Las empresas de hoy en día se enfrentan a una serie de retos. Los entornos de trabajo cambian, los requisitos legales aumentan y, gracias al comercio electrónico, incluso las pequeñas empresas tienen una presencia global. En todos los casos, independientemente del tamaño, disponer de un sistema de gestión documental eficaz puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso. Esto es válido tanto para los procesos contables manuales como para la contabilidad automatizada.
¿Qué es el software de captura de documentos?
Ya sea básico o avanzado, el software de captura de documentos se refiere a las aplicaciones que automatizan el proceso de importación de documentos, añadiendo tanto eficiencia como estandarización a los procesos contables. Es un paso crucial en el sistema de gestión de documentos, desde el escaneo de documentos a un formato electrónico que pueda visualizarse en línea (incluyendo texto e imágenes) hasta la importación de documentos electrónicos existentes al sistema (como la creación de un PDF a partir de un documento Word).
El software avanzado de captura de documentos se diferencia en que es capaz de recibir múltiples formatos de diferentes canales y realiza automáticamente una extracción de datos muy precisa utilizando tecnología como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para comparar la información. A continuación, utiliza una combinación de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (Machine Learning) para convertir los datos (incluidas las imágenes) en un formato digital.
Es importante recordar que la captura de documentos no sólo se refiere a la automatización de nuevos registros, sino también a la capacidad de convertir los archivos de papel existentes e integrarlos en el mismo almacenamiento de documentos que el resto del material más nuevo. Al fin y al cabo, esta información es tan valiosa para las organizaciones como cualquiera de los nuevos documentos electrónicos que se generan. De hecho, poder acceder, utilizar o compartir rápidamente la información histórica sobre operaciones, productos, clientes, etc., mejora la colaboración entre departamentos. Por supuesto, también elimina el riesgo de perder estos importantes datos históricos.
¿Por qué es importante? ¿Por qué no usar papel en nada?
El software de captura de documentos tiene que ver con la eliminación del papel, pero ¿por qué es importante? Se han escrito una infinidad de artículos sobre cómo la eliminación del papel puede reducir los costes, agilizar el flujo del proceso de facturación y ofrecer una mayor seguridad contra los errores o el fraude. Sin embargo, existen otros argumentos sobre por qué una organización debería prescindir del papel y por qué es tan importante contar con un sistema de software de captura de documentos automatizado.
En primer lugar, el argumento estratégico. La eliminación del papel es cada vez más la base esencial de la digitalización. Para las empresas. De hecho, las investigaciones muestran que el 70% de las organizaciones ya tienen una estrategia de transformación digital o están trabajando en ella[1].
En segundo lugar, el argumento legal. El gobierno de España ha establecido plazos en relación con los requisitos de la facturación electrónica, incluido el almacenamiento digital de los documentos. Si bien esto supone una oportunidad para automatizar todo el flujo de trabajo de procesamiento de facturas (lo que también significa que cada transacción se registra, simplificando automáticamente cualquier proceso de auditoría o evaluación), la implementación de un software de captura de documentos es una base para cumplir con los requisitos legales de facturación electrónica.
En tercer lugar, la organización. La gestión inteligente de los documentos es clave para el éxito de la automatización, la recopilación de información y, de hecho, todas las operaciones de la empresa. Se acabaron los papeles perdidos, el tiempo dedicado a organizar el material, las búsquedas de información más rápidas y sencillas, y el tiempo dedicado a archivar y recuperar la información necesaria para tomar decisiones estratégicas clave. En cambio, es tan fácil como hacer una búsqueda en la web.
Por último, la tecnología. La mejora constante de la tecnología se traduce en una gestión más eficaz de los documentos -tanto de la digitalización como de la captura-, así como en su asequibilidad. Gracias a la nube, incluso la empresa más pequeña puede ahora permitirse la misma tecnología y competir con empresas más grandes.
¿Cómo puedo integrar las soluciones de software de captura de documentos con mis sistemas actuales? ¿Es posible?
Una solución de captura de documentos independiente es sin duda mejor que no tenerla. También es un buen paso hacia la transformación digital. Sin embargo, la mejor opción con más beneficios para una empresa sería obtener una solución de captura de documentos como parte de una plataforma de automatización completa.
Un proveedor de automatización de cuentas por pagar basado en la nube como Yooz entiende lo importante que es dar ese primer paso. De hecho, el software avanzado (inteligente) de captura de documentos de Yooz ya está familiarizado con cientos, si no miles, de formatos de facturas. La plataforma también es capaz de sincronizar la información con el sistema existente de la empresa mediante una función de sincronización automática o mediante actualizaciones por lotes a intervalos regulares. Algunos proveedores de automatización de cuentas por cobrar se asocian con otras plataformas -en concreto, con sistemas de gestión de recursos empresariales-, lo que garantiza un flujo de información perfecto entre los dos sistemas.
¿Cuáles son mis próximos pasos?
Obviamente, el software de captura de documentos implica mucho más que el proceso de escanear papel en un sistema. Y, aunque pronto será necesario para hacer negocios en toda Europa (si no pronto en todo el mundo), la captura correcta de documentos como parte de un proceso automatizado seguirá proporcionando beneficio tras beneficio.
Optimiza tus procesos con Yooz: Software de captura de documentos
Yooz se posiciona como la principal opción para empresas que desean potenciar la eficiencia en la gestión documental mediante su avanzado software de captura de documentos. Esta herramienta integral combina inteligencia artificial (IA), aprendizaje profundo (Deep Learning) y automatización robótica de procesos (RPA) para lograr una automatización del 80% de las facturas sin necesidad de configuración previa. La capacidad de Yooz para integrarse fácilmente en sistemas de información existentes, con más de 250 conectores nativos disponibles, garantiza una implementación sin problemas. Con una experiencia incomparable respaldada por más de 5000 clientes y el procesamiento de 200 millones de documentos, Yooz es reconocido como un líder en innovación con un enfoque único en el procesamiento automático de documentos. Además, su compromiso con la investigación y el desarrollo, con el 25% de los ingresos reinvertidos en I+D y más de 1000 años-hombre dedicados a la plataforma, asegura una solución potente y sostenible en el tiempo. Con un sólido crecimiento anual del 40% y reconocido en todo el mundo, Yooz es la opción preferida por el ecosistema financiero global.
