La maîtrise du processus de gestion des factures est vital pour l’entreprise. Peu à peu, tous les services tendent à se dématérialiser : c'est le cas de la comptabilité, dont les bénéfices de cette transition électronique sont sans équivoque. Mais en quoi consiste L’automatisation de la comptabilité, concrètement ?
L'automatisation de la comptabilité : fonctionnement et bénéfices
Le processus d'automatisation consiste à permettre l'exécution d'une tâche de manière autonome. En comptabilité, c'est le workflow complet du processus d'achat, depuis l'expression du besoin jusqu'à la facturation de celui ci qui est concerné.
La première étape remplace la saisie manuelle des factures, grâce à l'extraction de données intelligente (Smart Data Extraction). Une fois les factures récupérées (via email, plateformes spécialisées, application mobile, etc...) l’outil extrait automatiquement les données de chaque ligne, empêchant notamment les erreurs de saisie manuelle presque inévitables. La collecte des données doit se faire via plusieurs canaux, et être capable ensuite de classer ces écritures comptables automatiquement dans le bon dossier. A L'étape suivante, intervient l’intelligence artificielle (IA), capable d'interpréter ces données et montants et de leur conférer un sens.
Ainsi, le processus de traitement est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…) et ne requiert une intervention humaine que là ou elle serait nécessaire. Libérés des tâches chronophages, les directeurs administratifs et financiers sont propulsés vers un rôle davantage tourné vers des missions, à forte valeur ajoutée.
Ils ont par exemple désormais du temps pour se consacrer à l'exploitation des données en temps réel ou encore implémenter de nouveaux projets qui pourront renforcer leur relation client ou créer de nouveaux revenus complémentaires. La dématérialisation de ses processus n'est plus une option; c'est une réalité dans laquelle il est impératif de s'insérer.
Comment choisir la solution adaptée ?
Pour choisir la meilleure solution à utiliser, plusieurs besoins sont à privilégier. Ainsi, la performance, la sécurité de l’infrastructure, le niveau d’automatisation apporté (qui doit atteindre au moins 80%), son évolutivité doivent constituer des critères de choix fondamentaux, tout autant que la pérennité et la capacité d’accompagnement du fournisseur.
Mais si ces critères sont requis, ils ne sont pas suffisants pour garantir le succès du projet. La solution qui retiendra votre attention devra s'intégrer avec votre ERP ou logiciel comptable : une solution de dématérialisation doit nécessairement coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour gérer l’exportation des données.
Une communication facile avec votre ERP ou logiciel comptable
Une solution qui intègre nativement des passerelles avec votre outil comptable représente un gain de temps important. Ainsi, pouvoir gérer vos comptes clients depuis votre ERP est un prérequis essentiel pour assurer la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information. Si votre entreprise utilise un logiciel plus spécifique pour sa comptabilité, la possibilité de développer simplement des connecteurs sur-mesure vous permettra de ne pas sacrifier cette interopérabilité.
Les solutions Yooz Expert edition (au service des experts-comptables) et Yooz Business edition (destinée aux entreprises) assurent l’enregistrement automatique des factures, permettant ainsi de retrouver les données retranscrites dans Ibiza, avec à la clé, un gain de temps précieux et une amélioration de la productivité, et ce, sans aucun paramétrage préalable. L'intégration de Yooz via l'API Fulll (anciennement Ibiza) permet de profiter des fonctions suivantes :
- Intégration de l'image de la facture directement dans Fulll (anciennement Ibiza)
- Accès à une information fiable et mise à jour en temps réel grâce au flux d'informations automatisé
- Workflows intelligents permettant l’automatisation des validations et des paiements.
Enfin, il est essentiel que les avis des utilisateurs soient bons et fiables.
Vous souhaitez savoir comment optimiser les processus factures fournisseurs et quels sont les avantages ?
