Pourquoi adopter un logiciel de capture de données de facture ?

À l'heure de la digitalisation comptable, les entreprises disposent d’une myriade d’opportunités pour accroître leur productivité et leur efficience. Parmi elles, l'automatisation de la capture de données sur les factures s’impose comme une véritable priorité.

La capture des données sur les factures : une priorité pour les entreprises

Plus qu’une simple tâche administrative, la capture des données de facturation est aujourd'hui un véritable enjeu stratégique pour les entreprises. En effet, les factures contiennent des informations précieuses qui s’avèrent utiles dans différents domaines, du contrôle des dépenses à l’évaluation des fournisseurs.

Données de facturation : de quoi parle-t-on ?

Les données de facturation englobent un certain nombre d’informations, à commencer par les mentions directement inscrites sur une facture, par exemple :

Le nom et l’adresse de l’entreprise et du fournisseur.
La date de la vente de bien ou de la prestation de service.
La quantité et la dénomination précise des produits ou services vendus.
Le prix unitaire hors taxe et réductions éventuelles.
La date limite de paiement et les pénalités en cas de retard.
L'adresse de facturation, si elle est différente de celle du client.
Le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

Toutefois, une entreprise peut également collecter des données sur ses fournisseurs, le statut des paiements en cours ou encore des informations fiscales liées aux enregistrements comptables.

Quelles sont les limites de la saisie manuelle des données de facturation ?

Pendant longtemps, la saisie des données des factures était effectuée « à la main ». Une pratique qui présente un certain nombre d’inconvénients :

L’achat de papier, l’impression, l’affranchissement et la main-d'œuvre associée représentent un coût important.
La saisie manuelle des données est très chronophage, surtout si le volume de factures à traiter est élevé. Au-delà de la saisie en elle-même, il faut ajouter la gestion du stockage des documents papier, qui peut s’avérer particulièrement laborieux. Au final, la lenteur de ce processus peut entraîner des retards dans les cycles de traitement et de paiement.
La saisie manuelle est aussi une importante source d’erreurs, entre les fautes de frappe, les oublis, les doublons et les mauvaises interprétations. Or, des données inexactes peuvent être à l’origine d’écarts au niveau des montants des paiements, mais aussi de problèmes de rapprochement entre les factures, les bons de commande et les bons de livraison.
Enfin, l’approche manuelle complique l’extraction des données des factures à des fins d’analyse et de reporting. Par conséquent, l’entreprise ne dispose pas d’une vue à 360 degrés sur ses dépenses, le statut des factures ou encore les paiements en cours.

Bien conscientes de ces écueils, de plus en plus d’entreprises prennent le virage de la digitalisation, en intégrant un système automatisé de capture de données sur les factures.

Comment fonctionne la capture de données automatique ?

La capture automatisée repose sur une solution logicielle capable d’extraire les données contenues dans une facture, tout cela sans aucune intervention humaine et quel que soit le canal utilisé : facture papier envoyée par courrier, fichier PDF dans un e-mail, échange de données informatisées (EDI), portail fournisseur…

Pour y parvenir, ce type d’outil utilise la technologie standard OCR (reconnaissance optique de caractères) ou la capture de données intelligente (Smart Data Extraction) afin d’analyser le document et de le convertir en texte compréhensible par la machine.

Le système peut ainsi récupérer les informations pertinentes de chaque pièce comptable, en identifiant les champs clés comme le numéro de facture, les dates d’émission et d’échéance, les produits ou services, les quantités et les prix, ou encore les détails du fournisseur.

Une fois les données extraites, les informations sont contrôlées puis validées en fonction de règles et de formats prédéfinis, garantissant l’exactitude et la cohérence des données. De plus, les erreurs, les informations manquantes ou les doublons dans les données capturées sont identifiés instantanément.

Si une facture ne répond pas aux critères de validation fixés par l’organisation, elle peut être automatiquement soumise à une vérification approfondie par un collaborateur humain. L’entreprise dispose donc d’une certaine souplesse, notamment pour gérer les exceptions.

Enfin, les données de facturation validées sont intégrées sans effort dans l’outil de comptabilité ou le progiciel de gestion intégré (ERP). Le transfert et la synchronisation des informations se font en temps réel, en cohérence avec les enregistrements comptables et les autres processus financiers.

Les avantages d'un logiciel de capture de données

La nécessité d’automatiser la capture des données sur les factures est de plus en plus prégnante. En effet, les entreprises reçoivent aujourd’hui des documents dans une grande diversité de formats, ce qui ajoute un degré de complexité supplémentaire pour extraire les données qu’elles contiennent.

En outre, l’automatisation permet de traiter des volumes d’informations importants, sans perdre en efficacité ni en précision. Le traitement et la validation de factures en masse s’effectuent fluidement, y compris pendant les pics d’activité, sans pour autant générer plus d’erreurs.

Un outil de capture de données peut aussi être paramétré et personnalisé afin de s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise. Très flexible, il permet de gérer tous types de formats de factures et de structures de données. L’organisation peut donc élargir sans crainte sa base de fournisseurs, en intégrant de nouveaux partenaires commerciaux.

Enfin, une solution d’automatisation s'intègre facilement à d'autres systèmes comme les logiciels de comptabilité ou les outils de gestion des flux de travail, ce qui ne fait qu’accélérer et fluidifier le traitement des factures.

En bref : les avantages de l’automatisation de la capture de données sur les factures

Vous obtenez davantage de transparence et de contrôle tout au long du processus de facturation
Vous simplifiez et améliorez la gestion de votre trésorerie
Vous réduisez les coûts liés au traitement des factures et vous augmentez votre rentabilité
Vous avez une vision en temps réel sur votre fiscalité et vous évitez les pénalités pour déclaration tardive
Vous éliminez les multiples erreurs liées à la saisie manuelle des données
Vous réduisez les délais de traitement et de paiement
Vous améliorez vos relations avec vos fournisseurs et vous êtes plus enclin à bénéficier d’escomptes pour paiement anticipé
Vous prenez de meilleures décisions au quotidien, grâce à une vision globale sur votre processus de facturation
Vous faites un pas de plus vers le zéro papier

Comment mettre en œuvre la capture automatisée des factures ?

L’intégration d’un outil d'automatisation de la capture des factures ne s'improvise pas. En effet, il est essentiel de bien préparer ce projet en suivant certaines étapes préalables :

Identifiez les besoins spécifiques de votre organisation, tels que les types de factures reçues, le volume à traiter et les besoins d'intégration avec les systèmes actuels.
Définissez clairement les objectifs de l'automatisation de la capture des factures, par exemple : la diminution des délais de traitement, l'amélioration de la précision ou une meilleure visibilité financière.
Passez en revue et évaluez différentes solutions de capture de données, en vous basant sur certains critères clés, notamment : la richesse fonctionnelle, la simplicité d'utilisation, l'évolutivité, les possibilités d'intégration avec d’autres outils, etc.
Faites le tri dans vos données de facturation existantes et organisez-les minutieusement, afin de garantir la cohérence et l’exactitude des informations.
Établissez des formats et des modèles standards pour les factures afin de faciliter l'extraction automatique des données.
Mesurez le niveau de compatibilité avec vos systèmes existants, tels que les logiciels comptables ou les ERP, avec la solution de capture de données retenue.
Définissez les champs clés à identifier et à capturer à partir des factures, comme les numéros de facture, les montants, la TVA ou encore les détails sur les fournisseurs.
Mettez en place des règles de validation adaptées aux besoins et aux spécificités de votre entreprise, afin de garantir l'exactitude et la qualité des données.
Personnalisez les flux de travail et prévoyez des processus de gestion des exceptions, afin de faire face à toutes les situations.

Vers l'automatisation du processus Purchase-to-Pay dans son ensemble

Au-delà de la capture de données, un logiciel de gestion des factures permet de dématérialiser et d'automatiser bon nombre de tâches tout au long du processus P2P.

Qu'est-ce que l'automatisation du processus P2P ?

Le terme P2P est l'acronyme de « procure to pay » (ou « purchase to pay »), un terme anglais qui désigne le processus d'achat d'une entreprise.

Il se décompose en plusieurs étapes, à commencer par l'identification des besoins et la recherche de produits ou de services adéquats. S’ensuivent la création des demandes d’achat, la gestion des bons de commande et la réception des marchandises. Enfin, l’organisation doit traiter les factures puis les régler, avant de mettre à jour ses comptes fournisseurs.

Des tâches qui s'avèrent bien souvent rébarbatives et chronophages, mais qui peuvent toutefois être accélérées et simplifiées grâce à l’automatisation du purchase to pay. Les demandes d'achat de biens et services, par exemple, peuvent faire l’objet d’un processus automatisé visant à réduire les délais de validation et à identifier plus rapidement les responsables pour validation. Autrement dit, l’entreprise gagne un temps précieux en envoyant systématiquement la bonne demande à la personne la plus appropriée. L’automatisation limite également les achats non autorisés, tout en renforçant le contrôle des dépenses.

Dans le processus de facturation, l’automatisation du P2P se traduit par une simplification de l’enregistrement, de la validation des factures et de l'approbation des paiements. Le rapprochement avec les bons de commande et les bons de réception est également facilité. Quant aux erreurs humaines, elles sont fortement réduites, notamment grâce à la capture des données sur les factures.

L’automatisation du procure to pay concerne même les bons de commande, dont la saisie, l’envoi et la validation sont beaucoup plus fluides. En effet, les paiements peuvent être émis automatiquement dès l’approbation de la facture fournisseur correspondante, sans qu’une intervention humaine ne soit nécessaire.

Quels sont les avantages de l’automatisation du Procure to Pay ?

Un logiciel d’automatisation du processus P2P est un formidable levier de performance pour une organisation. Non seulement, il permet d’optimiser ce process dans sa globalité, mais aussi d’apporter plus de contrôle et de visibilité. C’est aussi un moyen de fluidifier la communication entre les différentes parties prenantes, tout en accompagnant la montée en compétence des équipes.

Un processus procure to pay plus performant

Saisie manuelle des données, impression, numérisation, classement des pièces comptables… Autant de tâches répétitives qui peuvent être largement évitées grâce à l'automatisation du processus d'achat et d'approvisionnement.

Centralisées dans un seul et même endroit, les factures sont traitées avec une efficacité inédite, ce qui se traduit par une baisse notable des coûts, mais aussi une diminution des délais, des erreurs et des risques. L’impact est non négligeable, que ce soit en termes de productivité ou de rentabilité.

Par ailleurs, l’automatisation offre un meilleur contrôle sur le processus à tous les niveaux, du service achat jusqu’à la comptabilité fournisseurs, ce qui permet également à l’entreprise de faire des économies et de gagner du temps au quotidien.

Autre point d’amélioration : l’approbation des factures, qui devient bien plus rapide avec l’automatisation. En effet, la majorité d’entre elles sont réglées selon des conditions déjà connues. Les collaborateurs peuvent donc se focaliser sur les situations qui nécessitent réellement une intervention humaine, comme les pièces comptables comportant des exceptions.

Pour finir, l’optimisation des workflows et la disparition de certaines tâches chronophage permettent aux employés de consacrer plus de temps à des missions à forte valeur ajoutée.

Un contrôle optimal des dépenses

Grâce à des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR), d'intelligence artificielle ou de machine learning, un outil d'automatisation permet d'améliorer l'extraction des données, mais aussi de faciliter leur compréhension.

Ainsi, l'organisation est en mesure d’anticiper ses besoins en approvisionnement afin d’acheter le bon produit, en bonne quantité, au bon moment. Cela lui permet aussi de profiter de certains avantages, comme des remises pour paiement anticipé auprès de ses fournisseurs.

En outre, l'automatisation a pour effet de diminuer les dépenses imprévues, car elle offre une visibilité supérieure sur les différents flux de la chaîne d'approvisionnement. Concrètement, le service des achats peut identifier rapidement toute opération irrégulière, grâce à un contrôle permanent des dépenses, des factures et des fournisseurs. Si une dépense suspecte est repérée, il est aisé d’en déterminer la cause et d’ajuster le processus P2P pour éviter que le problème ne se reproduise.

Les pièces justificatives indispensables au contrôle des dépenses, quant à elles, sont capturées en temps réel. Par conséquent, l’automatisation du purchase to pay simplifie la réconciliation, tout en accélérant la clôture comptable. Un point important, car la recherche de justificatifs manquants peut représenter une perte de temps considérable pour le service comptabilité, notamment en période de clôture.

Et ce n'est qu'un aperçu des avantages de l'automatisation dans ce domaine, qui permet également de simplifier l'approbation et l’enregistrement des dépenses, ainsi que le contrôle de la trésorerie.

Des collaborateurs plus efficaces et compétents

Libérées des tâches administratives les plus répétitives, les équipes peuvent consacrer le temps ainsi gagné à des missions stratégiques. Ils peuvent également se former à de nouvelles pratiques, développer des expertises supplémentaires, ce qui influence directement la productivité et la rentabilité de la société.

De plus, l'automatisation du procure to pay permet à la direction des achats de se focaliser sur des tâches prioritaires comme le sourcing, l'innovation ou le développement d’une politique d’achat plus efficiente.

Une communication plus fluide

Avec un logiciel d’automatisation du purchase to pay, l'entreprise, les fournisseurs et les autres parties prenantes se retrouvent interconnectés par le biais d’une plateforme commune. Résultat : les opérations courantes — telles que la validation des commandes, l’envoi ou la réception des pièces comptables, la mise en paiement — sont beaucoup plus simples.

Utilisable partout, à tout moment et depuis n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette), ce type de solution basée sur le cloud garantit une communication fluide et instantanée entre les différents acteurs. Enfin, la centralisation des opérations dans un seul et même espace garantit une maîtrise totale des flux financiers et administratifs.

L’automatisation de la capture de données sur les factures ne manque pas d’atouts pour les organisations. Baisse des coûts, diminution du risque d’erreur, meilleure gestion de la trésorerie, réduction des délais de paiement et de traitement… Un logiciel d’automatisation du processus P2P offre de nombreux bénéfices, d’autant plus qu’il permet d’optimiser le processus d’achat de l’entreprise dans sa globalité. À la clé : un meilleur contrôle des dépenses, une collaboration plus efficace, mais aussi une montée en compétence des équipes.

Grâce à l'intégration d'une intelligence artificielle de pointe, du deep learning et de la RPA, Yooz vous propose une solution puissante, capable d’automatiser 80 % de vos factures sans qu’aucun paramétrage préalable ne soit nécessaire, mais aussi de robotiser chaque étape de votre processus purchase to pay, de la demande d'achat jusqu’au paiement final.

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