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Uno de los procesos más antiguos del mundo es pagar al que te entrega un producto. Sin embargo, todo el proceso se vuelve más difícil a medida que las empresas crecen y el número de facturas y documentos pasa de sólo 1-2 al día a 1-200.000. Por eso las empresas recurren a la tecnología y, en el caso de la contabilidad, a la digitalización de facturas.
¿Pero qué significa esto?
Transformación digital
En la economía global de hoy en día, las empresas necesitan funcionar 24/7. Por este motivo, más ejecutivos recurren a la tecnología para crear formas nuevas y más eficientes de hacer negocios.
En términos generales, la transformación digital es utilizar una combinación de tecnología para automatizar las tareas manuales. Claro, esto le puede ahorrar tiempo y dinero a una empresa, pero tiene otra ventaja: la digitalización es una oportunidad para recopilar, almacenar y acceder a los datos necesarios con el fin de tomar mejores decisiones estratégicas. Para un departamento de finanzas y contabilidad, esto significa automatizar el proceso de cuentas por pagar y, en particular, digitalizar las facturas.
¿Cuáles son las ventajas de la facturación digital?
De principio a fin, son muchas las ventajas de pasar del trabajo manual al uso de software para digitalizar las facturas y otros documentos contables como:
Reducir errores y fraudes
El OCR inteligente de Yooz permite contabilizar y archivar facturas de ventas. El software de escaneo inteligente de facturas está específicamente diseñado para comparar imágenes e información para garantizar que no haya información duplicada o falsa. No importa el formato - pdf, jpeg, incluso un simple ticket - aplica validaciones y comprobaciones automáticas. Eso permite tener el control en sus operaciones en tiempo real.
Ahorro de tiempo
Un proceso digital no se cansa ni necesita comer. Puede funcionar todo el tiempo, y las cosas que solían llevar semanas o meses ahora sólo llevan horas o días. Yooz ha descubierto que la implementación de la automatización de cuentas por pagar con un proceso de factura digital puede funcionar hasta un 80% más rápido que un proceso manual.
Reduzca los costes
No sólo puede ahorrar dinero con un proceso más rápido y menos errores, sino que también ahorra en costes de papel y almacenamiento. Además, el uso de una plataforma basada en la nube significa que no tienes que preocuparte por los nuevos equipos o el mantenimiento. En este sentido las facturas electrónicas permiten controlar gastos rápidamente.
Garantizar el cumplimiento
Las facturas digitales (o electrónicas) ayudan a garantizar el cumplimiento de la normativa al crear un archivo y una vía de auditoría y cumplir con la nueva normativa de facturación electrónica tanto en España como en la UE.
Acceso instantáneo
El software basado en la nube le permite la gestión y el almacenamiento de facturas de forma electrónica, archivar la información y acceder a ella a su conveniencia dondequiera que esté, avanzar en las tareas, no perder ningún dato, consolidar desde su ordenador, tableta o teléfono. No es necesario que esperar a que te aprueben y cualquier información que necesites está rápidamente disponible al alcance de tu mano.
Esto significa que puede generar fácilmente informes para ayudar a controlar las operaciones de gestión de facturas y tomar mejores decisiones estratégicas.
Promover el conocimiento de la marca y la satisfacción de los empleados
Por un lado, tu contribución al cambio climático, reduciendo la explotación de recursos naturales. Ser más sostenibles beneficia intrínsicamente a tu marca en reputación. Pero también en tu empleabilidad, ganando y reteniendo talento. A todos nos gusta trabajar en empresas más responsables y comprometidas con la sociedad y el planeta.
¿Cómo elegir el software adecuado?
Mientras que en el pasado este tipo de tecnología de software sólo estaba al alcance de las empresas con mucho dinero, hoy -gracias a la nube- el tamaño y la liquidez no importan. Tanto si eres una pequeña SME como un autónomo, que te realiza directamente las operaciones o te lleva las cuentas una asesoría, tendrás las mismas funciones que las grandes empresas. La única diferencia será en términos de licencias, instalación y costes de mantenimiento. Esto se debe a que una plataforma basada en la nube como Yooz te permite pagar sólo por lo que necesitas o utilizas, y puedes aumentar o disminuir en función de tus necesidades. Simplemente establece tu plan y paga una cuota mensual en función del número de usuarios.
A partir de aquí puedes escalar y subir en número de usuarios o de funcionalidades o de capacidad de almacenamiento, según tus necesidades crezcan o no. Y de la misma manera, puedes bajarte o salir cuando quieras, nada de ata. Disfruta de todas las oportunidades que te da el software de Yooz que te permite digitalizar las facturas con el mismo smartphone. Adiós a picar los datos en lentas plantillas, buscar una impresora para sacar las copias, estar a expensas del departamento de contabilidad en vez de a los requerimientos de tu cliente.
Ha llegado el momento
La digitalización de facturas y tickets forma parte de un proceso de transformación digital mayor. Aunque sea un pequeño paso para empezar a digitalizar tus cuentas a pagar, supone un gran paso para la contabilidad. Introducir capacidad de automatización, de medir, de anticiparte al futuro y de ganar en fiabilidad no hará otra cosa de aumentar el valor de tu negocio. No lo dudes, Yooz es tu aliado perfecto para la gestión de la digitalización de facturas.
