À l'ère de la dématérialisation, la gestion des factures fournisseurs a connu de nombreuses transformations. Parmi elles, l'une des plus importantes [mais aussi des plus méconnues] est sans aucun doute l'automatisation du circuit de validation des factures.
Quel est l'intérêt de la validation des factures ?
La validation des documents comptables, et notamment dans le cas des factures fournisseurs, est une tâche facultative dont l'importance est parfois sous-estimée. Pourtant, elle présente de nombreux intérêts pour l'entreprise.
En premier lieu, valider les factures permet de se prémunir contre le risque d'erreur. Par exemple, il suffit d'une faute de frappe ou d'une virgule décalée pour fausser le prix d'un produit ou d'un service. Une petite négligence qui peut avoir de lourdes conséquences…
En effet, accepter une facture dont le montant est plus élevé que prévu est susceptible de nuire à vos relations avec vos fournisseurs. À l'inverse, ces derniers seront reconnaissants si vous les informez immédiatement qu'une erreur s'est glissée dans l'un de leurs documents.
La validation permet aussi de lutter contre la fraude, car ce processus de contrôle empêche toute modification de la facture, lui octroyant un caractère définitif. Cependant, il est essentiel de s'assurer de l'exactitude des informations contenues dans le document, en amont de sa validation définitive.
Comment valider les factures ?
La validation des factures fournisseurs s'effectue généralement en trois étapes : la vérification, l'enregistrement et le paiement.
La vérification des factures
Cette étape consiste à vérifier que toutes les mentions obligatoires sont bien présentes sur le document et qu'elles sont rigoureusement exactes :
- Date d'émission de la facture
- Date limite de paiement
- Numéro de facture
- Coordonnées du fournisseur et du client
- Désignation de chaque produit ou service vendu
- Prix unitaire
- Total à payer
- Taux de TVA applicable
- Pénalités de retard
En l'absence d'une ou plusieurs mentions obligatoires, la pièce comptable peut être déclarée non conforme. Il faut alors en informer le fournisseur, qui devra la rééditer. Si toutes les mentions obligatoires figurent sur la facture, elle est déclarée conforme et la mention « bon à payer » peut y être apposée.
À noter : pour s'assurer que le document est authentique et que les produits, les prix et les quantités facturés sont justes, la facture est généralement comparée avec le bon de commande qui a été signé auparavant.
L'enregistrement des factures
Après avoir confirmé l'authenticité et l'exhaustivité de la facture, cette dernière doit être enregistrée dans le logiciel de facturation de l'entreprise. Ainsi, le statut du document peut être suivi en temps réel, de la réception jusqu'au paiement. Les factures au format papier, quant à elles, doivent être tamponnées.
Après l'enregistrement de la pièce comptable, on peut procéder à sa validation définitive. Toute modification devient alors impossible : d'où l'intérêt de s'assurer qu'elle ne comporte aucune erreur. Elle peut enfin être transmise au service comptabilité, qui procédera au règlement.
Le paiement des factures
Lorsqu'une facture est transmise au service comptable, ce dernier est chargé de la payer en respectant la date limite qui y est indiquée. Ainsi, elle n'est réellement prise en compte par la comptabilité que le jour du règlement. C'est un point important, car un retard de paiement peut avoir des effets néfastes sur la relation fournisseur, tout en entraînant des pénalités.
Comment mettre en place un circuit de validation des factures ?
Un circuit de validation des factures est un processus permettant de fluidifier la circulation et la modification des données échangées dans le cadre de la validation des documents comptables.
Concrètement, il s'agit de définir un certain nombre d'étapes, qui peuvent varier selon la taille de l'entreprise : plus les effectifs sont nombreux, plus le workflow doit être long, afin de sécuriser et d'accélérer le processus de validation. Les sociétés qui traitent des données sensibles doivent également multiplier les étapes de validation.
Par ailleurs, chacune de ces étapes doit être attribuée à une personne précise, qu'il s'agisse d'un comptable, d'un expert-comptable, du DAF, du responsable administratif, du PDG…
Ainsi, pour concevoir un circuit de validation des factures, il faut prendre en compte différents facteurs :
- Le nombre de fournisseurs de l'entreprise
- Le nombre de factures traitées chaque mois
- Les personnes qui interviennent dans la validation des documents
- Les logiciels utilisés pour la comptabilité, mais aussi pour la gestion des paiements
À partir de là, il est possible de définir les différentes étapes du workflow, en tâchant de le simplifier le plus possible. Allez à l'essentiel en supprimant les étapes qui ne sont pas utiles à 100 % et définissez des règles strictes pour la validation des pièces comptables.
Les avantages de l'automatisation du circuit de validation des factures
À l'heure actuelle, le traitement des factures est un enjeu majeur pour les entreprises, qui doivent composer avec des délais de règlement plus espacés, mais aussi des retards de paiement de plus en plus fréquents.
Malgré ses intérêts indéniables, la validation des factures fournisseurs est un ensemble de tâches chronophages et complexes, qui présentent une faible valeur ajoutée. Heureusement, il est possible d'automatiser ce processus pour gagner du temps, mais aussi faire des économies et augmenter la productivité de l'entreprise, en permettant à vos collaborateurs de se concentrer sur des missions plus rentables.
Avec un logiciel d'automatisation du traitement des factures, chaque pièce comptable possède un point d'entrée commun : grâce à la collecte automatique, vous n'avez plus à courir après des documents éparpillés. Quant à la Reconnaissance Optique de Caractères [OCR], elle permet d'extraire instantanément les données qu'ils contiennent. Centralisées au sein d'un même outil, les factures sont bien plus simples à gérer, mais aussi à valider, ce qui permet de maîtriser le cycle d'achat et de vente de A à Z.
Ce type de logiciel vous permet également de personnaliser votre circuit de validation des factures, en attribuant des rôles et en définissant des règles pour chaque étape. Sans oublier les possibilités d'intégration avec les principaux ERP et logiciels comptables, afin d'assurer la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information.
En concevant un circuit de validation des factures automatisé, l'entreprise se décharge d'une tâche chronophage et complexe, qui demandait auparavant de nombreux efforts pour une valeur ajoutée toute relative. L'intégration d'un logiciel d'automatisation du traitement des factures fournisseurs est donc incontournable pour répondre aux enjeux de demain.
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