Dans l'économie actuelle, où tout va très vite, il est essentiel que chaque entreprise prenne du recul, évalue ses processus opérationnels et apporte les modifications nécessaires. Ce n'est que de cette manière qu'elles pourront améliorer les flux de travail et rester compétitives. Dans ce contexte, quel est l'intérêt de L’automatisation de la comptabilité, concrètement ?
L'automatisation de la comptabilité : fonctionnement et bénéfices
Le processus d'automatisation consiste à permettre l'exécution d'une tâche de manière autonome. En comptabilité, c'est le workflow complet du processus d'achat, depuis la demande jusqu'à la facturation de celui ci qui est concerné.
La première étape remplace la saisie manuelle des factures, grâce notamment à l'extraction de données intelligente (Smart Data Extraction), combinant IA et Machine Learning, une technologie plus puissante qu'un OCR standard ("Optical Character Recognition", la technologie de reconnaissance de caractères à partir d'un image). Une fois les factures scannées, l’outil extrait automatiquement les données de chaque ligne, empêchant notamment les erreurs manuelles presque inévitables. A L'étape suivante, intervient l’intelligence artificielle (IA), capable d'interpréter ces données et montants et de leur conférer un sens.
Ainsi, le processus de traitement est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…) et ne requiert une intervention humaine que là ou elle serait nécessaire. Libérés des tâches chronophages, les directeurs administratifs et financiers sont propulsés vers un rôle davantage tourné vers des missions à forte valeur ajoutée. Ils ont par exemple désormais du temps pour se consacrer à l'exploitation des données en temps réel ou encore implémenter de nouveaux projets qui pourront renforcer leur relation client.
Comment choisir la solution adaptée ?
Plusieurs besoins sont à privilégier. Ainsi, la performance, la sécurité de l’infrastructure, le niveau d’automatisation apporté (qui doit atteindre au moins 80%), son évolutivité doivent constituer des critères de choix fondamentaux, tout autant que la pérennité et la capacité d’accompagnement du fournisseur.
Mais si ces critères sont requis, ils ne sont pas suffisants pour garantir le succès du projet. La solution qui retiendra votre attention devra s'intégrer avec votre ERP ou logiciel comptable : une solution de dématérialisation doit nécessairement coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour l’exportation des données.
Yooz et QuickBooks Online font passer l'intégration à un niveau supérieur
QuickBooks Online est un logiciel de comptabilité utilisé principalement par les petites et moyennes entreprises. Pour améliorer l'expérience de facturation des clients, ils se sont associés à Yooz pour créer un processus de paiement intégré et rationalisé, de la facturation du fournisseur au paiement.
Ce type d'intégration transparente offre des gains considérables en termes de temps et d'argent. C'est aussi un prérequis pour assurer la cohérence des données dans l'ensemble du système d'information. Plus de documents papier perdus dans le transport, plus d'erreurs résultant d'une saisie manuelle, et la création et le stockage automatiques d'une piste d'audit. Un autre avantage notable est de libérer du temps aux employés pour qu'ils puissent se concentrer sur d'autres domaines, d'améliorer la satisfaction au travail et, par conséquent, d'augmenter la productivité des employés.
En effet, lorsqu'il n'y a aucun souci avec la structure de facturation et de paiement, tout ce que l'entreprise peut se consacrer entièrement à son activité principale.
Comment Yooz peut vous aider à intégrer automatiquement les factures dans QuickBooks Online ?
La solution Yooz enregistre automatiquement les factures et synchronise les données avec QuickBooks Online. La possibilité d'accéder directement à toutes les données qui en résulte permet de gagner un temps précieux et d'améliorer la productivité. Mieux encore, grâce au partenariat entre Yooz et QuickBooks Online, aucune configuration préalable n'est nécessaire. Le connecteur Yooz / QuickBooks Online offre dès le départ les fonctionnalités suivantes :
- Les données de référence de QuickBooks Online synchronisées dans Yooz.
- Écritures comptables de Yooz générées dans QuickBooks Online
- Ordres de paiement Yooz générés dans QuickBooks Online
- Statut des paiements et numéros de pièces comptables de QuickBooks Online mis à jour dans Yooz
Économisez de l'argent avec le système de QuickBooks Online intégré à Yooz
Les clients qui utilisent quotidiennement QuickBooks Online et Yooz sont plus que satisfaits de leur expérience :
"L'intégration entre Yooz et notre système comptable QuickBooks Online permet un traitement rapide et précis des factures et complète le processus de comptabilité fournisseurs sans avoir à imprimer une seule facture."
Jerry McGill, Directeur des opérations chez GSC Grays
Pas encore convaincu ? et si vous constatiez par vous-même ?
