A menudo la gestión de documentación se puede volver tediosa y una auténtica pérdida de tiempo, sobre todo si hablamos de la facturación de una empresa. Un pilar fundamental de cualquier negocio es tener un control sobre su facturación y más concretamente, sobre sus gastos, no solo para tener un conocimiento sobre la salud financiera de su empresa, sino también para saber qué decisiones tomar respecto a proveedores y clientes. Para llevar una gestión de facturas eficientemente, la automatización de los procesos en una real ventaja.
La gestión de la documentación a menudo puede volverse tediosa y una auténtica pérdida de tiempo, especialmente cuando se trata de la facturación de una empresa. Un pilar fundamental en cualquier negocio es tener un control sobre su facturación y, más específicamente, sobre sus gastos. Esto no solo brinda un entendimiento de la salud financiera de la empresa, sino que también guía las decisiones relacionadas con proveedores y clientes. Para lograr una gestión de facturas eficiente, la automatización de los procesos marca una verdadera diferencia.
La facturación en el día a día de su empresa
La gestión de facturas es un área empresarial que requiere atención diaria. Por lo tanto, es crucial que esté actualizada y accesible desde cualquier lugar, por ejemplo, a través de la web. Sin embargo, ¿cuáles son los desafíos habituales que enfrenta en la gestión diaria de facturas?
La correcta gestión de facturas en una empresa conlleva varios desafíos, los cuales pueden variar según el tipo de negocio o el sector al que pertenezca. No obstante, es posible mencionar los más generales.
En primer lugar, es esencial estar al tanto de la legislación en cada país y de las normativas de la Comisión Europea para comprender los formatos de facturación permitidos y los plazos para realizar pagos. Asimismo, es necesario conocer las posibles sanciones por retrasos en los pagos.
En segundo lugar, es importante identificar los principales focos de gasto de la empresa. Obtener información detallada que considere no solo el tipo de gasto, sino también la razón detrás de este y a qué cuenta corresponde.
En tercer lugar, es fundamental mantener una organización documental sólida, con fácil accesibilidad desde cualquier parte del mundo y dispositivo.
En cuarto lugar, es crucial buscar formas de reducir los costos en la gestión de facturas. Esto puede incluir el uso de facturas electrónicas en lugar de papel y la optimización del tiempo
dedicado a gestionar las facturas de la empresa.
En quinto lugar, es necesario establecer objetivos de ahorro basados en los gastos y considerar cambios en los procesos o la búsqueda de nuevos proveedores para resolver problemas.
Como puede apreciarse, la gestión efectiva de facturas implica superar varios desafíos. Dicha tarea es crucial, pero compleja, lo que subraya la importancia de la automatización.
La importancia de la automatización y el tratamiento de datos
¿Se imagina gestionar cada factura de su empresa de forma manual? Esto no solo consumiría mucho tiempo, sino que también podría llevar a errores en los pagos a proveedores, generando complicaciones futuras.
Por este motivo, es cada vez más esencial utilizar tecnología para facilitar la gestión de facturas de manera sencilla, rápida, digital y rentable. En este contexto, la elección de un socio tecnológico con una plataforma adecuada es fundamental y debería contar con las siguientes características:
La accesibilidad
La accesibilidad a la plataforma es crucial, por lo que asociarse con un proveedor que garantice un servicio siempre disponible mediante tecnologías en la nube es esencial.
El acceso automático a la información es otro aspecto clave. La tecnología seleccionada debe conectarse a un repositorio central desde el cual pueda obtener información, como un correo electrónico donde los proveedores envíen las facturas o una carpeta en la nube donde estas se carguen.
Automatizar la creación de registros contables en la plataforma resulta beneficioso. Esto puede lograrse capturando información desde imágenes o PDF, los formatos comunes para facturas, mediante el uso de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Luego, esta información se valida y procesa comparándola con una base de datos global para completar los datos faltantes del proveedor, como el teléfono o correo electrónico de contacto.
La tecnología
Antes de utilizar la información proporcionada por millones de usuarios sobre proveedores, es necesario procesarla con tecnología de Aprendizaje Automático (Machine Learning) e Inteligencia Artificial (IA) para determinar qué datos son más valiosos para los usuarios de la plataforma.
Resulta fundamental conectar la herramienta de gestión de gastos de la empresa con el ERP para centralizar toda la información en una única plataforma.
La contabilidad
Además, el lanzamiento del pago una vez que el presupuesto ha sido aprobado no solo permite validar los pagos, sino que también garantiza que cada responsable esté al tanto de los gastos.
Finalmente, contar con control e información sobre las facturas recibidas, pagadas, la razón y la cuenta de la empresa a la que se imputa el gasto es esencial. Esto proporciona claridad sobre los gastos y brinda visibilidad para tomar decisiones sobre futuros gastos empresariales.
La legislación
Es probable que haya escuchado acerca de la digitalización certificada. Utilizar una plataforma homologada por la Agencia Tributaria del país asegura que los formatos de presupuestos y facturas sean aceptados en auditorías realizadas por los inspectores de la agencia.
Todos estos puntos son cruciales para ahorrar tiempo en la gestión rutinaria de facturas pendientes y pagadas.
Beneficios de un sistema de seguimiento de gastos
Optar por un programa para el control de facturación es sin duda una decisión acertada. Pero, ¿cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de facturas?
El principal beneficio radica en una mayor eficiencia en una tarea crucial, como administrar los gastos empresariales, mediante la implementación de automatizaciones que ahorran tiempo humano. Además, estos sistemas fomentan la participación de todos los empleados en el proceso de gestión, independientemente de sus funciones.
En cuanto a los informes de gastos que ofrecen estos sistemas, brindan un conocimiento más profundo sobre el estado de las cuentas de la empresa, lo que permite identificar riesgos y anticipar posibles problemas futuros.
Estos sistemas evitan problemas potenciales debido a la falta de información sobre proveedores o productos adquiridos.
Además, es importante considerar la copia de respaldo de la información. Según la ley, las facturas deben conservarse durante varios años; en el caso de España, esto equivale a cuatro años (según el artículo 29). Los sistemas de gestión de facturas basados en tecnologías en la nube realizan automáticamente copias de respaldo sin necesidad de intervención humana. Esto asegura que, en caso de desastres, la información pueda ser recuperada.
En resumen, adoptar un sistema de gestión de facturas ofrece múltiples ventajas para una administración financiera más eficiente y una toma de decisiones más informada.
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