La digitalización de facturas recibidas es un tema cada vez más relevante en el ámbito de los despachos. Con la popularización de la tecnología y la necesidad de agilizar procesos en las empresas, muchos despachos han optado por digitalizar sus facturas recibidas, tanto de proveedores como de clientes, con el fin de mejorar su gestión y optimizar su relación con sus clientes.
La digitalización de facturas recibidas se refiere al proceso de escanear y convertir en formato digital las facturas que recibe un despacho. Esto permite almacenar la información de las facturas en un sistema informático en lugar de tener que guardarlas en papel. Además, la digitalización de facturas recibidas permite procesar y extraer datos de la información contenida en las mismas de forma más rápida y eficiente.
El proceso de digitalización de facturas recibidas comienza con la imagen de la factura en cuestión. Esta imagen puede ser obtenida a través del escaneo del documento en papel o mediante la captura de una foto con un teléfono móvil o cámara digital. Una vez que se tiene la imagen de la factura, se puede utilizar un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer la información del documento y almacenarla en un formato digital.
Cuando las facturas se convierten en archivos digitales, se dedica menos tiempo a tareas manuales, lo que permite al personal del bufete dedicar más tiempo a la comunicación. Un claro ejemplo de digitalización es la clasificación automática de facturas para establecer un control de proveedores, y su asignación a cada una de las áreas respectivas. Esto no sólo proporcionará una visión general para la gestión de costes, sino que también reducirá los errores administrativos. También mejorará la transparencia con respecto a qué factura se ha pagado o no mediante la elaboración de informes que permitirán mostrar no solo la clasificación por proveedor, sino la clasificación por tipo de coste.
De este modo se establecen tres grandes pilares para la digitalización de facturas entrantes: el ahorro de tiempo, la reducción de costes, y el cotejo y calidad de la información existente. La digitalización de las facturas recibidas puede ser un proceso complicado y debe abordarse con la ayuda de expertos para asegurarse de que se realiza sin problemas. Muchas empresas tienen sistemas individuales para sus proveedores o incluso un sistema para todos ellos, pero muchas no tienen en cuenta cómo puede afectar esto tanto a sus clientes como a la estructura de costes de su empresa. Para entender por qué debería invertir en la digitalización de las facturas entrantes, primero tenemos que examinar qué tipo de información se almacena en estos documentos.
Ahorro de tiempo
En primer lugar, al tener las facturas en formato digital, se pueden gestionar y almacenar de manera más eficiente. Esto permite acceder a las facturas de manera rápida y sencilla, lo que puede ahorrar tiempo en comparación con buscar y recuperar facturas en formato papel. Además, al tener las facturas en formato digital, se pueden utilizar herramientas de procesamiento de texto y análisis de datos para extraer información valiosa de las facturas y tomar decisiones informadas. Esto puede ayudar a ahorrar tiempo en la toma de decisiones y en la gestión de los casos. Por último, la digitalización de facturas también puede ayudar a reducir el uso del papel y a simplificar el proceso de archivo y almacenamiento de las facturas, lo que puede ahorrar tiempo y esfuerzos adicionales.
Reducción de costes
Al disponer de las facturas en formato digital, se pueden gestionar y almacenar de manera más eficiente. Esto puede reducir la necesidad de contratar personal adicional para gestionar y almacenar las facturas en formato papel. Además, al tener las facturas en formato digital, se pueden utilizar herramientas OCR para extraer información valiosa de las facturas y tomar decisiones informadas. Esto puede ayudar a reducir los errores y tomar decisiones más eficientes, lo que puede contribuir a reducir los costes asociados a la gestión de los casos. Por último, se simplifica el proceso de archivo y almacenamiento de las facturas, lo que puede ahorrar costes de almacenamiento y materiales de oficina.
Calidad y cotejo de información
Disponiendo de las facturas en formato digital, y el uso de herramientas OCR se dispone de información que posibilita la comparación con la información existente. Esto puede ayudar a detectar errores y discrepancias en la información, así como corregirlas de manera rápida y sencilla.
Además, al tener las facturas en formato digital, se pueden utilizar herramientas de búsqueda y filtrado avanzadas para encontrar rápidamente la información relevante, ayudando así a mejorar la calidad y precisión de la información existente, lo que puede ser muy útil en situaciones en las que se requiere tomar decisiones informadas. Por último, la digitalización de facturas también puede ayudar a mejorar la organización y la gestión de la información, contribuyendo a una mejora en la calidad y la precisión de la información existente.
Seguramente llegado este punto habrán surgido varias dudas, que vamos a intentar aclarar.
¿Qué es la digitalización de facturas?
La digitalización de facturas se refiere al proceso de convertir facturas en formato papel a un formato digital. Esto se puede hacer escaneando las facturas y guardando los archivos resultantes en una computadora o en un servidor en la nube. La digitalización de facturas tiene varias ventajas.
En primer lugar, permite guardar y gestionar las facturas de manera más eficiente, ya que se pueden almacenar en un solo lugar y acceder a ellas de manera rápida y sencilla. Además, al tener las facturas en formato digital, se pueden utilizar herramientas de procesamiento de texto y análisis de datos para extraer información valiosa de las facturas y tomar decisiones informadas. Por último, la digitalización de facturas también puede ayudar a reducir el uso del papel y contribuir a una gestión más sostenible.
¿Qué es un lector OCR de facturas?
Un lector de facturas OCR es un software que se utiliza para extraer información de facturas en formato digital utilizando tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés). La idea es que el software pueda "leer" una factura digitalizada y extraer la información relevante, como el nombre del proveedor, el importe total de la factura o la fecha de emisión, entre otros datos. Esta información se puede guardar a posteriori en un formato legible, lo que facilita su procesamiento y análisis posterior.
En general, un lector de facturas OCR puede ayudar a acelerar y simplificar el proceso de gestión de facturas, lo que puede ser muy útil para las empresas que trabajan con grandes volúmenes de facturas.
¿Qué es la digitalización certificada?
La digitalización certificada se refiere a la creación de una copia digital de un documento que tiene el mismo valor legal que el documento original en formato papel. La idea es que la copia digital sea tan confiable como el documento original y que pueda utilizarse como prueba válida en caso de disputa legal.
Para lograr esto, se utilizan diferentes técnicas y herramientas para garantizar la integridad y autenticidad de la copia digital. Por ejemplo, se pueden añadir firmas digitales o sellos de tiempo a la copia digital para verificar su autenticidad. Además, se pueden utilizar diferentes métodos de almacenamiento y protección para garantizar que la copia digital no se modifique de forma accidental o intencional.
En general, la digitalización certificada es una técnica muy útil para garantizar la confiabilidad de los documentos digitales en situaciones en las que es importante contar con una prueba válida legalmente.
