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La maîtrise du processus de gestion des factures et son optimisation sont vitales pour l’entreprise, avec à la clé des bénéfices sans équivoque.
Mais en quoi consiste l’automatisation de la comptabilité, concrètement ? Et pourquoi est-il urgent d’intégrer votre ERP avec une solution de dématérialisation des factures et d’automatisation de votre processus P2P ?
L'automatisation de la comptabilité : fonctionnement et bénéfices
Le processus d'automatisation consiste à permettre l'exécution d'une tâche de manière autonome. En comptabilité, c'est le workflow complet du processus d'achat, depuis l'expression du besoin jusqu'à la facturation de celui-ci, qui est concerné.
La première étape remplace la saisie manuelle des factures, grâce à l'extraction de données intelligente (Smart Data Extraction). Une fois les factures récupérées (via email, plateformes spécialisées, application mobile, etc) l’outil extrait automatiquement les données de chaque ligne, empêchant notamment les erreurs de saisie manuelle presque inévitables. La collecte des données doit se faire via plusieurs canaux, et être capable ensuite de classer ces écritures comptables automatiquement dans le bon dossier. À l'étape suivante, intervient l’intelligence artificielle (IA), capable d'interpréter ces données et montants et de leur conférer un sens.
Ainsi, le processus de traitement est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que de celui de son coût intrinsèque (productivité…) et ne requiert une intervention humaine que là où elle serait nécessaire. Libérés des tâches chronophages, les experts-comptables et les collaborateurs des services comptabilité sont propulsés vers un rôle davantage tourné vers des missions à forte valeur ajoutée.
Le capital humain se trouve réinvesti :
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Les experts-comptables en cabinet peuvent se concentrer par exemple sur de l'accompagnement client personnalisé et sur de l'analyse stratégique pour leurs clients.
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Les collaborateurs des services comptabilité et financier en entreprise peuvent se consacrer à des missions d'analyse et de conseil afin d'orienter la direction de l'entreprise dans leur prise de décision.
La dématérialisation de ces processus n'est plus une option, c'est une réalité dans laquelle il est impératif de s'insérer.
Comment choisir la solution adaptée ?
Pour choisir la meilleure solution à utiliser, plusieurs besoins sont à privilégier. Ainsi, la performance, la sécurité de l’infrastructure, le niveau d’automatisation apporté (qui doit atteindre au moins 80%), son évolutivité doivent constituer des critères de choix fondamentaux, tout autant que la pérennité et la capacité d’accompagnement du fournisseur.
Mais si ces critères sont requis, ils ne sont pas suffisants pour garantir le succès du projet. La solution qui retiendra votre attention devra s'intégrer avec votre ERP Pennylane : une solution de dématérialisation doit nécessairement coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour gérer l’exportation des données.
Une communication facile avec Pennylane
Une solution qui intègre nativement des passerelles avec votre outil comptable représente un gain de temps important. Ainsi, pouvoir gérer vos comptes clients depuis votre ERP est un prérequis essentiel pour assurer la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information. Si votre entreprise utilise un logiciel plus spécifique pour sa comptabilité, la possibilité de développer simplement des connecteurs sur-mesure vous permettra de ne pas sacrifier cette interopérabilité.
Les solutions Yooz Expert édition (pour les fiduciaires) et Yooz Business édition (destinée aux entreprises) assurent l’enregistrement automatique des factures, permettant ainsi de retrouver les données retranscrites dans votre ERP, avec à la clé, un gain de temps précieux et une amélioration de la productivité, et ce, sans aucun paramétrage préalable. L'intégration automatisée de Yooz avec votre ERP permet de profiter des fonctions suivantes :
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Intégration de l'image de la facture directement dans votre ERP.
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Accès à une information fiable et mise à jour en temps réel grâce au flux d'informations automatisé.
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Workflows intelligents permettant l’automatisation des validations et des paiements.
L’intégration de Pennylane avec Yooz
La gestion des factures fournisseurs est un processus crucial pour toute entreprise, car elle permet de suivre les dépenses et de s'assurer que toutes les factures sont payées en temps et en heure. Cependant, gérer manuellement ces factures peut être fastidieux et nécessite un investissement de temps important.
Heureusement, il existe maintenant des outils pour automatiser ce processus, tels que l'intégration de Pennylane avec le logiciel Yooz.
Cette combinaison de logiciels offre une série d'avantages pour les entreprises européennes, qui vont des économies de temps et d'argent à une meilleure visibilité sur leurs dépenses.
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Diminution des erreurs et accélération du processus
Cette intégration permet de numériser automatiquement les factures fournisseurs, ce qui élimine la saisie manuelle des informations et rend possible l'automatisation de l'encodage des factures. A la clé : réduction des erreurs de saisie et accélération du processus de gestion des factures.
Automatisation du workflow de validation des factures
L'intégration des deux logiciels permet aux entreprises de gagner en efficacité en automatisant les tâches de validation et de paiement des factures. Les utilisateurs peuvent définir des règles de validation automatique, et ainsi réduire les délais de paiement et les risques d'erreurs.
De plus, il est possible de suivre les factures en attente de validation et de les relancer si nécessaire, ce qui réduit les risques de retards de paiement et les factures impayées.
Une visibilité et une prise de décision optimisée
Les entreprises peuvent disposer d'une meilleure visibilité sur leurs dépenses. Les utilisateurs accèdent à des tableaux de bord et à des rapports détaillés sur les factures, et suivent ainsi les dépenses par fournisseur et prennent des décisions informées en matière de gestion des finances. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui ont des besoins de reporting spécifiques.
Les utilisateurs peuvent également établir des budgets et des limites de dépenses pour chaque fournisseur et suivre les dépassements éventuels, et ainsi mieux maîtriser les dépenses et réduire les risques de surendettement.
Une meilleure relation fournisseurs
L'intégration de Pennylane avec Yooz permet aux entreprises de mieux gérer les relations avec leurs fournisseurs. Les utilisateurs peuvent suivre les paiements et les retards éventuels, et donc mieux négocier les conditions de paiement et de réduire les risques de litiges.
Ils peuvent aussi établir des indicateurs de performance pour chaque fournisseur et suivre leur évolution, pour mieux évaluer la qualité de leur prestation et de réduire les risques de rupture de stock ou de service.
Respect des obligations légales
Cette intégration permet aussi aux entreprises de mieux respecter les obligations légales en matière de facturation.
Une sécurité des données accrue
Les informations sur les factures et les dépenses sont stockées sur des serveurs sécurisés et protégés par des mécanismes de cryptage, grâce auxquels les informations sont protégées contre les accès non autorisés et les risques de fuite de données. Les utilisateurs peuvent également définir des niveaux d'accès et des rôles pour les utilisateurs, et limiter l'accès aux informations sensibles aux personnes concernées uniquement.
