La maîtrise du processus de gestion des factures est vital pour l’entreprise. Peu à peu, tous les services tendent à se dématérialiser : c'est le cas de la comptabilité, dont les bénéfices de cette transition sont sans équivoque. Mais en quoi consiste L’automatisation de la comptabilité, concrètement ?
Les étapes de l'automatisation
Le processus d'automatisation consiste à permettre l'exécution d'une tâche autonome. En comptabilité, c'est le workflow complet du processus d'achat, depuis la demande jusqu'à la facturation de celui ci qui est concerné. La première étape remplace la saisie manuelle des factures, grâce à l'extraction de données intelligente (Smart Data Extraction). Une fois les factures scannées, l’outil extrait automatiquement les données de chaque ligne, empêchant notamment les erreurs manuelles presque inévitables. A L'étape suivante, intervient l’intelligence artificielle (IA), capable d'interpréter ces données et montants et de leur conférer un sens.
Grâce à la dématérialisation, le processus de traitement est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…) et ouvre la voie à des missions à plus fortes valeur ajoutée. Libéré des tâches chronophages, les directeurs administratifs et financiers sont propulsés vers un rôle davantage tourné vers des missions à forte valeur ajoutée. Ils ont par exemple désormais du temps pour se consacrer à l'exploitation des données en temps réel, implémenter de nouveaux projets qui pourront renforcer leur relation client.
Pour maximiser ces bénéfices, la question qui se pose alors est de savoir quelle solution de dématérialisation choisir.
Comment choisir la solution adaptée ?
Plusieurs besoins sont à privilégier :
- La solution doit être facile à utiliser,
- sa performance : optimale (le niveau s'automatisation doit atteindre au moins 80%)
- L'accès et la sécurité à l'application : offrant le meilleur niveau de sécurité en matière de connexion Internetest réalisé au travers du protocole https, le tout en mode cloud
- son évolutivité et son prix : Un abonnement mensuel « tout inclus », sans coûts cachés
- Le taux de recommandations clients : Les avis doivent être nombreux et fiables
- La pérennité et la capacité d’accompagnement du fournisseur : doit faire preuve de la plus grande autorité dans son domaine, offrant à ses clients de toujours profiter de la dernière version de sa solution, sans coût supplémentaire.
Si ces critères sont requis, ils ne sont pas suffisants pour garantir le succès du projet. La solution qui retiendra votre attention devra s'intégrer avec votre ERP ou logiciel comptable : une solution de dématérialisation doit nécessairement coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour l’exportation des données.
Une communication facile avec votre ERP ou logiciel comptable
Une solution qui intègre nativement des passerelles avec votre outil comptable représente un gain de temps important. C’est également un prérequis pour assurer la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information. Si votre entreprise utilise un logiciel plus spécifique pour sa comptabilité, la possibilité de développer simplement des connecteurs sur-mesure vous permettra de ne pas sacrifier cette interopérabilité.
La solution Yooz assure l’automatisation du traitement des factures, permettant ainsi de retrouver les données retranscrites dans les logiciels de l'éditeur de solutions Exact, avec à la clé, un gain de temps précieux, une meilleure visibilité sur les données de l'entreprise et une amélioration de la productivité, et ce, sans aucun paramétrage préalable.
Le connecteur Yooz/Exact dispose des fonctionnalités suivantes :
- Synchronisation des référentiels issus de Exact vers Yooz,
- Génération des écritures comptables de Yooz vers Exact,
- Workflows intelligents permettant l'automatisation des validations et des paiements.
Yooz combine le plus haut niveau d’automatisation de factures à une simplicité de démarrage et d’utilisation inégalée, pour aider les décideurs financiers et les experts-comptables à rendre leurs processus plus productifs et sûrs de la demande d’achat jusqu’au paiement.
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