Berrocar

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Empresa:

Berrocar

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Ubicación:

España

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Sector:

Automovilístico

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ERP/Sistema contable :

Sage 50

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Facturas mensuales:

450

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Productividad

Ahorro de costes en un 10% del total del departamento y reasignación de tareas más productivas al equipo

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Trazabilidad

Mayor visibilidad del estado de la factura en cada etapa del proceso

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Innovación

Dar un paso hacia la transformación digital en un sector poco digitalizado supone una ventaja competitiva

Objetivo: mayor visibilidad de las Cuentas a Pagar

 

Automóviles Berrocar es un grupo empresarial especializado en el alquiler y venta de vehículos de ocasión y seminuevos, cuentan con más de 1.000 vehículos repartidos por todas sus instalaciones y son distribuidores oficiales de Toyota, Seat, Fiat, Jeep, Alfa Romeo, Abarth y Fiat Professional. 

Los principales retos eran poder reducir las tareas administrativas rutinarias, que económicamente no aportaban mucho a la empresa, y tener un mayor control sobre las facturas y el proceso de Cuentas a Pagar.  

En Berrocar tienen varias sucursales repartidas por toda España y hay varios departamentos internos de la empresa que interactúan en el proceso en cada transición de compra y venta de un nuevo vehículo, además de los encargados del taller o los encargados de los recambios de los coches.  

En los últimos meses, el volumen de facturas se estaba triplicando, por lo que necesitaban tener un mayor control sobre ellas, el flujo completo por el que pasaban: quién solicitaba la reparación de un vehículo, la compra realizada para ello, por quien había sido aprobada... y, finalmente, contabilizarlo en el sistema.

PRINCIPALES RETOS:

 

  • Reducir las tareas administrativas que no aportan valor a la empresa.
  • Tener un mejor control de las facturas a través de todos los departamentos internos y con partners.
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Implantación: un paso más hacia la transformación digital

 

Para que el equipo se adaptase a la nueva tecnología, durante unos meses las tareas administrativas se llevaron a cabo mediante ambos métodos de forma paralela: tanto de forma manual, como digitalizada a través de Yooz. Esto hizo que el equipo pudiera asegurarse de que no cometían errores y tomara confianza en este nuevo método de trabajo. 

Como la principal actividad de Berrocar es la venta de vehículos, la mayoría de sus gastos son imputados dentro de la ficha de cada vehículo, para controlar el gasto que este ha tenido dentro de la empresa. Antes tenían a una persona que se encargaba de introducir ese gasto de forma manual dentro de la ficha física de cada vehículo y otra persona que contabilizaba la factura. La implantación de Yooz consistía en la digitalización completa de este proceso, y la integración contable con Sage 50, ERP que ya usaba Berrocar 

El proceso de integración de Berrocar consistió en un par de meses trabajando junto con el equipo Yooz, ya que al principio, desde Berrocar, necesitaban una persona que tuviese conocimientos informáticos para que ayudase al equipo a configurar la herramienta a los procesos internos.

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"Nosotros veníamos usando Sage 50 y queríamos seguir utilizándolo, porque ya son muchos años, el equipo está habituado a él y nos funciona bien. Por lo que buscábamos una herramienta que se integre con el ERP Sage 50".

Antonio Miranda

Director adjunto

Resultado: trazabilidad de las facturas y ahorro de costes

 
Tras la puesta en marcha de Yooz, Berrocar ha logrado aliviar una gran parte del trabajo administrativo y  obtener trazabilidad en el proceso completo de Cuentas a Pagar: mayor visibilidad en todo momento de las facturas y del estado en el que se encuentra cada una de ellas.  

Con la implementación de Yooz, Berrocar ha logrado liberar el equivalente al trabajo diario de una persona, un volumen de facturación importante para un departamento de 10 personas. Se podría medir este ahorro como un 10% del ahorro total de costes y tiempo del departamento. Como asegura Antonio Miranda, este 10% de ahorro total permite que el equipo emplee el tiempo en otras tareas administrativas más productivas que aportan mayor valor a la empresa.

PRINCIPALES LOGROS:

 

  • Ahorro de costes: 10 % del tiempo del equipo administrativo y financiero.
  • Trazabilidad de todos los documentos desde la orden de compra hasta el pago.
  • Digitalización al 100 %: eliminación del papel del proceso de facturación.
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Antonio Miranda-berrocar
"El sector de la automoción es uno de los últimos en digitalizarse. Pero poco a poco vamos digitalizándolo y creo que uno de los primeros pasos es empezar desde el Departamento Administrativo y Financiero. Aunque al empresario le cueste ver cómo repercute en beneficios, aquí es donde está la base de la empresa. Todos los datos que desde administración se aportan y se crean, son de los que beben el resto del equipo comercial, marketing... Sin esta base, si los datos de administración no están bien, la empresa no podrá ejercer su función correctamente".

Antonio Miranda

Director Adjunto

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