Por propia naturaleza los procesos contables son complejos, especialmente los circuitos de compras y facturación pueden convertirse en un verdadero laberinto para los contables. ¿Como hacer para salir de este laberinto? ¡Con la contabilidad automatizada de las cuentas a pagar!
¿Qué problemas enfrenta la gestión contable en empresas multisitio?
"La creciente complejidad de los procesos contables sigue siendo un desafío para la mayoría de los departamentos financieros", señalaron los consultores de PwC en su estudio sobre las prioridades de DAF publicado en 2019. En el estudio de 2020, PwC volvió a destacar la necesidad de conciliar significado y complejidad ".
Tradicionalmente, la complejidad resulta de varios factores: regulatorios, fiscales, multiplicidad de partes interesadas (clientes, proveedores, servicios financieros, contables, agencia tributaria, editores de software), diversidad y agregación de datos distribuidos en varios sistemas de información, variabilidad de volúmenes, etc.
La organización de múltiples sitios de sus empresas se suma a la complejidad de varios tipos de riesgo: menor visibilidad de los compromisos de gastos, riesgo de menor calidad de los informes, presión administrativa sobre los equipos operativos de los sitios remotos que son difíciles de igualar con su misión principal.
¡Hay que facilitar la gestión contable en multisitio!
Un establecimiento de varios sitios se enfrenta a tres limitaciones principales:
La falta de visibilidad de los compromisos de gasto con impacto directo en la gestión de caja
El contable que opere un establecimiento con múltiples sitios se enfrenta a numerosas especificidades contables, con varios centros de gestión a cargo: esto es aún más problemático para los responsables de la toma de decisiones financieras que operan en el sector Horeca, que deben lidiar más específicamente con la volatilidad de los precios y servicios adquiridos según la estacionalidad y, por tanto, los márgenes brutos. El control de los compromisos de gastos se vuelve vital para gestionar correctamente la operación de la empresa año a año.
La falta de confiabilidad e integridad de los datos
Hay muchas limitaciones vinculadas a la distancia geográfica y la multiplicidad de partes interesadas: duplicados o incluso pérdida de documentos que a veces se procesan y / o reciben en la oficina central o en los sitios, dificultad para acceder a los documentos, falta de exhaustividad de los datos, entre otros.
El impacto negativo de las tareas administrativas que consumen mucho tiempo en el desempeño y el tiempo de los administradores de instalaciones
Algunas de las principales limitaciones son los tiempos de entrada y procesamiento manual de documentos y los procesos de validación poco visibles e ineficientes.
A esto se pueden sumar especificidades vinculadas a determinadas configuraciones como, por ejemplo, las redes de franquicias, en las que a diario interactúan múltiples personas jurídicas, muchas veces para tramitar la misma factura. De hecho, es muy difícil mapear todos los flujos, los procesos enredados y las interacciones entre entidades. Y cuando lo hace, se da cuenta de que todo parece un laberinto en el que los costos, los tiempos de procesamiento y la seguridad de los datos se vuelven inmanejables.
Imagínese un concesionario de automóviles, una empresa del sector bancario, una cadena de restaurantes o un grupo hotelero que tiene varias o incluso docenas de sucursales en varias ciudades y que ofrecen diferentes productos o servicios. Algunos de ellos son propiedad de la empresa, otros son administrados por franquiciados, pero todos hacen pedidos a sus proveedores, generan gastos
y una gran cantidad de papel que viene con cada transacción y entrega.
Cuando llega el final de un mes, inevitablemente alguien tiene que ponerse al día con cientos, a veces miles de facturas en toda la huella geográfica de la empresa. Deben recopilarse, ingresarse o escanearse manualmente, verificarse en busca de errores y luego codificarse correctamente, enviarse a los administradores adecuados para su aprobación y finalmente el pago. Los cheques deben firmarse mientras los proveedores y empleados esperan su pago y mientras el reloj avanza para evitar recargos y atender consultas.
Manejar las cuentas a pagar para una organización con múltiples sucurusales es un dolor de cabeza real y recurrente, como lo atestiguan muchas empresas de la industria automotriz y hotelera. Y la situación se vuelve aún más complicada cuando la empresa tiene ubicaciones internacionales o trata con proveedores internacionales que envían facturas en más de una moneda y con diferentes normas fiscales.
¿Qué tecnologías de automatización podrían ayudar a resolver estas dificultades?
¿Y si la automatización de las cuentas a pagar, de sus compras y sus facturas de proveedor fuera sus "migas de pan" para encontrar la salida de este laberinto?
La digitalización y automatización de facturas ofrece una solución simple para ingerir cualquier tipo de factura (digital o en papel) directamente, de modo que el software de inteligencia artificial pueda comprender el contenido de cada documento, asignar automáticamente el código GL correcto y enviarlo a la persona adecuada para su revisión y aprobación, hasta el inicio de un pago electrónico.. Además contar con un proceso automático:
- Establece una trazabilidad exhaustiva de datos, acciones y documentos, superando cualquier distancia y cualquier elemento físico y crea las condiciones para el cumplimiento normativo: copia confiable, firma electrónica, archivo legal
- Aumenta la productividad administrativa de cada miembro del equipo, elimina tareas administrativas tediosas de bajo valor y libera el potencial operativo de los equipos de campo.
- Simplifica y agiliza los circuitos de aprobación reduciéndolos a un solo clic, y accesibles desde cualquier lugar en cualquier momento con información centralizada.
- Se puede tener información, en tiempo real de los gastos de la empresa, un mejor control de la tesorería, los pagos y la relación con el banco.
Mover su proceso de Cuentas a pagar a la nube tiene otra ventaja clave. Prepara a una empresa para el crecimiento porque facilita la incorporación de una nueva ubicación o franquiciado en cuestión de días. La automatización de las cuentas a pagar puede ser el catalizador para una mayor eficiencia a medida que crece su red. Es una parte integral de cómo hacer que su equipo trabaje mejor y deleite a más clientes.
La facilidad de acceso de las tecnologías de digitalización que combinan el poder de la Inteligencia Artificial, el Machine Learning y el Deep Learning multiplicado por la explotación de Big Data, hace que estos beneficios sean accesibles a cualquier organización multisitio sin importar su tamaño o su sector de actividad.
Su empresa puede realizar en pocos clics su suscripción a un software alojado en Cloud, adaptado a su volumen de documentos, sus procesos y sus aplicaciones contables en pocas horas, para automatizar todo su proceso de cuentas a pagar; desde la solicitud de compra hasta el pago.
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