Al igual que en el mundo audiovisual ha existido una tendencia general de migrar de los soportes físicos a los formatos digitales, en el mundo empresarial existe esta tendencia y más concretamente en los procesos administrativos de facturación, pedidos o albaranes. Por ello, cada vez son más los empresarios y profesionales que optan por guardarlas en formato digital (aun si no es una obligación por el momento en España), dado que este proceso, aporta mayores ventajas que el almacenamiento físico de las facturas.
La transición hacia las facturas digitales en la empresa
Una pregunta habitual en el departamento contable de una empresa, es si es necesario guardar las facturas en papel. Algunas de las razones que se suelen esgrimir como criterios para conservar las facturas en formato papel son:
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Certificación: a menudo, las facturas en papel tienen un sello y una firma original que las hacen más difíciles de falsificar, lo que las convierte en una forma más segura de acreditar un pago o una compra y de guardar en la base de datos.
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Legalidad: en algunos casos, la legislación de un país requiere que se guarden las facturas en papel durante un determinado periodo de tiempo. Estas obligaciones son especialmente comunes en el caso de las facturas emitidas para empresas o para el sector público.
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Referencia: a veces es, necesario consultar una factura para obtener información adicional sobre un producto o servicio, o para comprobar que se ha realizado un pago.
Sin embargo, todas estas barreras se han superado en la actualidad, y se obtienen grandes ventajas del almacenamiento online respecto al almacenamiento físico de las facturas. Por ejemplo, es más difícil de organizar y almacenar un gran volumen de documentos en papel que en formato digital. Además, las facturas digitales son más fáciles de compartir y enviar, sin necesidad de ocupar un espacio físico.
También es más sencillo adjuntar justificantes de compra o recibos, lo cual puede ayudar a aclarar dudas al hacer la contabilidad de la empresa. En cuanto a las obligaciones legales, también los gobiernos están dando pasos hacia la transformación digital y, lejos de seguir imponiendo la obligación de mantener las facturas en papel, la nueva obligación es digitalizarse y emitir facturas electrónicas.
Aunque la decisión de en qué formato guardar las facturas dependerá de las necesidades específicas de cada negocio, se debe tener presente que guardar los documentos en papel puede tener ciertas ventajas, pero suelen acarrear aún más desventajas. Además, es importante tener en cuenta las leyes y regulaciones de cada país, especialmente la ley general tributaria, y estar al día con las mismas.
¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica frente a los documentos en papel?
La obligatoriedad de la facturación electrónica puede tener un gran impacto en el proceso de almacenamiento de estos documentos. Algunos de los beneficios más destacados incluyen:
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Ahorro de almacenamiento: el almacenamiento en papel implica la necesidad de disponer de un espacio físico para guardar las facturas, así como de estanterías, cajas o archivadores para clasificarlas y protegerlas de posibles daños, robo o pérdida. Sin embargo, el almacenamiento en formato digital, es decir, en archivos electrónicos, permite ahorrar ese espacio físico.
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Reducción de costes: unido al punto anterior, al no tener que imprimir y almacenar facturas en papel, las empresas podrían ahorrar en costes de impresión, almacenamiento y envío de documentos.
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Mayor eficiencia: la facturación electrónica permite automatizar y digitalizar el proceso de emisión y envío de facturas, lo que reduce la posibilidad de errores humanos y aumenta la velocidad de procesamiento.
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Mayor seguridad: al guardar las facturas electrónicas en un sistema seguro, se reduce el riesgo de pérdida o daño de estas.
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El almacenamiento físico implica medidas de seguridad física, como almacenes de documentación, con seguridad física y medidas adicionales ante posibles incidentes (fuego, agua, robo), mientras que para el almacenamiento en formato digital es necesario garantizar la seguridad y confidencialidad de las facturas, mediante la utilización de sistemas de encriptación, copias de seguridad, y medidas de seguridad informática. Además, es importante asegurar la integridad y autenticidad de las facturas electrónicas, mediante la utilización de sellos electrónicos, firmas digitales, y otros mecanismos de seguridad. Es por este motivo por el que, en los formatos digitales, es importante disponer de algún tipo de homologación, como puede ser la de la Agencia Tributaria Española.
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Facilidad de acceso: con las facturas en formato digital, se pueden acceder desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que facilita la gestión y consulta de las mismas.
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Cumplimiento legal: las empresas deben cumplir con las regulaciones y leyes del país en cuestión, y estar al día con las mismas. Disponer de algún tipo de homologación, como puede ser la de la Agencia Tributaria Española, supone una ventaja, ya que asegura que todos los documentos electrónicos tienen validez legal y cumplen con la normativa vigente.
Sin embargo, también es relevante mencionar que la transición a la facturación electrónica puede requerir una inversión inicial para adaptar los sistemas y procesos existentes, y puede requerir formar al personal encargado de gestionar las facturas.
Por lo tanto, la obligatoriedad de la facturación electrónica puede tener un gran impacto en el proceso de almacenamiento de facturas, ya que puede reducir costes, aumentar la eficiencia y la seguridad, y facilitar el acceso a las mismas.
¿Cómo la certificación de la Agencia tributaria garantiza la veracidad de las facturas electrónicas?
Lograr la homologación como proveedor certificado para la digitalización certificada por la Agencia Tributaria es un proceso importante en el ámbito de la facturación electrónica, ya que garantiza que los sistemas y aplicaciones utilizados para emitir y gestionar facturas cumplen con las regulaciones y requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
Dicha homologación es esencial porque asegura que las facturas electrónicas emitidas cumplen con las normas legales y tributarias del país en cuestión, incluyendo aspectos como el formato, la estructura y la información requerida. Esto garantiza la validez y legalidad de cada documento emitidas electrónicamente ante cualquier organismo oficial, por ejemplo al hacer la declaración de impuestos en Hacienda.
Además, la homologación también ayuda a garantizar la seguridad de las facturas electrónicas, ya que se realizan pruebas de seguridad para asegurar que los sistemas y aplicaciones cumplen con los estándares de seguridad requeridos.
¿Cómo le logra la homologación de la Agencia Tributaria?
Para obtener la homologación, las empresas deben cumplir con ciertos requisitos y presentar una solicitud a la Agencia Tributaria. Una vez homologado, el sistema o aplicación es autorizado para emitir facturas electrónicas válidas y legales.
Es por esto por lo que la homologación por la Agencia Tributaria es importante en el proceso de facturación electrónica, ya que garantiza que los sistemas y aplicaciones utilizados cumplen con las regulaciones y requisitos establecidos, lo que ayuda a asegurar la validez, legalidad y seguridad de las facturas electrónicas emitidas.
¿Cuánto tiempo se deben guardar las facturas?
En España, el plazo de tiempo durante el cual es necesario guardar las facturas depende del tipo de documento y de la normativa fiscal vigente en cada momento. A continuación, se detallan los plazos de conservación de las facturas más comunes:
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Facturas emitidas: las facturas emitidas deben conservarse durante al menos 5 años a partir del cierre del ejercicio económico al que se refieren. Si la factura se emite a un cliente de otro país de la Unión Europea, el plazo de conservación es de 4 años.
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Facturas recibidas: las facturas recibidas deben conservarse durante al menos 4 años a partir del cierre del ejercicio económico al que se refieren.
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Facturas simplificadas: las facturas simplificadas, que se utilizan en determinados casos concretos como los tickets de caja u otros justificantes, deben conservarse durante al menos 4 años.
Es importante tener en cuenta que la normativa fiscal puede variar y que, por tanto, los plazos de obligación de conservar un documento pueden ser actualizados en cualquier momento. Asimismo, se recomienda conservar las facturas durante más tiempo del mínimo exigido por ley para evitar problemas en caso de inspecciones fiscales o contenciosos con clientes o proveedores.
En cualquier caso, la obligación de conservar las facturas no especifica cómo: se pueden guardar en papel o formato electrónico, siempre y cuando se cumplan los requisitos legales en cuanto a la integridad, autenticidad y legibilidad de estas.
