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Una cuenta por pagar en el balance de una empresa se presenta como un saldo acreedor. Surge de las operaciones de compra de bienes, gastos o servicios recibidos por la empresa. En resumen, son deudas pendientes que la empresa tiene con sus proveedores y acreedores.
Las cuentas por pagar se pueden dividir en dos tipos, según el tiempo disponible para saldar el pago: aquellas cuentas que se deben saldar en menos de 12 meses son las cuentas por pagar a corto plazo y aquellas a saldar a más de 12 meses son las cuentas a pagar a largo plazo.
Etapas del proceso: desde la órden de compra hasta el pago
El proceso comienza con la identificación de la necesidad de realizar una compra.
Adquirir un bien o servicio implica varias etapas contables : Solicitar múltiples presupuestos, elegir uno de ellos, emitir el pedido de compra correspondiente, validarlo y enviar al proveedor la confirmación del pedido. Una vez que se recibe el pedido, se debe proceder con la facturación : recibir la factura del proveedor, registrarla, gestionar el pago, liquidar la factura y finalizar con el registro del asiento contable correspondiente en el sistema.
Mantener las cuentas a pagar bien organizadas es fundamental para reflejar con precisión la situación contable de la empresa. Un inventario actualizado de todas las facturas registradas y su estado (por pagar, pendiente de registrar, por cobrar, etc.) es clave para una gestión eficaz de las cuentas a pagar en la empresa. Una forma eficiente de gestionar este proceso es mediante una automatización inteligente del proceso.
Los problemas de procesar manualmente las cuentas por pagar en una empresa
Las Cuentas por pagar abarcan una variedad de documentos: facturas, albaranes, órdenes de compra, recibos, entre otros. Estos documentos se generan desde el momento de la compra hasta el pago de la factura del proveedor.
A pesar de los avances tecnológicos, muchas empresas aún gestionan manualmente las cuentas por pagar, procesando un alto volumen de facturas en papel. Esto implica manejar documentos físicos, aprobar pagos de facturas de manera presencial, y realizar pedidos en papel, entre otras tareas. Este enfoque resulta costoso, poco eficiente y consume una parte significativa de los recursos del departamento financiero.
Hoy en día, en muchas empresas, las cuentas a pagar siguen siendo manuales; se sigue manejando un gran volumen de facturas en papel, es decir, se procesan estos documentos físicos, las aprobaciones de pago de las facturas se realizan personalmente, los pedidos se hacen en papel también, etc. Es un proceso que, gestionado así, resulta costoso, poco eficaz y es consume una gran parte de los recursos del departamento financiero.
El archivo de facturas en papel también es un problema, ya que consume tiempo y recursos. Buscar y rastrear una factura para determinar cuándo se pagó, aprobó o ingresó puede llevar horas o incluso días. Además, existe el riesgo de perder documentos en papel, lo que puede requerir la reposición de una copia de la factura, generando costes adicionales.
Para gestiónar las cuentas por pagar de manera eficiente, es recomendable abandonar este modelo manual y pasar a su automatización, ya que las nuevas tecnologías hacen que procesar las ordenes de compra de forma automatizada sea mucho mas productivo. ¡Descubre cómo la automatización inteligente del proceso puede ayudarte!
Beneficios de procesar de forma automatizada las Cuentas por pagar
Aplicar la tecnología de automatización en las Cuentas por pagar es esencial para mejorar el control de los procesos financieros de una empresa. ¿Por qué? Porque elimina el uso del papel y proporciona total visibilidad y trazabilidad de cada factura de proveedor durante todo el proceso.
Adémas, la automatización de las Cuentas por pagar acelera el procesamiento y la aprobación de las facturas, aumentando la eficiencia, la productividad y el control de la empresa. Al implementar tecnologías de automatización, es posible eliminar tareas de bajo valor añadido de manera rápida, sencilia y rentable, reduciendo hasta un 80% los gastos de gestión.
En muchas empresas donde las cuentas por pagar se gestionan manualmente, un problema común es la dificultad para emparejar las facturas de los proveedores con los pedidos iniciales, lo que complica el seguimiento contable de la actividad. La automatización simplifica este proceso, permitiendo establecer relaciones claras y manteniendo las cuentas organizadas. La automatización mejora la calidad de la relación con los proveedores, fortaleciendo la confianza al garantizar los pagos precisos y puntuales. Esto da a los proveedores la certeza del cobro de sus facturas.
No obstante, no sólo el personal del departamento de cuentas por pagar se beneficiará de la automatización de estas tareas, sino que también impactará positivamente a toda la empresa. Desde los compañeros que necesitan la aprobación de artículos y pedidos para continuar con su trabajo, hasta los directores financieros que desean acceder a una mayor cantidad de datos para sus informes, existen varias ventajas significativas que las organizaciones pueden obtener al adoptar una gestión automatizada de las cuentas por pagar.
Uno de los principales beneficios de la digitalización de facturas es obtener información en tiempo real sobre la actividad de la empresa. Esto es fundamental para que el departamento de finanzas pueda tomar decisiones informadas. En épocas de incertidumbre, crisis u otros momentos complejos para la empresa, contar con mayor visibilidad y control sobre la situación financiera es clave para poder tomar decisiones acertadas basadas en datos internos. Por ejemplo, la relación con los proveedores puede gestionarse de forma estratégica gracias a la información disponible sobre la gestion de pagos: el proceso de compraventa, los créditos a favor y las ventas pendientes de facturar. Esto proporciona un mayor margen de negociación en momentos de crisis.
Las tecnologías de automatización suelen poder integrarse con el ERP existente. Estas conexiones deben ser bidireccionales para que el ERP y el software de automatización se complementen y compartan información de manera eficiente.
Cómo la automatización mejora el proceso de las cuentas por pagar y reduce el riesgo de fraude
El procesamiento de facturas falsas y pagos fraudulentos puede tener serias consecuencias para las empresas, los clientes y los proveedores, por lo que es fundamental evitar que esto ocurra. Sin embargo, los procesos financieros que dependen de escanear y verificar manualmente los datos de las facturas con las órdenes de compra y los albaranes conllevan un alto margen de error, sin garantías de eliminar completamente este riesgo.
Una de las formas en que la automatización del proceso de las cuentas por pagar puede ayudar a evitar errores es mediante la aplicación de la conciliación triple. Los procesos manuales dependen del personal para detectar posibles errores antes de que se conviertan en un problema, algo difícil de lograr cuando se manejan de cientos o miles de facturas mensualmente. Sin embargo, la conciliación triple puede identificar discrepancias en el ciclo de cuentas por pagar antes de llegar a la etapa del pago.
Todo esto es posible gracias a la automatización de flujos de trabajo como el escaneo de facturas para extraer datos y compararlos con documentos anteriores. Esta acción, que antes requería buscar manualmente facturas en un sistema o, peor aún, documentos en papel en un archivador ahora puede realizarse automáticamente. Laconciliación triple automática verifica las facturas con la información del proveedor, la orden de compra inicial y los albaranes, asegurando que toda la información sea precisa y que el pago pueda procesarse correctamente. Cuando la conciliación triple automática detecta problemas, como cantidades incorrectas de productos o precios equivocados, se retiene el pago al vendedor o proveedor hasta que se resuelve la situación. Esta automatización emite notificaciones instantáneas si se detecta alguna anomalía, lo que reduce significativamente la probabilidad de fraude, pagos duplicados o información errónea en el sistema (también disminuye las posibilidades de problemas más graves). Este es un beneficio fundamental en la gestion de facturas y pagos fraudulentos que solo se puede obtener aplicando la automatización de las cuentas por pagar.
El COVID–19 ha demostrado la importancia de la tecnología para aumentar la eficiencia, la productividad, reducir el margen de error y mejorar la visibilidad durante una crisis. Quienes tengan sus cuentas más organizadas dispongan de datos relevantes para tomar de decisiones estratégicas estarán mejor preparados para enfrentar futuras crisis.
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