Los programas de gestión documental han ido ganando peso a lo largo del tiempo en las empresas. Especialmente, cuando tienen que trabajar con un elevado volumen de documentos. En este sentido, el desarrollo que han experimentado se ha reflejado, de forma principal, en la utilización de plataformas de almacenamiento y de gestión de documentos en la nube, así siguiendo la transformación digital de la empresa.
Este es el motivo por el que aquí vamos a explicar lo que es un software de gestion documental en la nube. Pero no solo eso. También pondremos el foco en su importancia a la hora de digitalizar facturas y en automatizar los procesos de Cuentas a Pagar.
La gestión documental se define como el proceso de almacenaje de los documentos con el propósito de administrarlos y controlar su flujo. Tradicionalmente, esto se ha hecho en papel y utilizando grandes almacenes repletos de estanterías con archivadores.
Sin embargo, los tiempos fueron cambiando y, después, comenzaron a digitalizarse y a guardarse en discos duros y otros dispositivos de almacenamiento. Este modelo fue un paso más allá con la irrupción de las plataformas en la nube.
El concepto nube expresa una forma de operar y almacenar los datos y documentos de forma remota. Para ello, emplea un conjunto de servidores ubicados en un lugar concreto, al cual el usuario puede acceder en todo momento siempre que tenga conexión a Internet.
Por tanto, el concepto de gestión documental en la nube puede definirse como el conjunto de procesos destinados al almacenamiento seguro de los documentos y a su administración a través de internet. Para poder aprovechar todas las ventajas que esta forma de trabajar tiene, es indispensable contar con un gestor documental programa específico.
Pero ¿por qué? Muy sencillo. El mero hecho de almacenar los documentos en la nube en lugar de en un soporte físico implica no aprovechar todas las ventajas que este sistema aporta. En cambio, si se combina con un software adecuado, es posible disfrutar de una mayor seguridad y trazabilidad de los datos, por ejemplo.
Un software de gestión documental es un programa informático que facilita el trabajo a empleados de áreas de almacenamiento, acceso y distribución de los documentos empresariales. Es decir, una vez instalado y puesto en marcha, todos los empleados, siempre que tengan permisos de acceso, podrán utilizar los archivos guardados de forma inmediata.
Por ejemplo, imaginemos el caso de un empleado de un departamento de contabilidad que necesita revisar una factura de un proveedor de la empresa emitida hace 5 años. Si no tuviese a su alcance un programa de este tipo, necesitaría buscar manualmente el contenido en el archivo hasta encontrarlo. Pero, si dispone de uno, solo deberá hacer una rápida búsqueda a través del software para encontrarlo.
Hay muchísimas razones por las que un software de gestión documental es una herramienta imprescindible en el día a día de muchas empresas. Vamos a sintetizarlas del siguiente modo:
Mayor control sobre la organización: En primer lugar, porque facilita el flujo de todos los procesos. Especialmente, en el servicio de contabilidad y finanzas, que necesita gestionar las facturas del conjunto de la empresa. Además, puesto que asigna a cada documento un identificador único, encontrar lo que se busca es extraordinariamente fácil y rápido.
Ahorro de tiempo: Es decir, eleva el nivel de la compañía. Al agilizar todas las tareas relacionadas con la gestión documental, el personal puede dedicar su tiempo a cuestiones que realmente interesan al negocio. Por tanto, cada hora dentro de la jornada laboral también se torna más eficiente.
En primer lugar, y aunque solo sea a modo de recordatorio, conviene decir que las Cuentas a Pagar son cuentas de responsabilidad destinadas a reflejar las cantidades económicas que la empresa debe a sus clientes acreedores. Es decir, las deudas que mantiene por la adquisición de productos o la contratación de servicios.
Estas deudas pueden presentarse de modos muy diversos. Por ejemplo, pueden ser pagarés, préstamos o líneas de crédito. Lo que está claro es que todas ellas tienen un determinado plazo de vencimiento que, si se supera, puede dar lugar al pago de recargos o, incluso, a posibles embargos.
En este sentido, los programas de gestión documental cobran una importancia capital. En primer lugar, porque sus soluciones agilizan notablemente las tareas que, anteriormente, se llevaban a cabo de forma manual. Hacemos referencia, por ejemplo, al procesamiento de los pagos, a la aprobación de las facturas o a la simple introducción de los datos.
Para expresar de forma más clara cómo este tipo de programas cloud pueden ser un punto de ayuda al automatizar las Cuentas a Pagar, vamos a hacer un repaso por sus funciones más destacadas. Son estas:
A todo esto hay que sumar, además, que los softwares de gestión documental en la nube pueden integrarse sin problema con otros recursos relacionados con la contabilidad y la planificación de los recursos empresariales. Algunos de los más habituales son, por ejemplo, los programas ERP.
También crean copias de seguridad de forma regular y constante. Por ello, en caso de error o ataque cibernético, los gestores responsables de la administración o contabilidad de la empresa pueden tener la certeza de que no tendrán dificultades a la hora de recuperar los documentos del sistema.
Cuando utilizamos un software de gestión documental en la nube especializado en Cuentas a Pagar, toda la documentación e información recopilada se almacena en servidores externos. Es decir, en otros lugares ajenos a la empresa.
En cambio, cuando se emplea un sistema on-premise, los sistemas y servidores sí que se encuentran dentro de las instalaciones del negocio. Esta es la diferencia fundamental entre ambas formas de operar.
Evidentemente, operar desde la nube tiene una serie de ventajas incuestionables respecto a hacerlo desde un servidor local. Vamos a verlas:
Desde luego, si ponemos el foco en la automatización de las Cuentas a Pagar, tenemos que hablar de la importancia que tiene un software de gestión documental que, a la vez, se integre en el proyecto del departamento contable.
¿El motivo? Debemos tener en cuenta que la gestión documental es solo una parte del proceso. Sin embargo, por sí sola, no es de utilidad a la hora de realizar la contabilidad. En cambio, cuando se integra en los propios departamentos contables y financieros, como hemos dicho antes, es capaz de reducir hasta un 80 % los costes de los procesos relacionados.
En definitiva, un software de gestión documental en la nube o cloud capaz de automatizar los procesos relacionados con las Cuentas a Pagar y de integrarse en el departamento de contabilidad tiene muchos beneficios. En caso de que estés interesado en implementar esta solución en tu negocio, no dude en ponerte en contacto con nosotros.
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