Antes de comenzar a acelerar el proceso de validación de Facturas lo más conveniente es saber qué es realmente un workflow, definiéndose este como un conjunto de tareas y procedimientos necesarios para llevar a cabo un proceso específico en una organización.
Estas tareas y procedimientos están conectados entre sí y se realizan en un orden específico para lograr un objetivo común. El objetivo de un workflow es automatizar y optimizar procesos en una empresa para mejorar la eficiencia, reducir los errores y aumentar la productividad.
Un workflow puede ser representado gráficamente como un flujo de trabajo, mediante esta representación, se muestran las tareas y procedimientos y la dependencia de cada una de ellas, así como los posibles caminos y relaciones entre ellos. Un workflow de validación puede ser automático o manual, y puede ser utilizado en una amplia variedad de procesos, como la gestión de proyectos, la gestión de documentos, la gestión de pedidos o de facturas, entre otros.
Un workflow funciona mediante la automatización y secuenciación de tareas y procedimientos necesarios para llevar a cabo un proceso específico en una organización. Una vez que se ha definido un workflow, las tareas y procedimientos se activan automáticamente en el orden especificado, lo que permite que el proceso se lleve a cabo de manera eficiente y sin errores.
Hay que tener en cuenta que para que funcione, un workflow necesita una plataforma, herramienta o aplicación de automatización que permita la gestión y el seguimiento del proceso. Estas herramientas permiten la creación de un flujo de trabajo, la asignación de tareas y responsabilidades a cada usuario, la configuración de reglas y condiciones, y la monitorización del estado del proceso.
En términos generales, un workflow funciona de la siguiente manera:
Es importante mencionar que un workflow puede ser modificado o adaptado a las necesidades de la organización, y puede ser monitorizado y supervisado en tiempo real para detectar y solucionar problemas o incidencias.
Un workflow de validación de facturas es un proceso contable automatizado que se utiliza para validar y verificar que se han registrado de forma precisa las facturas completas antes de su pago.
Este proceso puede incluir varias etapas, como la verificación de la información del proveedor, la comparación de precios y cantidades con los contratos existentes, la aprobación por parte de los responsables de compras y finanzas y la verificación de la conformidad con las políticas y regulaciones fiscales.
El objetivo de un workflow de validación de facturas es asegurar que los documentos pasen por las manos de quienes deben validar esas facturas sin que se pierdan los documentos y pudiendo saber, en todo momento, en qué estado está cada factura o entre las manos de quién se encuentra bloqueada.
Además, un workflow permite que se paguen solo facturas precisas y legítimas, lo que ayuda a evitar errores y fraude, aportando las siguientes ventajas:
Establecer una facturación automatizada con un workflow es un proceso de varios pasos. A continuación, se describen algunos de los más recurrentes:
Sí, es posible procesar una factura con firma electrónica en un proceso de facturación automatizada con un workflow. La firma electrónica es un mecanismo de seguridad que permite garantizar la autenticidad y la integridad de un documento electrónico, como una factura.
Para procesar una factura con firma electrónica en un proceso de facturación automatizado con un workflow, se debe incluir una etapa de verificación de la firma electrónica en el flujo de trabajo. Esta etapa puede ser automatizada utilizando herramientas especializadas que permiten la verificación de firmas electrónicas; como la verificación de la validez de la firma, la identidad del firmante y la integridad del documento.
Una vez que se ha verificado la firma electrónica, el workflow puede continuar con las demás etapas; como la verificación de la información del proveedor, la comparación de precios y cantidades con los contratos existentes, la aprobación por parte de los responsables de compras y finanzas, y la verificación de la conformidad con las políticas y regulaciones fiscales.
Es importante mencionar que para que una factura con firma electrónica sea aceptada por la organización, debe cumplir con las normativas legales y regulaciones que apliquen en el país o región donde se encuentra la empresa.