.jpg)
La digitalización de documentos en papel incide en la productividad del departamento contable
La tecnología OCR (Optical Character Recognition), “reconocimiento óptico de caracteres”) lleva años entre nosotros, pero las últimas propuestas de software son verdaderamente potentes identificando tanto grafía manual como mecánica. Sin embargo, es la incorporación de capacidades de aprendizaje e inteligencia artificial lo que define y diferencia a la propuesta de Yooz de la mayoría del resto de soluciones en el mercado. Las otras dos características son que trabaja desde la nube y que integra el flujo contable de manera automática.
Poder determinar desde la misma función de escaneo en dónde guardar los datos y cómo determina ya su lugar e importancia dentro del esquema de carpetas del sistema contable para que esos datos sean correctamente interpretados y agregados. Un buen sistema de OCR sabe qué significa cada unidad de información que contiene una factura o ticket (fecha, importe, NIF, concepto, teléfono, código de barras o QR…), independientemente de cómo estén estructurados - datos o imagen - y en qué lugar aparezcan.
Esto es fundamental porque los OCR tradicionales sólo son capaces de "leer" el papel y escribirlo en un texto plano continuo, probablemente con muchas faltas de ortografía y sin puntuación. De esta forma se evita un paso, el de elegir e introducir en el ordenador, pero requiere un ejercicio de edición exhaustivo. Entonces, ¿qué tiene de diferente el moderno software de facturación OCR?
Al contrario de los métodos de escanear facturas OCR tradicionale, los sistemas OCR contabilidad modernos, bien entrenados a base de IA (inteligencia artificial) y ML (machine learning), tienen un mayor grado de precisión en la conversión del texto a lo digital gracias a que han tratado miles y miles de facturas y tickets de todo tipo. La información va a su lugar correctamente y, a medida que más se use, aumenta el grado de exactitud y la tasa de confiabilidad. De esta manera, el usuario solo tendrá que realizar un rápido chequeo para comprobar que los datos fundamentales del documento escaneado han sido bien recogidos.
Agilidad y comodidad
Hoy día no hay razón por la que un empleado en comisión de servicios deba estar acumulando tickets de caja y facturas de hoteles o taxis hasta encontrar un momento para ordenarlas y hacer una nota de gastos que acabe en la montaña de papeles de la bandeja de entrada del contable. Por otro lado, este modelo cuenta con un segundo inconveniente; por ejemplo, si la empresa le ha adelantado dinero, coordinar los gastos y vueltas, y si ha sido el trabajador el que ha adelantado de su bolsillo, resarcirle cuanto antes.
Los modernos sistemas de OCR pueden ser activados desde una aplicación en el móvil, que directamente con una aplicación de escaneo de documentos, o simplemente con hacer una foto de suficiente resolución, se mande a la nube y el sistema procese el resto de las fases, quedando siempre asociado la información extraída al documento original digitalizado. Se esté donde se esté y sea la hora que sea.
Resulta fundamental la comodidad y la conveniencia para todas las partes, quienes además se benefician de poder llevar estas tediosas tareas administrativas al día. Lo mismo pasa cuando un determinado proveedor, por mucho que nuestra empresa lleve años en la era de la factura electrónica, llega con un albarán de entrega en papel o un justificante de pago adelantado en papel porque es amigo de alguien y se sigue haciendo tratos con él. Introducir los datos en el sistema de manera manual siempre resulta tedioso y es una fuente de errores. Ahora ya no hay que sufrir, basta con escanearlo y pasarlo por el motor OCR.
Automatización de tareas
Este proceso, gracias a las APIs abiertas de Yooz, puede ser integrado dentro del flujo documental o del mismo ERP desde el mismo momento de escaneado en el equipo multifuncional sin importar si las impresoras están conformadas por distintos fabricantes, o desde cualquier dispositivo móvil (smartphones, tablets, lectores de código, escáneres de mano…) gracias a su SDK.
Volvemos a la misma visión del viejo contable dándole a la calculadora y arqueando cada nota. Cuando la cantidad es manejable, tal vez sólo se necesiten unas horas para hacer este trabajo y registrar cada asiento contable. Sin embargo, en una gran empresa, con cientos de proveedores y miles de documentos, lo operativo es realmente importante tenerlo totalmente automatizado y en formato digital para tener al equipo contable dedicado a lo que realmente importa que es la reclamación de las facturas devueltas o la próxima negociación de la línea de crédito con el banco.
Es cierto que cuando hablamos de un volumen alto de documentos a procesar de manera reiterativa (caso de las nóminas), una solución muy común ha sido la externalización del servicio porque de alguna manera se delegaba el problema.
Sin embargo, los tiempos han cambiado, las funciones han evolucionado y no siempre bajo nuestro control. Garantizar el tratamiento seguro y la privacidad de los datos se ha convertido en una obligación normativa con peligro de multa si no se gestiona correctamente. Igualmente, nuevas políticas de retención del talento hablan ahora de la “salud financiera” del empleado y para eso, el departamento de RRHH también debe estar conectado con el sistema contable y financiero. No obstante, a pesar de que exista una normativa general, habrá siempre que ajustarse a cada caso particular y poder operar en la excepción.
Tener que esperar dos o tres días a tener una respuesta ya no es viable, al igual que tener que esperar esos días de más a cobrar la nómina donde no caben excusas de si es que el proveedor ha tenido un problema con el pico de trabajo, por ejemplo. Los bancos ya no trabajan así, con el hombre del maletín yendo de una oficina a otra. El objetivo de pasar a una oficina sin papeles es ganar eficiencia y productividad gracias a poder disponer de la información de manera instantánea. De esta manera, los sistemas OCR modernos permiten adaptarse a documentos con estructuras muy variables (facturas, contratos, extractos bancarios, EDI, correos electrónicos…) y clasificarlos automáticamente por naturaleza lógica.
El coste de la ignorancia
Algunas estadísticas (de parte) estiman que, sin la contabilidad automatizada, la complejidad del ciclo documental puede llevar entre 22 y 35 días por cuenta a pagar, siendo el coste manual de 9 a 20 euros por procesamiento más 3,25 euros por archivado. Esto no quita que los retrasos en los pagos tengan un índice del 31%, creando una turbia nebulosa que implica un 3,5% errores de pago sin visibilidad ni rastreo forense y lo que es peor, nuevas ocasiones para intentos de fraude que puede llegar al 70% de las empresas afectadas.
Las empresas no pueden hacer uso de su tiempo en este proceso de toma de datos más de lo necesario, ni permitirse encima tener que repetirlo. Sin embargo, no deja de ser un proceso que requiere su dedicación, consume bastante tiempo y recursos, añade costes extras, crea oportunidades de error y con frecuencia hasta un mal servicio hacia los proveedores. Todo esto es sólo el primer paso en una bola de nieve. Por ello, cualquier solución encaminada a la digitalización y automatización de los procesos será bienvenida.
Por otro lado, no hay que olvidar que estas soluciones OCR están específicamente detalladas en el Kit Digital en el apartado de gestión interna que el Gobierno ha puesto en marcha aprovechando la financiación que los fondos Next Generation EU de recuperación están liberalizando desde la Unión Europea, y que permite la financiación de la transformación digital de las pymes españolas, y que en muchos casos estos bonos cubren hasta el 100% del coste de integración.
Saber es poder
Está claro que las empresas de hoy esperan más de su función financiera. La dirección necesita acceder a la información y los datos almacenados para respaldar una mejor gestión informada de su capital de trabajo, mitigar el riesgo potencial del cambiante entorno y tomar correctas decisiones más estratégicas. En este contexto, escanear facturas para contabilizar se ha convertido en una práctica esencial para mantener la precisión y eficiencia en la gestión financiera.
Las organizaciones de hoy se centran en la velocidad, la eficiencia y el aprovechamiento de la tecnología para resolver problemas comerciales. Esto permite a las empresas transformar los datos en información, y la información en conocimientos que pueden ilustrar mejor sus decisiones y agilizar sus procesos comerciales.
Para evitar estos problemas y tener una gran desventaja frente a las empresas competidoras en sus procesos financieros, hay que dejar de trabajar con procesos manuales y pasar a utilizar las herramientas de la contabilidad automatizada. Quizás un simple primer paso sea la automatización de las cuentas a pagar y el uso de la tecnología OCR inteligente. Esto permite que a medida que se vayan encontrando inconsistencias o errores, este software los informa a los usuarios despertando alertas. Y al ir optimizando los métodos de aprendizaje automático, el sistema se va volviendo más y más inteligente, reduciendo la cantidad de errores o duplicidades a prácticamente cero.
Es decir que en esta manera todo el equipo financiero pasa de la era de la entrada manual de datos a simplemente verificar la precisión de los datos recuperados y concentrarse en otras tareas de más valor para la empresa. Yooz puede ser sin duda la puerta a una nueva dimensión de la función contable en beneficio de la propia empresa.
