Free Now ha elegido Yooz para centralizar su servicio de Cuentas a pagar y reducir sus costes de gestión de facturas.
Free Now es una aplicación de movilidad con más de 56 millones de usuarios en 16 países y más de 170 ciudades.
Todo empezó hace unos años con las tarifas de taxi, y luego, poco a poco, la empresa se fue expandiendo para ofrecer una gama más amplia de servicios en todo tipo de vehículos y en diferentes rangos de precios.
En Europa, Free Now tiene su sede en Alemania, desde donde opera en casi todos los mercados europeos: Alemania, Polonia, Francia, Reino Unido, Irlanda, España, Portugal, Italia, Austria y Grecia.
Mira Karp, auxiliar contable de Free Now, nos cuenta más sobre la contribución de Yooz al éxito de Free Now.
La estrategia paso a paso de Free Now para implantar Yooz en todas sus filiales
En 2020, Free Now adquirió la empresa francesa Kapten, que ya utilizaba Yooz antes de la adquisición. Al encontrar la solución perfecta para recopilar las facturas de todas sus filiales, Free Now adoptó Yooz para centralizar su proceso contable en todo el grupo.
El proceso de implementación comenzó en Austria, el país con el menor número de facturas en ese momento. Una vez que los equipos se sintieron cómodos con Yooz y los nuevos procesos, otras entidades siguieron la misma lógica: primero los países con menor volumen de facturas y después el más grande, Alemania.
En total, Free Now ha incorporado 10 filiales en 6 meses, con Austria a la cabeza en abril de 2021 y Alemania completando el proceso en octubre de 2021. "Creo que habría sido más sensato empezar primero por el país más grande, porque ahí es donde realmente ves todos los pasos en los que tienes que pensar", confiesa Mira, revelando que son posibles diferentes enfoques a la hora de implantar una solución de automatización de procesos contables.
A continuación, cada equipo asistió a talleres para aprender a utilizar Yooz según su función en el proceso de procesamiento de facturas. Yooz ofrece una amplia gama de cursos de formación, tanto en directo como a la carta, para garantizar que todos los miembros de la empresa reciben el contenido adecuado a sus necesidades.
Trabajar eficazmente en varios centros con un equipo de contabilidad centralizado
Toda la facturación europea se gestiona desde Alemania, en Hamburgo, salvo la entidad francesa, que históricamente tiene su propio sistema.
Yooz ofrece captura de facturas omnicanal (papel, correo electrónico, foto, escaneadas o incluso subidas a un servidor SFTP), lo que ha permitido a Free Now integrar y centralizar fácilmente todos sus documentos en Yooz. El equipo de contabilidad comprueba las facturas y las envía para su aprobación mediante flujos de trabajo predeterminados. Una vez aprobadas, las facturas se integran en el sistema ERP para su pago.
Gracias a Yooz, este proceso se ha vuelto fluido y coherente para todas las filiales. Ahora saben en tiempo real en qué punto de la cadena de procesamiento se encuentran sus facturas, y también tienen acceso a todo el historial. Por supuesto, se respeta la confidencialidad y los equipos sólo pueden ver los documentos para los que tienen autorización. "Esto ha resultado especialmente útil para los equipos de marketing, ya que antes tenían que trabajar con diferentes sistemas (uno para cada entidad) y ahora que todo está centralizado, son más eficientes", explica Mira Karp.
El siguiente paso es automatizar el proceso de compra. "Estamos muy cerca de hacer la vida más fácil a otro equipo: ¡el equipo de compras!".
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