La conservation et l'archivage des pièces comptables ont longtemps été perçus comme de véritables contraintes par les entreprises. Heureusement, les logiciels de traitement des factures ont changé la donne en dématérialisant le stockage des documents et en automatisant de nombreuses tâches chronophages. Découvrez les différents avantages de ces coffres-forts numériques pour vos factures.
La conservation des pièces comptables
Toute entreprise a pour obligation de conserver, pendant une durée minimale, les documents émis ou reçus dans l'exercice de son activité, quelle que soit leur nature : fiscale, commerciale ou encore comptable (bulletins de paie, contrats de travail, factures fournisseurs...).
Toutefois, la durée de conversation à respecter dépend du type de document. Elle est de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice pour les factures fournisseurs, mais aussi les factures clients, les bons de commande, de livraison ou de réception. À noter : l'entreprise a la possibilité de conserver ses documents plus longtemps que la durée minimale, à condition qu'ils ne contiennent pas de données personnelles.
Dans tous les cas, la conservation des factures fournisseurs dans un coffre-fort électronique est un moyen fiable pour rester en conformité avec la législation et se prémunir en cas de contrôle de l'administration fiscale.
L’archivage légal et sécurisé
Les factures fournisseurs sont soumises à une obligation d'archivage légal à valeur probante, garantissant que les documents respectent certains principes :
- L’authenticité de l’origine : le fournisseur ou l'émetteur de la facture électronique doit pouvoir être identifié de manière fiable.
- L'intégrité du contenu : les mentions obligatoires de la facture doivent être présentes et ne doivent pas avoir été modifiées.
- La lisibilité : la facture doit pouvoir être lue facilement par l'administration fiscale et par tout utilisateur, que ce soit au format papier ou numérique.
Pour répondre à ces exigences, un simple stockage des documents n'est pas suffisant, même sur un support dédié et sécurisé. En effet, l'entreprise doit assurer l'intégrité des pièces comptables tout au long de leur durée de conservation légale. Elle doit aussi être en mesure de produire rapidement n'importe lequel de ces documents si nécessaire. Pour ce faire, un Système d’Archivage Electronique [SAE] tel que défini par la norme NF Z42-013 est indispensable.
Un logiciel de gestion des factures fournisseurs doté d'une solution de coffre-fort numérique permet d'être en conformité avec ces obligations. En effet, chaque document est horodaté, apposé d'une signature électronique, puis archivé dans un espace commun et sécurisé.
Enfin, le niveau de sécurité des factures électroniques est aujourd'hui supérieur à celui des factures papier. En effet, les documents numériques sont beaucoup moins exposés à certains risques : perte, divulgation d'informations sensibles, fraude… Utiliser un coffre-fort en ligne garantit donc un archivage légal et entièrement sécurisé.
La recherche simplifiée des documents
Aujourd'hui, les entreprises peuvent s'appuyer sur un logiciel de gestion des factures fournisseurs afin de se décharger des nombreuses tâches rébarbatives liées au classement, au tri et à l'archivage de ces documents. Ainsi, les factures sont automatiquement classées et agrafées dans un classeur numérique : de quoi se repérer beaucoup plus facilement dans cette jungle de pièces comptables.
De plus, les informations contenues dans chaque facture bénéficient d'une indexation « full-text ». Grâce à cette technologie, l'utilisateur n'a qu'à effectuer une recherche par mot-clé pour trouver le document dont il a besoin, avec la même simplicité que celle d'un moteur de recherche comme Google. Il est également possible d'enregistrer des recherches en favoris ou d'effectuer une recherche combinée multicritère, afin d'obtenir des résultats encore plus précis.
Enfin, pour les bases de données les plus volumineuses, le classement par catégorie peut s'avérer très utile. Ici, chaque facture est liée à une rubrique spécifique, ce qui permet de retrouver encore plus facilement n'importe quelle pièce comptable.
La collecte automatique
Un logiciel de traitement des factures fournisseurs est généralement doté d'un collecteur automatique, permettant de récupérer directement les documents comptables et de les rassembler dans un coffre-fort unique, quel que soit le mode d’envoi des factures.
Par exemple, les factures déposées sur l'espace client d'un fournisseur d'énergie ou d'un fournisseur d'accès à internet sont récupérées automatiquement, sans qu'aucune intervention humaine ne soit nécessaire. Il en va de même pour les pièces comptables envoyées par e-mail, qui peuvent être transférées vers une adresse spécifique, puis instantanément importées dans le coffre-fort électronique.
Ainsi, le logiciel de gestion des factures fournisseurs permet non seulement de stocker et d'archiver les documents en bonne et due forme, mais aussi de les importer automatiquement dans le coffre-fort. Un gain de temps précieux pour l'entreprise, qui limite les tâches manuelles et rébarbatives, tout en réduisant le risque d'erreur.
La facilité d'accès
Le cloud a révolutionné le petit monde des outils de gestion des factures, en permettant aux entreprises de s’affranchir de nombreuses contraintes liées à l’administration, aux mises à jour ou encore à la sécurité. Il a également transformé les usages : désormais, ces logiciels sont accessibles en permanence, depuis n'importe quel endroit et n'importe quel support.
Utiliser un coffre-fort numérique pour les factures fournisseurs permet à la société de profiter de ces différents avantages. En lieu et place de l’archivage papier traditionnel, elle dispose d'un espace de stockage dématérialisé, facile d’accès, permettant d'héberger une infinité de documents sans prendre de place.
Véritable coffre-fort numérique intelligent, l'outil de gestion des factures fournisseurs permet à l'entreprise de conserver toutes ses pièces comptables pendant la durée minimale exigée, tout en bénéficiant d'un espace centralisé, sécurisé et ergonomique. Mais c'est aussi un logiciel conçu pour simplifier la vie des collaborateurs au quotidien, grâce à l'automatisation des tâches et aux fonctionnalités de recherche de documents.
