Es cierto que la gestión de las compras en una empresa es muy complejo por varios motivos. En muchas organizaciones es aún un proceso manual donde cada orden de compra debe generarse a mano y en papel, lo que lo convierte en una gran fuente de errores y de retrasos en pagos a proveedores. Un proceso tan manual no contribuye al correcto funcionamiento de la empresa.
En este artículo abordaremos los principales problemas del departamento de compras y de la cadena de suministro de una organización, y trataremos las principales funcionalidades y ventajas de una herramienta o software de compras que sustituya los procesos manuales, para comprender mejor el impacto que puede tener para su negocio.
Desafíos en la Gestión de Compras: Limitaciones y Complejidades
La adquisición y compra entre empresas tiende a seguir un proceso similar independientemente del negocio o los proveedores. Algunos problemas son comunes al realizar pedidos o en la propia cadena de suministros y es importante comprender el impacto directo que tienen en la administración financiera de las empresas antes de buscar una solución.
La falta de claridad de los gastos y presupuestos comprometidos
Las empresas en general, y especialmente aquellas con múltiples sucursales, se enfrentan a diversas complejidades contables debido a la gestión de varios centros. Este desafío es aún más significativo para los encargados de la toma de decisiones financieras, ya que deben abordar de manera más precisa aspectos como los precios, pedidos, ventas y gastos, proveedores... Y también aspectos más complejos como el reabastecimiento, los almacenes, el stock, la demanda, la variabilidad en los precios de los servicios adquiridos debido a estacionalidad y, por ende, los márgenes brutos. En este contexto, cobra una importancia vital tener un control total de los gastos previstos y los presupuestos ya comprometidos.
La falta de veracidad e integridad de la base de datos
Otra área particular de preocupación es la falta de veracidad e integridad en la base de datos de compras. La dependencia de métodos manuales para registrar y rastrear las transacciones de compra abre la puerta a errores humanos, omisiones y duplicaciones. Estos errores no solo minan la precisión de los registros, sino que también pueden tener un impacto directo en la toma de decisiones empresariales informadas.
En un entorno donde la eficiencia y la precisión son esenciales, es crucial abordar este problema para garantizar que la gestión de compras contribuya de manera efectiva al correcto funcionamiento y éxito continuo de la empresa.
La falta de claridad en los procesos internos y relaciones externas
La eficacia de la gestión de compras se ve constreñida por diversas limitaciones, como la demora en la entrada y procesamiento manual de documentos de adquisición, junto con procedimientos de validación que resultan poco eficientes y carecen de claridad.
Además de estas dificultades, se presentan circunstancias particulares vinculadas a configuraciones específicas, tal es el caso de las redes de franquicias, donde múltiples entidades jurídicas interactúan diariamente, a menudo tratando la misma factura. Esta complejidad desafía la tarea de mapear los flujos y procesos interconectados, revelando una maraña de interacciones entre estas entidades. Al intentar abordar esta problemática, se hace evidente que todo se asemeja a un intrincado laberinto, donde los costes, los tiempos de procesamiento y la seguridad de los datos parecen volverse incontrolables.
Esto afecta especialmente en son los tiempos de entrada y procesamiento manual de documentos de compras y genera procesos de validación ineficientes y poco claros.
La buena noticia es que hoy existen diversos softwares de gestión, con tecnologías sencillas que se pueden adaptar a todos los tamaños de empresa, sectores de actividad, y necesidades concretas. Estas soluciones están pensadas para poder conectarse con el resto de herramientas de la empresa como puede ser el ERP, un sistema de facturación, un CRM, un programa para el inventario, etc.
Software en la nube para la gestión de compras
Desafíos en la automatización de Cuentas a Pagar
Si bien la mayoría de las empresas tienen soluciones para capturar y escanear documentos, dirigirlos automáticamente y ponerlos en el flujo de trabajo de aprobación, solo el 41% de las empresas utilizan actualmente la automatización completa del proceso de las Cuentas a pagar según el informe "State of automation ePayables" de Ardent Partners.
Los investigadores de mercado ven algunas señales alentadoras de que la adquisición de pagos electrónicos B2B está aumentando en aproximadamente el 43% de los departamentos financieros que encuestaron en 2020.
Impacto de la pandemia en la gestión financiera y de tesorería
Ese aumento es producto de la pandemia de COVID-19, ya que la mejora de la gestión de la tesorería en la empresa se ha convertido en el centro de atención. Como dice Ardent, "existe un valor significativo sin explotar en la cadena de suministro financiero, en particular la operación de pago a proveedores, que está disponible solo para las empresas lo suficientemente inteligentes como para aprovechar las herramientas y capacidades para desempolvarlo". Es un proceso de aprendizaje y cada vez más empresas están viendo la necesidad de comenzar a centrarse más en los pagos a proveedores.
Transformación digital en la gestión empresarial y de compras
Las tecnologías en la nube han experimentado un auge en los últimos años, y la pandemia ha impulsado aún más su implementación en empresas de diversas dimensiones y sectores. La naturaleza del trabajo a distancia demanda la capacidad de mantener nuestras operaciones desde cualquier lugar y en cualquier momento.
En el ámbito de la gestión documental, y particularmente en el contexto de las compras, el software en la nube brinda una serie de beneficios y funcionalidades:
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Proporciona una plataforma que puede ser implementada con celeridad, y muchas de estas plataformas son accesibles mediante aplicaciones.
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No exige un gran desarrollo tecnológico para comenzar a utilizarlo; solo se requiere una conexión a internet para acceder a través de una página web con un usuario y contraseña.
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El modelo económico resulta muy conveniente y accesible para empresas de cualquier tamaño.
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Estas plataformas son de uso intuitivo y amigable.
¡Y lo más significativo es que podemos mantener acceso a todos nuestros documentos de manera remota y en formato digital! Esta característica es de vital importancia para cumplir con los retos que plantea la "nueva normalidad".
La gestión de compras en la nube se convierte en esencial para asegurar la continuidad operativa de la empresa independientemente de circunstancias externas, y para mantener un seguimiento preciso de los compromisos con diversos proveedores.
En la actualidad, se presentan cifras preocupantes en relación a la gestión de compras empresariales. Por ejemplo:
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Existe un retraso del 31% en los pagos a proveedores en la empresa, lo cual genera tensiones y conflictos que afectan negativamente la gestión global de la organización.
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Se observa una considerable falta de visibilidad, con un 3.5% de errores en los pagos. Ya no resulta viable continuar sufragando estos errores de origen humano que acarrean costes exorbitantes para las organizaciones.
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Un 70% de los intentos de fraude documental se registran, y las tecnologías de gestión de compras tienen la capacidad de identificar estos intentos, evitando así situaciones incómodas y costes inesperados.
El software en la nube, para cualquier finalidad, pero especialmente para la gestión empresarial y de compras, se convierte en un pilar fundamental para el funcionamiento saludable de la organización.
La clave del éxito: contar con un software de gestión de compras con funcionalidades extensas
Tanto empresas grandes como pequeñas tienen sólidas razones para optar por soluciones con una amplia gama de funcionalidades, desde la etapa de compra hasta el proceso de pago. En resumen, eliminar las facturas y los cheques en papel es un enfoque seguro para incrementar la eficiencia, reducir costes y generar nuevas fuentes de ingresos en el acto de adquirir bienes y servicios.
Sin embargo, en su afán por sumergirse en la Transformación Digital, las empresas, en ocasiones, adoptan tecnologías sin un análisis exhaustivo de sus beneficios, contribuciones y cómo pueden integrarse entre sí. Como resultado, en lugar de solucionar problemas, a menudo surgen más complicaciones.
En relación a la gestión de compras, la clave radica en implementar una tecnología en la nube que sea lo más completa posible, capaz no solo de digitalizar (convertir el papel en formato digital), sino también de automatizar el proceso de compra.
Por qué implementar un software en la nube en su empresa
El motivo es que ya no se trata únicamente de contar con documentos digitalizados y archivados en formatos digitales, sino que la automatización, el uso de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) para agilizar y simplificar el proceso de compra (desde la generación de la orden hasta su aprobación, envío al proveedor y conciliación con la factura), resulta esencial para lograr un proceso ágil y eficiente.
Entonces, ¿por qué es crucial contar con un software capaz de gestionar las compras de principio a fin?
Cuantas más funcionalidades abarque un software de gestión en un solo proceso, mejor, ya que evita la necesidad de interconectar múltiples programas. Reducir la cantidad de software de administración de diversos proveedores disminuye la complejidad de interactuar con diversas entidades y solicitarles que establezcan conexiones entre sí para lograr la mejor integración entre todas las herramientas. Para mejorar las compras, es esencial abrirse a la automatización.
Automatización de órdenes de compra con Yooz
¿Se imagina si la automatización de las compras y las facturas de los proveedores pudiera resolver los desafíos de su empresa?
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Establece un seguimiento exhaustivo de datos, acciones y documentos, superando las limitaciones físicas y geográficas, y crea las bases para el cumplimiento normativo: copias fiables, firmas electrónicas, archivado legal.
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Incrementa la productividad administrativa en las etapas de menor valor añadido de cada participante en la cadena, liberando el potencial operativo de los equipos en campo.
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Simplifica y agiliza los circuitos de aprobación en el proceso de compra, reduciéndolos a un solo clic, estandarizándolos y haciéndolos móviles.
Eficiencia operativa y control total con Yooz
Con Yooz, puede ejercer un control total sobre la gestión de compras, desde el primer indicio de necesidad en la empresa hasta la recepción de la factura del proveedor, el pago y su integración en el ERP. Yooz es una herramienta con funcionalidades abarcativas en el proceso de Cuentas por Pagar.
En términos generales, la automatización completa de las Cuentas por Pagar aumenta la eficiencia y reduce los tiempos de aprobación de un promedio de 28 días a solo 3 días. Asimismo, reduce los costes operativos hasta un 80% en comparación con los métodos manuales y/o en papel para efectuar pagos. Además, las empresas pueden generar nuevos ingresos al efectuar pagos electrónicos a sus proveedores y recibir reembolsos en efectivo mediante tarjetas virtuales.
Beneficios estratégicos de la automatización en la gestión financiera
Estos logros no solo se alcanzan a través de tecnologías de digitalización, sino también mediante RPA y automatización inteligente, lo que puede ayudar a reducir costes y obtener un proceso de compra más ágil, lo que a su vez contribuye a mantener una relación sólida y saludable con los proveedores.
Mejorar y agilizar los pasos tediosos en la gestión de pagos a proveedores brinda beneficios adicionales al resultado final de la empresa. Permite que las organizaciones prioricen los pagos para asegurar descuentos por pago temprano y mejoren las relaciones con los proveedores, quienes tienen una visión más clara de los pagos recibidos. Podemos confirmar que es necesario y altamente beneficioso sumergirse en la automatización total de la gestión de compras y facturas de proveedores.
Yooz cuenta con un OCR de última generación que aplica la Inteligencia Artificial y el Aprendizaje Automático al proceso de digitalización y automatización de la gestión de todo el proceso de las Cuentas por Pagar, comenzando con la gestión de compras en la empresa. De manera automatizada, es capaz de conciliar la orden de compra con su correspondiente factura y, en casos de compras recurrentes sin órdenes de compra específicas, también automatiza el proceso.
¿Por qué lanzarse a esta aventura?
Para recuperar el margen financiero y reducir los costes fijos de la empresa, la función financiera debe volverse más productiva. Gracias a la automatización, el Director de Compras y el Director Financiero pueden establecer un ejemplo al obtener ganancias sustanciales en poco tiempo. Además de un significativo ahorro en materiales (papel, almacenamiento, franqueo, etc.), la automatización de facturas ahorra tiempo valioso en tareas de bajo valor: ingreso, clasificación, investigación, etc. La automatización de la gestión de compras también permite automatizar y, por lo tanto, acelerar los procesos. En conjunto, es posible reducir el ciclo completo de procesamiento de órdenes de compra y facturas en un factor de dos a cinco.
4 motivos para automatizar la gestión de compras y facturas de proveedores
Los principales motivos para considerar la adquisición de un software de gestión de compras o una solución de procesos de compra son los siguientes:
Ganar Visibilidad al Momento de Comprar
En un entorno incierto, la empresa debe conocer su situación financiera en todo momento: flujo de efectivo, saldos, nómina, etc. Mediante la desmaterialización y el reconocimiento de caracteres, el departamento de contabilidad puede capturar directamente la información presente en las facturas e inyectarla de manera rápida y precisa en el sistema de gestión. Las cifras se alinean lo más posible con la realidad y las oportunidades de análisis se multiplican.
Estar Preparado para el Trabajo Remoto
La situación de confinamiento dejó en claro que el teletrabajo debe ser una parte integral de la operación de la empresa. No se puede depender del acceso a documentos en papel cuando la eficiencia y la capacidad de respuesta son primordiales. En contraposición, la automatización de compras y facturas permite digitalizar procesos de punta a punta y, por lo tanto, intervenir de manera remota según sea necesario.
Mejor Control de Riesgos al Comprar
En tiempos de debilitamiento empresarial, es crucial resguardarse de cualquier impacto adicional y prestar especial atención a los riesgos. Con la automatización de la gestión de compras y el registro automático de la información que contienen, los datos se vuelven fiables, rastreables y seguros. Esto reduce drásticamente el riesgo de disputas y retrasos, que son costosos y consumen una cantidad significativa de tiempo.
Además, contar con todo digitalizado permite un riguroso seguimiento del inventario para evitar compras excesivas o la falta de ciertos productos, lo que podría tener un impacto en la actividad comercial. La meticulosidad del proceso sin papeles también facilita enormemente las tareas de auditoría y control, particularmente las realizadas por la administración tributaria.
Reducción de Retrasos y Posibles Disputas en Compras
Un proveedor insatisfecho es un proveedor que llama y consume su tiempo. Para el departamento de compras, así como para el departamento financiero, esto significa invertir tiempo en responder y solucionar el problema (sin mencionar los inconvenientes y sanciones si resulta ser válido). Se estima que el manejo de las llamadas de los proveedores ocupa el 41% del tiempo de un contador, y la morosidad representa el 31%. La automatización reduce de manera considerable el riesgo de retrasos y errores.
No solo elimina el riesgo de (re)ingreso manual, sino que los sistemas de monitoreo integrados emiten alertas en caso de detectar problemas, como duplicaciones. A su vez, tener proveedores satisfechos permite ser un buen cliente y tener la capacidad de negociar mejores condiciones en temas relacionados con precios y descuentos por pronto pago, entre otros.
Poner Fin al Fraude
El fraude se encuentra en la cima de la lista de riesgos para los negocios, especialmente en épocas tumultuosas como la actual. En 2018, según la firma Euler Hermes, el 70% de las empresas habían reportado ser víctimas de intentos de fraude durante el año previo, y el 10% de ellas sufrieron pérdidas superiores a los 100,000 euros.
La digitalización y automatización de órdenes de compra y facturas permiten aplicar métodos de análisis automáticos y emitir alertas ante la más mínima anomalía sospechosa. En vista de estafadores cada vez más hábiles, la tecnología se convierte en un arma esencial para que el Director Financiero proteja los intereses de la empresa.
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Por qué optar por Yooz: Soluciones de software para una gestión eficaz de compras
Yooz sobresale como la opción preferida para mejorar la gestión de compras gracias a su destacado software especializado. Esta herramienta integral integra la potencia de la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje profundo (Deep Learning) y la automatización robótica de procesos (RPA) para automatizar hasta un 80% de las facturas sin necesidad de configuración previa. La combinación de simplicidad extrema y alto rendimiento empresarial hace que Yooz sea incomparable para empresas de todos los tamaños. Con una amplia base de clientes satisfechos y una sólida experiencia en el procesamiento automático de documentos, Yooz garantiza una integración sin problemas en cualquier sistema de información a través de sus más de 250 conectores nativos. Además, con presencia en 44 países y un crecimiento anual del 40%, Yooz demuestra ser una solución potente y sostenible a largo plazo, reconocida y recomendada por el ecosistema financiero global.
