La correcta gestión de las cuentas por pagar en el departamento de finanzas es importante para llevar al día un registro de todos los compromisos que tiene la empresa con los distintos proveedores. Conocer bien los tiempos y plazos de pago establecidos, permite prever el flujo de caja necesario para cumplir con dichos compromisos.
En muchas empresas, la gestión de las facturas por pagar se hace de forma manual, es decir, se siguen usando documentos en papel y la aprobación de las órdenes de compra y las facturas sigue dependiendo de un trabajador que debe revisarlas una a una. Esto resulta muy engorroso, supone un gran gasto para la empresa y da lugar a mayor margen de error: los documentos se pierden, hay retrasos en los pagos, la gestión de estratégica de proveedores es imposible y resulta muy ineficiente en términos de tiempo y dinero para el departamento de finanzas.
Por este motivo, hay varias empresas que ya han implementado tecnologías de automatización para la gestión del proceso de las cuentas por pagar, logrando una alta mejora en la productividad y el rendimiento. El paso más importante que hay que dar para una buena gestión de las cuentas por pagar es, por tanto, la incorporación de tecnologías de automatización en la nube. Este tipo de herramientas son fáciles y rápidas de implementar, accesibles, y permiten tener total visibilidad, trazabilidad y control de las cuentas por pagar.
Claves para automatizar la gestión de las cuentas por pagar
1. Conocer los desafíos y las prioridades de la gestión
En primer lugar, hay que identificar los problemas que enfrenta el departamento de administración y finanzas en relación al proceso de las cuentas por pagar. Los problemas más habituales suelen ser: tener muchos documentos en papel, perder mucho tiempo en aprobar facturas, una alta tasa de pérdida de documentos, falta de claridad en el proceso, falta de visibilidad contable, registrar una imputación contable en la cuenta equivocada, etc.
2. Identificar qué se necesita modificar
Hay que analizar la situación actual del departamento de finanzas y conocer dónde hace falta tener mayor control de la actividad en la gestión de las cuentas por pagar: cuáles son los tipos de documentos que deben procesarse y el volumen de facturas que se manejan, qué circuitos siguen esas facturas, quiénes intervienen en el proceso y en qué fase lo hacen, cuáles son los informes más utilizados, etc. Identificar correctamente las medidas de control y sus posibles excepciones (sin perder de vista el objetivo de simplificar el proceso), permite ganar tiempo en la implantación del proyecto y minimiza de los riesgos de que el servicio de automatización seleccionado no se alinee a las expectativas de la empresa.
3. Consultar al departamento de finanzas involucrado en el proceso
Es importante consultar a los diferentes interesados del proceso (director financiero, contables, validadores, dirección general de la empresa, etc.), con el fin de comprender los problemas existentes a resolver, las prioridades que tienen y recopilar toda la información de cómo se gestionan a día de hoy las cuentas por pagar. Si se cuenta con la participación de los empleados y si se tiene en cuenta su opinión, se consolidará su involucración con el proyecto. Del mismo modo, es muy importante hacer participe al departamento de tecnología para que esté al tanto de la nueva integración y haga un seguimiento de todo el proceso.
4. Definir objetivos y metas cuantitativas
Elegir los indicadores correctos es importante para poder medir su retorno de la inversión con la información correcta y tener mayor control y una mejor gestión de las cuentas por pagar. En un proyecto de automatización de las cuentas por pagar, generalmente hay 4 indicadores que resultan ser especialmente pertinentes:
- El tiempo y el coste del procesamiento de una factura.
- El plazo medio de procesamiento de una factura, desde su recepción hasta su archivo.
- El número de facturas procesadas por contable.
- El número de litigios con los proveedores y el tiempo medio de procesamiento de los mismos.
Los objetivos pueden ser: reducir el tiempo que se emplea de media en el tratamiento de una factura, aumentar la cantidad de facturas que puede procesar el departamento de finanzas, relacionar la factura con la orden de compra, disminuir el número de litigios con clientes, etc.
5. Definir objetivos cualitativos
Los objetivos cualitativos están ligados directamente con aquellos puntos débiles o problemas que se detectaron en el primer paso. Por ejemplo; si se detectó el problema del incumplimiento legal, un objetivo cualitativo sería entrar en cumplimiento legal. Otro ejemplo puede ser que para corregir la falta de visibilidad del proceso, como objetivo cualitativo se establezca tener la total visibilidad del proceso de las cuentas por pagar en tiempo real.
6. Elegir una solución especializada y adaptada a sus necesidades que se integre con el ERP
En primer lugar, hay que asegurarse de que la solución que se elija sea compatible y se integre perfectamente con el ERP que se tenga, ya que ambos sistemas se nutrirán de datos de forma bidireccional. De lo contrario, puede que logre una mejor gestión de las cuentas por pagar, pero tendrá un nuevo problema de integración con su ERP.
Los datos contenidos en las facturas son la esencia del proceso. La tecnología de reconocimiento de los caracteres empleadas (OCR) debe ser lo suficientemente eficaz y competente para garantizar la automatización del proceso de las cuentas por pagar y garantizar su fiabilidad.
Para que sea eficaz desde el primer momento, sea competente y, además, el resultado perdure en el tiempo, la tecnología debe utilizar preferentemente un sistema de localización de los datos "full text" que extrae automáticamente los datos pertinentes, con independencia de su ubicación en el documento. Este sistema presenta la ventaja de liberarse de cualquier configuración inicial en el momento de arrancar el proyecto, ya que la calidad del reconocimiento no está relacionada con un formato de factura, sino que utiliza un razonamiento inteligente para localizar la ubicación de la información pertinente.
En definitiva, busque una solución que resuelva sus problemas y que no se convierta, con el tiempo, en un problema en sí mismo. Optar por un proveedor de tecnología de automatización de Cuentas por pagar que no se adecue a su empresa o que no se intregre bien con el ERP con el que realiza los pagos, puede resultar en un bajo ROI y generar tensión con los empleados. Son varias las razones por las cuales una empresa puede terminar invirtiendo en la tecnología incorrecta, pero, sobre todo, la principal razón, es la confusión frente a una oferta tan variada.
7. Comenzar con la captura inteligente de documentos, reconocimiento avanzado de caracteres y extracción de datos inteligente
La calidad del reconocimiento automático de los datos permite minimizar considerablemente las intervenciones de los empleados, automatizar la conciliación entre las facturas y los pedidos, así como automatizar las cargas contables o detectar las duplicaciones de documentos. Gracias a la tecnología innovadora de reconocimiento de caracteres, no es necesario intervenir cada vez que se añade un nuevo proveedor, o cada vez que uno de sus proveedores cambia el formato de sus facturas. En otras palabras, no se necesitan modelos preestablecidos.
Aunque se tenga una parte importante de facturas en papel, en la actualidad predomina el formato electrónico. Por consiguiente, es necesario buscar una solución capaz de capturar tanto las facturas en papel (a través de cualquier escáner o equipo multifunción) como las electrónicas (PDF, EDI, ofimáticas, XML) que le lleguen a través de todos los canales existentes: correo postal, correo electrónico, FTP, etc. Se deben poder gestionar los diferentes flujos de facturas de una manera homogénea e industrializada.
Además, los datos deben estar accesibles en todo momento desde cualquier lugar para poder controlar todo el proceso de las cuentas por pagar eficientemente.
8. Integrar una tecnología Cloud
Las soluciones en modo Cloud constituyen una ventaja fundamental. Gracias a este modo de acceder a las soluciones informáticas, las empresas tienen rápidamente una solución operativa, ya que el software está alojado por el proveedor de la herramienta (o en un proveedor de hosting especializado) a la cual se puede acceder desde un simple navegador de Internet.
Para utilizar la aplicación no se necesita ninguna inversión previa en material o en programas informáticos (compras de licencias). De este modo, tampoco se necesitan competencias específicas, recursos especiales, conocimientos ofimáticos específicos ni experiencia previa con la automatización de cuentas a pagar. El proveedor del hosting asume todos estos conocimientos y requisitos, lo cual asegura la correcta gestión del software.
9. Reducir a una sola herramienta todo el proceso de las cuentas por pagar
Para obtener todos los beneficios esperados de un proyecto de automatización, es preferible optar por una única solución que abarque el proceso de Cuentas por pagar de principio a fin, es decir, desde la realización de la compra hasta el pago de la factura del proveedor. Claramente, una mejor gestión de las cuentas por pagar también consiste en simplificar el proceso.
10. Priorizar la trazabilidad total de los documentos
El sistema de automatización debe seguir todo el ciclo de vida de los documentos, desde la creación de una petición de compra hasta el envío del pedido, la gestión de su recepción, la conciliación de la factura con el pedido, las fases de validación, etc. Las herramientas de trazabilidad hacen un seguimiento total de las facturas y del proceso completo hasta el pago, logrando así una auditoría fiable. Además, constituyen una herramienta inmejorable para la detección de fraudes.
Si le interesa saber más sobre la automatización de la contabilidad y cómo implementar un proyecto de automatización de cuentas por pagar, puede ver este webinar en replay.
