Aumenta tu ROI gracias a la automatización del proceso de cuentas a pagar

En el ámbito empresarial, la eficiencia y la optimización de procesos son fundamentales para alcanzar el éxito. Un aspecto esencial en este sentido es la gestion de cuentas a pagar, que a menudo se subestima en favor de áreas más destacadas como el Marketing o las ventas. Sin embargo, automatizar este proceso tiene un impacto notable en la eficiencia operativa y la salud de la empresa.

ROI Cuentas a pagar: definición y significado

El retorno de inversión ( ROI, por sus siglas en inglés ) en el contexto de cuentas a pagar se refiere a la relación entre los beneficios obtenidos al automatizar o mejorar el proceso de cuentas a pagar y la inversión realizada para implementar esas mejoras.

La automatización de las cuentas a pagar puede generar ahorros significativos al reducir errores humanos, agilizar los procesos y aprovechar descuentos por pagos anticipados. Estos ahorros, junto con la mejora en la eficiencia operativa y la liberación de tiempo para que el personal se enfoque en tareas de mayor valor, contribuyen a un aumento en la rentabilidad, y por lo tanto, en el ROI.

En resumen, el ROI en cuentas a pagar mide la eficacia de la inversión realizada en la optimización de este proceso en términos de los beneficios financieros que genera para la empresa.

Funcionamiento de los procesos cuentas a pagar

El proceso de cuentas a pagar se inicia cuando una empresa recibe una factura de un proveedor por productos o servicios. La factura se ingresa en el sistema contable y se envía al departamento de cuentas a pagar para su gestion. En este punto, se verifica el detalle de la factura, se autoriza el pago y se registra en los registros contables adecuados. Una vez autorizada, la factura se programa para su pago dentro de los plazos acordados con el proveedor.

Desafíos vinculados a la gestión del ROI cuentas a pagar

Aunque es crucial, la gestion de las cuentas a pagar presenta varios desafíos para las empresas. Uno de los más habituales es el riesgo de errores humanos durante la entrada de datos y la validación de facturas. Además, los procesos manuales son intrínsecamente lentos y pueden provocar retrasos en los pagos, lo que perjudica las relaciones con los proveedores. Otro reto importante es la falta de visibilidad y control sobre el proceso, lo que dificulta identificar áreas de mejora y tomar decisiones estratégicas acertadas.

Importancia de la optimización de procesos de cuentas a pagar

Debido a la complejidad y los desafíos relacionados con la gestion de las cuentas a pagar, optimizar estos procesos es esencial para empresas de cualquier tamaño que busquen mejorar su eficiencia financiera. Una gestion eficaz de cuentas a pagar tiene un impacto notable en diferentes aspectos del negocio, como la reducción de costes operativos, la mejora de la precisión y puntualidad en los pagos, así como el fortalecimiento de las relaciones con los proveedores.

En resumen, la digitalización es una herramienta valiosa para optimizar los procesos empresariales, ya que facilita la agilización de tareas que de otro modo serian tediosas y propensas a errores. La implementación de un sistema automatizado mejora considerablemente la eficiencia en el manejo de facturas y pagos a proveedores, lo que se traduce en una reducción de los tiempos de procesamiento y una disminución de los riesgos derivados de errores humanos.

Sin embargo, la adopción de esta tecnología no se limita solo a adquirir herramientas, sino que también implica la necesidad de demostrar su valor y rentabilidad a los lideres de la organización. Este reto es especialmente relevante para el director financiero, quien debe justificar la inversión en la automatización de estos procesos. Por ello, comprender el retorno de la inversión asociado con este tipo de proyectos es esencial para evaluar su viabilidad y sus beneficios a largo plazo.

Estrategias para optimizar procesos de cuentas por pagar

Existen varias estrategias que las empresas pueden implementar para optimizar sus procesos de cuentas a pagar y mejorar su eficiencia financiera. Una de las estrategias más eficaces es la automatización de los procesos de cuentas a pagar utilizando un software especializado. Como hemos señalado con anterioridad, la automatización reduce los errores humanos, acelera el tiempo de procesamiento, mejora la visibilidad y el control sobre el proceso. Esta herramienta es esencial para que una empresa no se quede atrás en un mercado cada vez mas competitivo.

¿Cuáles son las labores vinculadas a las cuentas a pagar?

En síntesis, el procedimiento de cuentas a pagar implica la validación de facturas antes de su pago. Comienza con la recepción de la factura del proveedor, la cual debe ser organizada, revisada para detectar posibles errores, aprobada por personal autorizado, procesada, pagada y finalmente registrada en los registros contables de la empresa.

Aunque pueda parecer una tarea sencilla, realizarla manualmente puede resultar bastante laborioso. Examinemos algunas de las actividades relacionadas con las cuentas a pagar.

Estructuración: en un proceso manual, es necesario gestionar la recepción de facturas en diversos formatos, como papel, correos electrónicos o documentos digitales. Estas facturas deben ser impresas, clasificadas, agrupadas y organizadas antes de avanzar con el proceso. Esta etapa generalmente consume una cantidad considerable de recursos del equipo financiero y toma mucho tiempo.
Verificación y corrección de errores: Cada factura debe ser revisada para identificar discrepancias con los documentos de compra originales. Es necesario detectar posibles errores, como diferencias en los precios o datos incompletos, como números de confirmación de pedido. Además, las facturas deben ser cotejadas con las órdenes de compra pendientes, un proceso que puede ser tedioso y similar a una conciliación bancaria.
Autorización: las facturas verificadas deben ser remitidas al responsable de la aprobación, junto con la información correspondiente. Si falta información, se agrega una tarea adicional al proceso.
Monitoreo: se debe dar seguimiento a las facturas para asegurarse de que se aprueben a tiempo. De lo contrario, los pagos pueden demorarse, lo que puede dar lugar a retrasos en la entrega de productos o penalizaciones por pagos tardíos.
Liquidación y archivo: tras obtener todas las aprobaciones necesarias, se procede al pago de la factura, se archiva y registra en el sistema contable o de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa. Este paso es esencial para fines de auditoría.

Automatización de procesos de cuentas a pagar: beneficios y tecnologías asociadas

La automatización de estos procesos proporciona importantes beneficios para las empresas, como la disminución de costes operativos al reducir la dependencia de la mano de obra manual, una mayor precisión y consistencia en el procesamiento de facturas, y una aceleración en el tiempo de procesamiento. Las tecnologías clave vinculadas a la automatización de cuentas a pagar incluyen el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el aprendizaje automático, la automatización robótica de procesos y la integración de sistemas.

La importancia de automatizar el proceso de cuentas a pagar y la aprobación de facturas es indiscutible. La pregunta clave que surge es si se puede esperar un retorno positivo de la inversión. Para abordar este interrogante, analizaremos el “retorno” del ROI en cuentas a pagar, y finalmente exploraremos los costes asociados con la implementación y el uso de una herramienta.

Pero antes, ¿qué ventajas se obtienen mediante la adopción una tecnología de procesamiento automatizado de las cuentas a pagar?

Reduce el tiempo empleado en un 70 %:  la automatización de las cuentas a pagar en un departamento puede disminuir significativamente el tiempo empleado en procesos manuales, permitiendo que el personal se dedique a otras tareas. La lógica es sencilla: tecnologías como el OCR inteligente digitalizan la información de las facturas casi de inmediato. Lo que solía ser un proceso lento y repetitivo de ingreso de datos ahora se realiza en cuestión de segundos.
Acorta los plazos de entrega de varios días a unos minutos:  según un estudio de The Aberdeen Group, las empresas con un bajo nivel de automatización pueden tardar hasta 16,3 días en promedio para procesar una factura. Con una solución sólida de automatización de cuentas a pagar, el tiempo transcurrido entre la recepción de una factura y su liquidación puede reducirse drásticamente, agilizando las respuestas y fortaleciendo las relaciones con los proveedores. Además, se obtiene información financiera en tiempo real y se evitan penalizaciones por pagos tardíos.
Elimina errores en un 97 %: a diferencia de un equipo humano, los programas informáticos pueden repetir tareas sin cometer errores. Al automatizar las fases del proceso, se pueden validar los datos de las facturas desde el principio, eliminando errores manuales, identificando facturas duplicadas y mejorando la colaboración con los proveedores. En casos excepcionales donde el sistema no reconoce algún dato de la factura, una verificación rápida por parte de una persona puede resolver el problema.
Facilita el acceso a las cuentas a pagar desde cualquier lugar:  los procesos en papel requieren la presencia física en un lugar específico, mientras que los procesos digitales, especialmente los basados en la nube, pueden llevarse a cabo desde cualquier parte del mundo con conexión a Internet. Con la solución adecuada, los gestores pueden recibir notificaciones en sus dispositivos móviles sobre nuevas facturas para su aprobación, simplificando significativamente esta tarea.
Genera un ahorro de costes en torno al 80 %:  la automatización elimina los procesos manuales que elevan los gastos en el procesamiento de cuentas a pagar, como la contratación de personal adicional a medida que aumenta el volumen de facturas, la entrada de datos y el archivado manual. Además, reduce costes asociados con el envío y almacenamiento de facturas en papel. Por ejemplo, según varias investigaciones, el procesamiento manual de facturas puede costar entre 10 y 25 € por factura, mientras que con una automatización completa, el coste puede reducirse a solo 3,20 € por factura.
Permite aprovechar descuentos por pagos anticipados: con un sistema automatizado, los responsables de la aprobación pueden acceder al estado de los pagos en cualquier momento y lugar. Esto facilita la obtención de la mayoría, si no todos, los descuentos por pagos anticipados que ofrecen los proveedores y minimiza las penalizaciones por pagos tardíos.

El procesamiento manual de facturas tiene un coste promedio que oscila entre 10 y 25 euros por factura; en cambio, el procesamiento de facturas completamente automatizado reduce el coste a sólo 3,20 euros por factura procesada.

Además, es necesario considerar los gastos asociados con enviar las facturas a una ubicación central para su procesamiento, así como los costes de almacenar cajas, armarios y otros dispositivos de archivo llenos de facturas y documentos en papel. Esto son costes tangibles y reales que se eliminan con una solución de automatización eficiente basada en la nube.

¿Los proveedores ofrecen descuentos por pagos anticipados sobre el importe de la factura?

Según el informe ROI de cuentas a pagar de IOFM, el 80% de las empresas encuestadas respondieron afirmativamente. Un sistema automatizado permite que los responsables de la aprobación accedan al estado de los pagos desde cualquier lugar y momento, lo que facilita el avance eficiente de las facturas en el proceso de cuentas a pagar. Esto posibilita aprovechas la mayoría, si no todos, los descuentos por pagos anticipados ofrecidos por los proveedores y reducir o eliminar al máximo las penalizaciones por demora.

¿Cómo determinar el ROI cuentas a pagar?

Calcular el retorno de la inversión para la automatización de cuentas a pagar es esencial para evaluar su viabilidad. ¿Cómo hacerlo de manera sencilla?

Número de facturas mensuales: si procesas 500 facturas al mes manualmente, tienes una base sólida.
Tiempo promedio por factura: un empleado suele tardar 12 minutos en procesar manualmente una factura. Con la automatización, este tiempo se reduce a unos 2 minutos.
Tiempo de aprobación promedio: los responsables de aprobación pueden aprobar 10 facturas por hora manualmente, pero con la automatización, pueden hacer el doble en el mismo tiempo.
Tiempo promedio para corregir una factura: supongamos que el 10% de las facturas tienen errores. Manualmente, llevaría unos 20 minutos corregir un error, mientras que con la automatización solo tomaría en torno a 5 minutos.
Coste promedio por hora del personal: el coste total de un profesional de cuentas a pagar se estima en alrededor de 30 € por hora.
Costes de instalación e integración: supongamos que la instalación inicial cuesta 2.500 € y la integración con el sistema ERP agrega 100 € al mes.
Cuota de suscripción mensual: con 500 facturas al mes y hasta 10 usuarios, la suscripción mensual sería de 145 €.

 Implementación exitosa de la automatización de procesos de cuentas a pagar

La implementación exitosa de la automatización en la gestión de facturas requiere una cuidadosa planificación y ejecución. Es importante seleccionar el software adecuado que satisfaga las necesidades específicas de la empresa y garantice una integración fluida con los sistemas existentes. Además, es fundamental proporcionar una capacitación adecuada al personal para garantizar una adopción exitosa de la nueva tecnología.

En conclusión, optimizar los procesos cuentas a pagar es esencial para mejorar la eficiencia financiera y la competitividad de las empresas en el mercado actual. Al implementar estrategias de optimización, como la automatización de procesos, las empresas pueden reducir costes, mejorar la precisión y la puntualidad en los pagos, consolidando así la relación con los proveedores. En el futuro, la tecnología seguirá desempeñando un papel importante en la evolución de los procesos de cuentas a pagar, con avances en aprendizaje automáticos e inteligencia artificial que prometen potenciar aún más la eficiencia de estos procesos.