Un salvavidas para la función financiera: Software para la contabilización automática de facturas

¿Para qué sirve la contabilización automática de facturas?

La primera pregunta es ¿por qué automatizar el procesamiento contable de las factura? En pocas palabras, los procesos manuales requieren mucho tiempo, son costosos y propensos a errores y la contabilidad automatizada termina siendo la mejor solución a estos problemas.

El proceso manual implica: la creación de facturas, su envío a los proveedores, el seguimiento en caso de retrasos en los pagos y, en última instancia, la aprobación de los pagos.

Todo este proceso consume una tonelada de tiempo para los departamentos de contabilidad y finanzas que lo manejan manualmente. La PYME promedio tarda alrededor de 25 días en procesar una sola factura cuando se utilizan procesos manuales.

Los procesos manuales tampoco proporcionan una pista documental e información fiable, ya que puede no quedar claro quién creó, tramitó y aprobó las facturas, especialmente cuando se trata de varios proveedores.

El salvador en este escenario ha sido sin duda el desarrollo de tecnologías de digitalización, la inteligencia artificial (IA), el Machine Learning y la automatización, que logran disminuir la cantidad de tiempo y los problemas que enfrenta el procesamiento manual contable de facturas.

El cambio al procesamiento de facturas automatizado puede generar importantes ahorros de costes. Cuando una factura en papel normalmente le costaría a una empresa procesarla por alrededor de 14€, una factura automatizada y digitalizada puede costar solo 2€, con un ahorro promedio de alrededor del 70 - 80% en comparación con el procesamiento manual.

Para las empresas que procesan cientos o miles de facturas cada mes, los ahorros pueden acumularse rápidamente.

Los beneficios adicionales del procesamiento contable automatizado de facturas se pueden encontrar en una reducción del 30% del tiempo en el procesamiento de facturas, así como una reducción significativa en la posibilidad de error humano y, por lo tanto, de fraude.

Además, dado que se enseña a la tecnología a aprender de los registros existentes, las facturas no se aprueban a menos que coincidan con todos los registros escaneados de documentos anteriores, lo que significa una mayor seguridad, precisión y tranquilidad que se refleja en el asiento contable.

Si quieres conocer más en detalle los beneficios de la automatización contable:

¿Qué es la contabilidad automática de facturas?

Para entender qué es la contabilidad automática de facturas hay que entender de antemano qué es la contabilidad manual, (no automática), de facturas a la cual se enfrentan muchos departamentos financieros de empresas hoy en día.

Realizar manualmente la contabilización de las facturas implica que una (o varias personas) del departamento financiero estén procesando e ingresando a mano, los datos de cada factura y realizado, a mano también, la imputación contable. Así, a simple vista parece no tener mayor complejidad, pero seguramente aquellos que estén haciendo esta tarea digan todo lo contrario y comenten también lo engorroso que es hacerlo así.

Poder pensar en automatizar la contabilidad de las facturas implica que el equipo financiero dejaría de lado tareas manuales y repetitivas que son grandes fuentes de errores, para enfocarse en tareas de mayor valor agregado. A su vez, implica que todo el equipo va a estar más motivado porque dejará de hacer tareas operativas, redundantes y comenzará a hacer tareas que aportan valor a la empresa.

En conclusión, la contabilidad automatizada es la aplicación de RPA y otras tecnologías inteligentes, para agilizar y facilitar los procesos internos del departamento financiero. El uso de la automatización contable permite convertir los procesos en unos más productivos y eficientes.

¿Cuáles son los beneficios de implantar una herramienta de contabilidad automática de facturas en una asesoría?

Si comparamos un software de automatización de Cuentas a pagar con los procesos manuales podemos ver rápidamente las ineficiencias de este último. Mientras que el procesamiento contable manual se basa en las habilidades de mecanografía de los contables para la entrada de datos, la automatización de las Cuentas a pagar genera ahorros de más de 10€ por factura y reduce el tiempo de procesamiento y del workflow de aprobación en un 50%.

Otros beneficios importantes incluyen:

• Mejora de la actividad de seguimiento y pilotaje.
• Gestión rápida y sin complicaciones de los períodos de cierre de cuentas.
• Acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana a facturas digitales, datos de cuentas y datos analíticos, utilizando cualquier dispositivo de red que esté configurado para su sistema.
• El seguimiento del compromiso y del gasto conduce a una mejor capacidad de seguimiento y previsión presupuestaria.
• La trazabilidad y la transparencia de un extremo a otro de las intervenciones hacen que el proceso de contabilidad sea confiable y seguro.

Otro beneficio de la automatización del procesamiento contable de facturas es que puede mejorar las relaciones comerciales con los proveedores. Por esta razón, la elección del software de automatización de Cuentas a pagar debe ser exhaustiva para encontrar el que mejor se adapte a su negocio.

¿Cómo saber qué programa de contabilidad es para mi?

Seleccionar el mejor software de procesamiento contable de facturas automatizado puede ser una tarea abrumadora. El mercado actual de sistemas automatizados de Cuentas a pagar crece día a día y puede resultar confuso saber por dónde empezar.

Hay herramientas que realizan una automatización parcial, una automatización completa y ninguna automatización en absoluto, mientras que algunas pueden no integrarse en su ERP o sistema financiero actual. Algunos pueden necesitar implementaciones personalizadas para que funcionen, lo que lleva tiempo, mientras que otros requerirán capacitación personalizada.

Para brindar una guía, nos preguntamos por qué las empresas necesitan automatizar el procesamiento de sus facturas en primer lugar y ahora hemos compliado una lista de los atributos clave necesarios para asegurarse de elegir el mejor software de procesamiento de facturas automatizado para su negocio.

Al investigar el servicio de automatización de las Cuentas a Pagar para el procesamiento de facturas, es fundamental definir objetivos, puntos de control y expectativas claros.

Para lograr esto, recomendamos adherirse a las siguientes mejores prácticas para la contratación de software de Cuentas a pagar:

• Habla con las diversas partes interesadas del proceso (director financiero, contables, compradores, aprobadores, alta dirección, etc.) para comprender completamente los problemas que encuentran y que deben solucionarse con la solución. Al involucrar a los futuros usuarios a partir de la fase de diseño, puedes garantizar mejor su participación en el proyecto.
  
  
• Enumera todos los "puntos débiles": trabaja con los equipos para identificar las tareas que hacen perder tu tiempo o que son una fuente de errores, y señala otros factores como redundancias inútiles: entrada de datos múltiples, debilidades de la empresa falta de cumplimiento normativo, facturas perdidas y consecuencias relacionadas, pagos dobles, demoras en el procesamiento, tiempo dedicado al procesamiento de facturas, cierre tardío debido a la falta de datos confiables y disponibles, falta de análisis para evaluar adecuadamente los gastos por sitio o producto, y más. Intenta cuantificar el verdadero costo de cada problema identificado tanto como sea posible.
  
  
• Describe la situación actual, respondiendo preguntas como: ¿qué tipos de documentos deben procesarse y en qué volúmenes? ¿Qué caminos siguen las facturas? ¿Quién está involucrado y en qué pasos: ¿orden de compra, aprobación? Qué herramientas de informes existen para verificar los datos.
  
  
• Identifica claramente las reglas de control y sus expectativas potenciales, sin dejar de centrarse en su objetivo de simplificar las operaciones. Esto le ahorrará tiempo al implementar el proyecto, al minimizar los riesgos de alineación incorrecta de la solución elegida con las expectativas de la empresa.
  
  

Una vez que hayas sentado las bases y hayas acordado objetivos claros, puede comenzar su comparación de software de Cuentas a pagar para encontrar la solución ideal.

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Al investigar, considera lo siguiente:

Coexistencia: una solución de automatización de la contabilidad debe funcionar con sus sistemas existentes. Antes de comprometerse, asegúrese de que se pueda integrar fácilmente con su ERP, CRM y soluciones de contabilidad.

Cobertura completa de procesos y flujos de trabajo: tu plataforma debe cubrir todos los procesos y flujos de trabajo para maximizar el rendimiento. Para automatizar el proceso de entrada de datos y validación de facturas de manera efectiva, la solución debe estar preparada para la captura multicanal de todos los tipos de documentos en múltiples formatos.

Trazabilidad de extremo a extremo: la solución debe contar con mecanismos de autenticación de usuarios, así como una clasificación segura y un archivo electrónico para todas las operaciones.

Atención al cliente siempre activa: ya sea que se trate de incorporaciones o expansiones de la plataforma, siempre habrá contratiempos. Esta es la razón por la que el proveedor debe brindar soporte y asistencia de primera clase, que incluye una línea directa de fácil acceso y un chat web para capacitación continua o resolución rápida de problemas.

Yooz ofrece la tasa de automatización más alta según los estándares de la industria combinada con una simplicidad extrema para ayudar a los equipos de contabilidad y a los líderes financieros a abordar sus desafíos desde la compra hasta el pago.

Si quieres conocer más acerca de cómo funcionan estos software y deseas conocer cómo se aplica IA y Machine Learning para mejorar sus procesos contables y financieros, ¡no te pierdas este webinar en replay!

Por qué elegir Yooz: Software para la contabilización automática de facturas

Yooz es una plataforma líder en el mercado de contabilización automática de facturas, destacándose por su integración de inteligencia artificial y aprendizaje profundo. Este software permite a las empresas automatizar hasta un 80% de las facturas sin configuración previa, simplificando así cada proceso contable desde el pedido de compra hasta el pago. Con el respaldo de 5000 clientes y más de 200 millones de documentos procesados, Yooz ofrece una solución integral que optimiza la gestión empresarial.
A través de su fácil integración con más de 250 conectores nativos, Yooz asegura una digitalización eficiente de documentos y un ahorro significativo en la gestión administrativa. La herramienta incluye funcionalidades de escáner y smart data extraction, permitiendo la extracción precisa de datos y la reducción de errores, lo que mejora la productividad de los profesionales contables.
Con su presencia en 44 países, Yooz facilita el cierre contable trimestral y proporciona plantillas personalizables para adaptarse a las necesidades de cada negocio. Gracias a su enfoque en la innovación constante y el procesamiento automático, es la solución ideal para empresas que buscan optimizar tareas contables, mejorar la gestión de información y aumentar la eficiencia del equipo de trabajo.