Del Texto al Dato - un OCR en Contabilidad

Para que sirve un OCR en contabilidad

La profesión contable y el departamento financiero de las empresas en general ya lleva tiempo usando la tecnología OCR (Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres) para escanear y digitalizar los documentos de la empresa y, en particular, para aquellos documentos vinculados a los procesos financieros como las facturas, órdenes de compra, albaranes, etc.

ocr en contabilidad para digitalizar los documentos

En los últimos años se han generado nuevos desarrollos tecnológicos en el mundo del OCR y la anterior generación de OCR ya no es suficiente para enfrentar los desafíos de mayor productividad y eficiencia que enfrenta actualmente los departamentos financieros de las empresas.

Para enfrentar estos nuevos retos se necesita incorporar una herramienta de tecnología OCR inteligente a la contabilidad, ya que va a permitir, no solamente la digitalización de los documentos sino, también, el reconocimiento de texto y la extracción de datos de cada factura para poder automatizar el proceso. De esta forma, las nuevas tecnologías de OCR nos permiten dar un paso más allá en la transformación digital de la función financiera y la contabilidad hacia la automatización.

Para qué sirve la digitalización de facturas

Actualmente, toda empresa necesita contar con documentos digitalizados; el papel ya se ha vuelto un contenedor anticuado y de otra época. Sin embargo, muchas empresas aún reciben documentos en papel y no utilizan tecnologías de digitalización inteligentes. Es por esto que es necesario un OCR inteligente a disposicion de la empresa y del departamento financiero sobre todo. Es decir, que hay que tener en cuenta la forma de documentar, archivar etc. que se emplea en cada organización.

Tener un flujo de facturas manual que incluya documentos en papel, significa que cuando llega una factura el equipo contable tiene que introducir la información, dato a dato, a mano en los sistemas digitales (si es que existen). Este proceso requiere mucho trabajo, consume bastante tiempo, añade gastos innecesarios, el trabajador puede generar diversos errores y con frecuencia desencadena en un mal servicio a los proveedores.

Veamos algunas cifras de los procesos manuales:

Complejidad: de 22 a 35 días de procesamiento
Coste manual: de 9 a 20 € de procesamiento + 3,25 € de archivado
Retrasos: en el 31 % de los pagos
Sin visibilidad: un 3,5 % de errores de pago
Intentos de fraude: en un 70% de las empresas

Es por ello que, toda función financiera que quiera estar equipada para enfrentar los retos de la "nueva normalidad", debe, sin falta, contar con un OCR inteligente para la digitalización de facturas y otros documentos, de forma que pueda aumentar la productividad del departamento.

Cómo automatizar la gestión contable de facturas con un OCR

La contabilidad automática de facturas se realiza una vez contemos con las facturas en formato digital, con toda la información documentada y bien identificada. Una solución de digitalización que incluya un OCR inteligente y potente, realiza un proceso de identificación de cada carácter (números y texto) y extrae los datos contables relevantes de cada factura, para poder realizar el asiento contable y comunicar esta información al ERP de forma automática; es decir, sin intervención humana.

Sin embargo, muchas empresas tecnológicas del mercado actual ofrecen soluciones de digitalización de facturas que escanean las facturas, pero no realizan la extracción e interpretación de datos para poder hacer el asiento contable automáticamente y dejar el pedido listo para pagar.

Es por esto que es importante no confundir una tecnología de OCR con una tecnología de extracción de datos inteligente. El OCR es una técnica para digitalizar que convierte una imagen en texto. En la siguiente etapa, se hace la extracción de datos inteligente que reconoce los carácteres y procesa el texto extraído, incluyendo los datos a facturar. Luego, se transforma este texto en datos relevantes. Como se puede apreciar, lo interesante es contar con una herramienta que incluya ambas tecnologías: que sea capaz de hacer un reconocimiento del texto carácter a carácter, pero que, también, sea capaz de procesar el dato como información relevante en el proceso de facturar los pagos.

Hoy en día existen tres tecnologías principales de extracción de datos:

Extracción verificada por trabajadores internos o por personas subcontratadas
Extracción por zonas de modelos predefinidos
Sistemas basados en inteligencia artificial (IA) o aprendizaje automático

OCR

Cualquiera de estas herramientas, mientras sea en Cloud se podrá programar fácil y rápidamente. De esta forma logrará un ROI del software instalado en muy poco tiempo.

Cómo digitalizar documentos o facturas de un proveedor y cómo automatizar su registro

Un OCR básico captura la información de las facturas de los proveedores. Sin embargo, como veíamos en el apartado anterior, si como líder financiero desea dar un paso más y adoptar la automatización del proceso, sus necesidades de digitalización le llevarán a tener que considerar una herramienta más avanzada.

Por tanto, cuando recurra a proveedores de soluciones de reconocimiento de texto digitales, quizás se pregunte si tienen tecnología OCR. Es una buena pregunta. Pero en realidad, lo que necesitaría saber es si la solución ofrece una tecnología completa, que combine un reconocimiento del texto con OCR, minería de datos inteligente y aprendizaje automático.

Cómo un software de automatización de facturas con OCR puede garantizar la seguridad de los procesos contables

Los procesos manuales de la contabilidad requieren mucho tiempo, son ineficientes y repetitivos. Además generan un gran gasto, tanto de forma directa como indirecta. Sin embargo, gracias a una combinación de nuevos marcos de carácter legal y entornos de trabajo cambiantes, la contabilidad está avanzando hacia la automatización, que se presenta como una solución para trabajar de manera más eficiente.

Una parte principal de este movimiento se centra en la automatización de las cuentas por pagar y, para acotar aún más ese enfoque, en el procesamiento automatizado de las facturas. Al fin y al cabo, las facturas son el foco principal de los flujos de caja; son el inicio del proceso de pago a proveedores y desempeñan un papel importante en el suministro de datos estratégicos. Si se estropea esta etapa de cualquier manera, se producirá un efecto de bola de nieve en toda la organización. El software de OCR de facturas y OCR contabilidad se ha convertido en una tecnología esencial para garantizar que esto no ocurra.

Cómo escanear facturas con OCR puede facilitar los procesos contables

La forma en que una empresa introduce las facturas en su sistema tiene un gran impacto en la productividad del departamento de contabilidad. Desde la velocidad de procesamiento hasta el coste, pasando por el pago y el cumplimiento de la ley, disponer de los datos correctos desde el principio puede suponer una gran diferencia. Por eso, pasar de un proceso de facturación manual a la tecnología de automatización adecuada, especialmente a escanear facturas mediante un OCR puede marca una gran diferencia.

¡El uso del OCR inteligente en la gestión contable del departamento financiero es de vital importancia en el escenario de la "nueva normalidad"!

Vea el webinar en replay y conozca la potencia y los beneficios que aporta un OCR inteligente a la automatización de cuentas por pagar.