Yooz | Success Story: EU Business School

EU Business School, una escuela de negocios privada con tres campus en Europa y uno digital, continúa su proceso de digitalización con Yooz.

EU Business School, una escuela de negocios privada, ha elegido a Yooz para optimizar el trabajo de los equipos de contabilidad y compras, lo que aumenta la productividad.

EU Business School es una escuela de negocios privada fundada en 1973 y se unió al Grupo de Educación Omnes en 2022. La escuela tiene tres campus en Europa ubicados en Ginebra, Barcelona y Múnich, así como un campus digital, lo que representa más de 3000 estudiantes por semestre en total.

Todos los campus están equipados con el ERP Sage X3 para estandarizar el procesamiento de 500 facturas mensuales. Saber más sobre cómo automatizar las cuentas a pagar con Sage X3

Ricardo de Oliveira, Gerente de Proyecto en EU Business School, habla sobre la implementación de Yooz en el campus de Ginebra y en las diversas entidades del grupo, y lo que esto aporta a sus equipos hoy en día.

Situación inicial: una estructura contable compleja en tres países con herramientas contables diferentes.

Inicialmente, EU Business School contaba con una solución contable para cada departamento financiero ubicado en cada uno de sus campus.

En 2021, la escuela comenzó su proceso de estandarización al integrar Sage X3 en todos los campus. En 2022, la empresa continúa su proceso de digitalización y EU Business School considera la implementación de una solución de desmaterialización de facturas entrantes. El grupo tiene como objetivos:

Centralizar la información.
Automatizar y desmaterializar el trabajo de los equipos.
Reducir las tareas sin valor añadido para el equipo contable.

Yooz, que cumple con todos los criterios deseados por el grupo y ofrece una integración nativa con Sage X3, es seleccionada como solución para todo el grupo.

Obtener más información sobre Yooz.

Una implementación sencilla y adaptada a cada país.

Dado que Yooz está disponible en francés, inglés y español, se pudieron ofrecer capacitaciones en cada uno de estos tres idiomas en los campus de EU Business School.

Después de esta formación, la solución fue adoptada muy fácilmente tanto por los usuarios como por los proveedores para el envío de facturas.

Se estableció una interfaz entre Yooz y Sage X3 para una automatización completa del proceso y para adaptarse a las demandas cambiantes de EU Business School.

"Yooz es una herramienta muy fácil de usar, lo que facilitó su adopción por parte de todos. Estamos encantados con los equipos de soporte y desarrollo, que supieron adaptarse y responder a nuestras solicitudes", nos dice Ricardo de Oliveira, Gerente de Proyecto en EU Business School.

SP_Mapeo EU Business School_2023

Para garantizar el mejor uso de Yooz, EU Business School informó a todos sus proveedores y creó 4 direcciones de correo electrónico específicas para que cada campus pudiera recibir y capturar sus propias facturas. Una vez capturadas, procesadas y validadas las facturas en Yooz (ver esquema arriba), se envían automáticamente al ERP Sage X3 para el procesamiento de la información, la contabilización y el pago.

Con Yooz, EU Business School estandariza, uniformiza y automatiza sus procesos contables para ganar rapidez y eficiencia.

Con Yooz, la escuela privada ha resuelto diversas problemáticas a las que se enfrentaba:

Rastreabilidad de facturas: no hay pérdida de facturas, es posible saber en tiempo real dónde se encuentra la factura.
Ahorro de tiempo: las facturas se procesan en 3 días.
Informe / Auditoría: necesidad de tener una trazabilidad de las acciones realizadas por los colaboradores internos.
Archivo: posibilidad de conservar los documentos. Proyecto de implementación de YoozProtect. Más información acerca de YoozProtect.
Sin errores manuales: menos riesgos de errores de entrada gracias al lector OCR.
Herramienta multilingüe: Yooz está disponible en francés, inglés y español.

"Hoy en día, dedicamos medio día para validar las facturas y aproximadamente 3 días para todo el proceso de validación", señala el Sr. de Oliveira.

Desafíos de cumplimiento con la Factura QR en Suiza.

Desde septiembre de 2022, los comprobantes de pago suizos han sido definitivamente reemplazados por la factura QR y ya no se pueden utilizar.

Yooz se adaptó al agregar un campo específico para Suiza, lo que permitió a EU SA procesar este nuevo formato de factura para su entidad en Ginebra.

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