La Transformación digital del departamento financiero se ha convertido en un gran desafío para todo tipo de empresas, así como también la digitalización de la empresa en general. En este concepto, las PYME no quedan afuera. Estas son parte importante de este proceso en España y todas están llamadas a digitalizarse en mayor o menor medida. ¡Vea el webinar en replay con EY para conocer cómo dar el primer paso a la transformación digital financiera!
Según Gartner, el término “digital” en los primeros años del 2000’ solo ranqueaba entre el top 5 de prioridades del CEO en el 2.1% de las empresas encuestadas. Hoy, esto cambió y es parte de las prioridades en 1 de cada 5 empresas. La proporción de empresas que cuentan con una estrategia digital subió de 62% en 2018 a 82% en 2019 confirma Gartner.
¿Por qué empezar la transformación digital de la empresa a través del departamento financiero?
Una de las principales preocupaciones de las empresas hoy es la necesidad de transformación digital y la COVID-19 lo ha acelerado aún más. Uno de los retos está en la digitalización del departamento financiero; transformar los procesos manuales en procesos automáticos y eliminar los flujos de papel. ¿Para qué? Para lograr mayor agilidad, flujos de gestión homogéneos y controlados, simplicidad, mejorar la relación con proveedores, mejorar la productividad y la eficiencia del departamento.
Estos requerimientos de performance y transformación para el departamento en un ambiente tan complejo e incierto como en el que vivimos, son un verdadero desafío para el director financiero y para los cuales tendrá que implementar una estrategia de cambio hacia lo digital para lograrlos.
El departamento financiero es el mejor candidato a la transformación digital porque reúne varios problemas típicos de la no-digitalización: aún conserva procesos internos manuales y el uso de documentos en papel. Según un estudio de PWC donde se detallan las prioridades del CFO, un 70% de los Directores Financieros consideran que la digitalización y automatización de procesos en su departamento es un buen primer paso hacia la Transformación Digital de la empresa. Según comenta Frédéric Rivierre, Director Financiero del grupo Alain Ducasse, “el departamento financiero es la punta de lanza de la transformación digital”.
La gran variedad de nuevas tecnologías disponibles para comenzar el cambio hacia la digitalización representa una fuente de oportunidades para el departamento financiero. Cloud, Big Data, Analytics, RPA, Inteligencia Artificial, entre otras, ya están disponibles y son aplicables al departamento financiero para transformarlo en uno mucho más productivo, eficiente e inteligente.
Además, todas estas tecnologías digitales proporcionarán visibilidad, trazabilidad y datos al equipo financiero para una mejor gestión y tomar decisiones estratégicas informadas.
La inteligencia artificial ya está dando sus primeros pasos en el departamento financiero. Según un estudio de la consultora Protiviti, 58% de los departamentos financieros han incrementado su presupuesto para adquirir soluciones de data visualization, soluciones Cloud, analíticas y de automatización de procesos (RPA).
¿Cómo convertir el departamento financiero en uno digital?
1. En primer lugar, hay que conocer bien el funcionamiento de los procesos del departamento financiero, ver qué aspectos podrían mejorarse y cómo se podría lograr para mejorar la gestión.
Luego, informarse sobre las nuevas tecnologías existentes que puedan resolver los problemas que se encontraron. Es importante tener el foco en la herramienta que sea capaz de aumentar la productividad, la eficiencia del departamento porque hoy en día se invierte mucho tiempo y dinero en procesos repetitivos y de bajo valor añadido.
2. En segundo lugar, armar un plan estratégico de implementación empezando por mejorar los procesos que se tienen hoy, incluyendo en todo momento al director financiero y a otros miembros del equipo que se crea que sea necesario involucrarlos.
3. En tercer lugar, implemente pequeños objetivos y “victorias rápidas” a través de la puesta en marcha de procesos de digitalización rápidos con un retorno de la inversión inmediato. De esta forma se logrará mantener motivado a todo el equipo y podrá continuar con la gestión de otras fases y objetivos de su plan de digitalización.
¿Cuáles son las mejores tecnologías para dar los primeros pasos hacia la transformación digital del departamento financiero?
Una forma fácil y rápida de transformar al departamento financiero en uno digital es a través de la automatización de procesos; concretamente a través de las Cuentas a pagar. Como comenta Pascal Bigard, DSI de la empresa GCC, “lograr ganancias rápidas facilita la aceptación de los cambios y el compromiso de los empleados: la automatización de facturas suele ser una forma de lograrlo”.
¿Por qué? Pues porque este suele ser un proceso manual tedioso y costoso con un gran flujo de documentos en papel que lo terminan de convertir en una gran fuente de errores y riesgoso frente al fraude. Cuando las Cuentas a pagar son manuales, el 41% del tiempo de un contable se invierte en llamadas de negociación con proveedores, hay un 31% de retrasos en los pagos, el tiempo de procesamiento de una factura es mayor a 40 días y el costo supera los 20€ por documento.
¡Conozca el punto de vista de EY en materia de automatización de procesos y transformación digital!
Es un proceso con varios aspectos a mejorar y que se lo puede automatizar de forma fácil, rápida y a un costo accesible. La oferta de digitalización de facturas o del proceso de las Cuentas a pagar han evolucionado considerablemente en estos últimos años con el fin de tener accesibilidad en modo SaaS, una simplificación del uso de la puesta en marcha (sin comprometer la eficiencia) y una agilización del retorno de la inversión de los proyectos.
Optar por la digitalización y automatizar su proceso de Cuentas a pagar permite gestionar y automatizar, a partir de una única solución, la gestión de sus compromisos y gastos y asegura numerosos beneficios como el aumento de la productividad del departamento, la eficiencia de los procesos, la reducción del tiempo de tratamiento de los documentos y mayor visibilidad y datos disponibles para tomar mejores decisiones financieras. Además, en función de estos datos, se puede negociar mejor con proveedores y tener una gestión estratégica de los mismos. Sin duda, es una tecnología digital que hay que incluir en el plan estratégico de gestión del cambio.
Por otro lado, asegura numerosos beneficios como:
- Productividad
- Eficiencia
- Reducción de tiempo de tratamiento de documentos
- Mayor visibilidad
- Acceso a datos para tomar mejores decisiones financieras.
Además, gracias al acceso a datos, se puede negociar mejor con proveedores y tener una gestión estratégica de los mismos. Sin duda, es una tecnología digital que hay que incluir en el plan estratégico de gestión del cambio.
La automatización de los workflows del departamento financiero es sinérgica con el proceso de transformación digital. La automatización de las Cuentas a pagar usa la tecnología digital para liberar al equipo financiero de tareas tediosas, repetitivas y el procesamiento manual de facturas (muchas de estas aún en papel). De esta forma se cambia el enfoque hacia tareas de mayor valor añadido y se agrega valor a la empresa.
En una reciente entrevista que se le hizo a Mark Brousseau, experto en automatización de las Cuentas a pagar del Institute of Finance Management (IOFM); dijo “En el futuro, el proceso de las Cuentas a pagar será irreconocible. Digital, liderado por los datos y estratégico. Los accionistas verán todo el valor que puede aportar un proceso de Cuentas a pagar automatizado. El CFO buscará optimizar este proceso para tener un mejor control del gasto, del efectivo y mitigar potenciales riesgos”.
Si le interesa saber más sobre la Transformación digital del departamento financiero y las herramientas tecnológicas que existen hoy para garantizar el éxito de sus primeros pasos puede vea este demo en replay.
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