta numerosas ventajas en términos de costes, productividad, relaciones con los proveedores e impacto medioambiental.
Desde la introducción de los datos hasta su archivo, la gestión de las facturas en papel genera multitud de costes. Compra de papel, impresión, franqueo, almacenamiento... Costes que pueden evitarse o reducirse, en gran medida, gracias a una solución de digitalización de facturas y documentos contables para las empresas.
Menos exigente en términos de recursos materiales y humanos, la gestión digitalizada y automatizada de las facturas, también representa un verdadero ahorro de tiempo. Tus empleados pueden centrarse en tareas de alto valor añadido, en lugar de dedicar horas a tareas lentas, que no aportan valor y que pueden automatizarse.
La emisión de una factura es el punto de partida de una carrera a contrarreloj, durante la cual la empresa debe introducir, validar, registrar y enviar la factura lo más rápidamente posible. Estas tareas ocupan una parte considerable del tiempo de los departamentos contables y financieros y, sin embargo, a penas aportan valor real.
La digitalización de las facturas permite automatizar la mayoría de estas operaciones y acortar considerablemente el proceso de facturación. Como resultado, el departamento de contabilidad se vuelve más productivo y puede centrarse en tareas de mayor valor añadido para la empresa.
Además, la digitalización de las facturas y los documentos contables conlleva una reducción significativa de los errores humanos, especialmente durante la introducción de datos. Se evitan, así, importantes pérdidas de tiempo que dañan la eficiencia de la empresa.
Enviar una factura en papel lleva tiempo, lo que alarga el plazo del pago. En cambio, si se digitaliza la factura y de los documentos contables que se tienen que asociar a ella se acelera considerablemente el proceso y los intercambios entre proveedor y cliente se vuelven más fluidos.
De hecho, el envío y la recepción de documentos son inmediatos, además de sencillos y eficaces. La eliminación de errores de registro y contabilización, también contribuye a reducir los retrasos. La digitalización y automatización de la gestión de facturas es, por tanto, una excelente forma de resolver el problema de la morosidad.
La digitalización de facturas y documentos en las empresas va acompañada de la implantación de un sistema de archivo práctico, seguro y conforme a la normativa. Lejos de ser una limitación, el almacenamiento es, en realidad, una de las principales ventajas de la digitalización de la facturación.
Los documentos digitalizados pueden conservarse muy fácilmente durante 4 años, cumpliendo con la estipulación lega. También se pueden consultar cómodamente, en todo momento, en unos pocos clics. En comparación, archivar las facturas en papel requiere de una organización rigurosa y un lugar de almacenaje físico: supone un gasto de gestión documental innecesario.
Además de ahorrar tiempo y reducir los costes de almacenamiento, la digitalización de las facturas facilita el acceso a estos documentos, lo cual es especialmente útil en caso de que haya una inspección administrativa o que algún proveedor solicite un documento Los documentos pueden consultarse incluso desde un móvil, para mayor rapidez y sencillez.
La implantación de un sistema de archivo digital tiene otro impacto positivo para la empresa: el riesgo de perder una factura se reduce considerablemente, por no decir que se elimina por completo. En lugar de almacenar grandes cantidades de documentos contables en papel en cajas, es mejor guardar todos los documentos en formato electrónico.
¡Y con razón! Extraviar una factura puede costar caro: conservar los documentos contables es obligatorio por ley. En caso de una inspección fiscal o una auditoría contable, debes poder facilitar a la administración todos los documentos que te solicite. Si la empresa es incapacidad de facilitar esos documentos, puede ser objeto de importantes sanciones.
Con la digitalización de las facturas y los documentos contables, los empleados autorizados pueden saber exactamente cuándo han sido enviados, o incluso si han sido recibidos o consultados por el proveedor cada uno de los documentos. El resultado es una relación más transparente con el proveedor, pero también mucho más fluida: los intercambios se realizan inmediatamente.
Incluso es posible ir más allá: poniendo a disposición de los proveedores una plataforma digital colaborativa en la que puedan consultar cualquier documento en cualquier momento, pero también utilizarlo libremente.
Los errores de introducción de datos y las duplicaciones son también una fuente de problemas recurrentes, que provocan numerosas idas y venidas y retrasos en los pagos. Al limitar el riesgo de errores, la facturación digitalizada no sólo evita estos problemas, sino que también simplifica la gestión de posibles litigios entre la empresa y el proveedor.
La digitalización del tratamiento de las facturas permite, también, mejorar la trazabilidad de las operaciones. De hecho, la información que consta en estos documentos puede reconocerse automáticamente e integrarse en el sistema informático de la empresa.
El uso de un software de digitalización de la contabilidad contribuye en gran medida a esta mejora de la trazabilidad, gracias a ciertas funcionalidades como la lectura automática de documentos (ADR) o el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esto significa que cada factura no se trata como una imagen, sino como un documento de texto. Por tanto, una vez la factura está en el programa contale, se puede hacer una busqueda por cualquier palabra que conste en ella: una garantía para encontrar documentos al instante.
Las herramientas más profesionales en cuanto a digitalización de facturas y documentos para empresas, garantizan su validez legal. Pero, además, la aplicación interna de la herramienta suele permitir añadir una firma digital al documento, aumentando así la seguridad de la factura y sin que ello le haga perder validez al certificado.
En algunos casos, el software va un paso más lejos y está homologado para asegurar que las facturas cumplen con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria Española. Esto es muy interesante porque permite eliminar completamente los documentos en papel, al mismo tiempo que aumenta la tranquilidad de saber que todos los documentos tienen validez legal, se trata de una digitalización certificada. En otras palabras, el sistema se asegura de la validez legal para que tu equipo no tenga que revisar cada documento uno a uno y puedas despreocuparte.
Por último, pero no por ello menos importante, la digitalización de las facturas y de los documentos contables es una verdadera contribución al planeta. Eliminar el papel contribuye a la lucha contra la deforestación. Por no hablar de las emisiones de gases de efecto invernadero generadas por la fabricación del papel, su transportación o la impresión y entrega de las facturas.
Hoy más que nunca, es urgente para las empresas orientar sus proyectos y su estrategia de desarrollo en torno a la transformación digital. Entre la necesidad de modernizar sus procesos, de responder lo mejor posible a las exigencias de las autoridades públicas y de los proveedores, pero también de reducir su impacto sobre el medio ambiente, la digitalización de las facturas nace como una palanca esencial para hacer frente a los grandes retos actuales.