Empresa
Aubade
Ubicación
France
Sector de actividad
Moda: lencería
ERP/Sistema contable
Infor Anael
Número de empleados
400
Trazabilidad
Facturas fáciles de localizar gracias a un motor de búsqueda textual extremadamente potente
Productividad
Procesos de validación y comunicación entre centros en tiempo real
Seguridad
Seguimiento del proceso de cada factura y archivado durante 6 años
Fundada en 1950, Aubade es una marca del grupo Suisse Calida. Sus primeras campañas de comunicación (atrevidas, provocadoras, cómplices y elegantes) eran toda una declaración de intenciones y un anuncio de lo que iba a venir: 30 años de publicidad marcados por un toque impertinente con una nota de humor.
Aubade cuenta actualmente con más de 400 empleados, 55 tiendas en Francia y 6 filiales en el extranjero. Esta descentralización hizo que, a principios de 2019, el departamento de Finanzas se planteara digitalizar las facturas para resolver los problemas de seguimiento, tratamiento y búsqueda que suponían 9.000 facturas anuales
El departamento de Contabilidad necesitaba centralizarse: las facturas se transferían de una filiar a otra, lo que hacía que se alargasen los procesos, se perdiesen documentos y que buscar facturas se hubiese convertido en un verdadero obstáculo para la eficacia de las operaciones contables diarias. Los procesos de validación se alargaban demasiados.
Al implantar Yooz, gracias a la tecnología de procesamiento automático con autoaprendizaje que combina inteligencia artificial, "deep learning" y "big data", los empleados comenzaron a usar el proceso industrializado "no touch" (sin contacto). Trás el procesamiento del documento, dependiendo de las rutas de validación y de los códigos analíticos definidos, las facturas se envían a los gestores correspondientes, que pueden validarlas con un clic desde un PC, tablet o smartphone y después remitir la orden de pago de la factura a Infor Anael.
"Los procesos de validación y transferencia de las facturas entre distintos centros y el tiempo dedicado a buscarlas se habían convertido en verdaderos obstáculos para la eficacia de las operaciones contables diarias. "
Stéphane Gispert
Director de Contabilidad
El departamento de Contabilidad ha acortado el tiempo de procesado y ha ganado rapidez y calidad en la búsqueda y seguimiento de las facturas. Una vez procesadas y validadas, las facturas se archivan durante 6 años y son muy fáciles de encontrar con unos pocos clics gracias a un motor de búsqueda textual extremadamente potente. "Hemos ganado seguridad y tranquilidad no solo en nuestros procesos, también en las relaciones con nuestros proveedores", añade Stéphane Gispert.
Desde ahora, todas las facturas se procesan en Yooz, que las registra y envía los registros contables a la aplicación Infor Anael. Gracias a la tecnología de procesamiento automático con autoaprendizaje de Yooz, que combina inteligencia artificial, "deep learning" y "big data", los empleados no necesitan introducir manualmente cada factura, ya que se benefician del proceso sin contacto. Los workflow personalizados, han logrado que dependiendo de las rutas de validación y de los códigos analíticos definidos, las facturas se envíen a los gestores correspondientes, que pueden validarlas con un clic desde un PC, tablet o smartphone y después se remita la orden de pago de la factura a Infor Anael. ¡Todo de forma automática, instantánea y centralizada!
"Lo mejor de Yooz son sus procesos de validación inteligentes que se adaptan a la perfección al tipo y contenido de cada factura. Nos permiten hacer un seguimiento de las facturas en tiempo real y conocer todas las operaciones que se han realizado con cada una: ¡una verdadera garantía de seguridad! "
Stéphane Gispert
Director de Contabilidad
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