Meilleure maîtrise des centres de coûts, gain de temps, simplification et fluidification des processus en environnements multisites... En matière d'accroissement de performance, la dématérialisation des processus achats et factures répond parfaitement au besoin de compétitivité et aux enjeux de productivité et d’efficience des acteurs de l’hôtellerie. Retour sur des success stories de projets de dématérialisation des documents.
D'après une étude récente publiée par Deloitte, "Tendances du tourisme et de l'hôtellerie 2019",cette année est l'année des records pour le monde de l'hôtellerie avec près de 90 millions de touristes internationaux accueillis et un chiffres d'affaires hébergement en progression de 6%. La comptabilisation de tant de réservations, de prestations proposées aux clients, de taxes, ect.. devient de plus en plus complexe à gérer, la réponse à ce problème ne pouvant plus être une augmentation constante du personnel, de grands bouleversement sont à attendre dans le secteur.
Parmi les tendances qui ont contribué à bouleverser le monde de l'hôtellerie, l'automatisation des processus et plus particulièrement la dématérialisation des factures fournisseurs figure au premier plan. Le succès de ces logiciels de gestion des factures fournisseurs dématérialisées s'explique par l'obtention de gains économiques et qualitatifs immédiats dans un contexte bien souvent décentralisé où la gestion des factures fournisseurs reste un processus archaïque et complexe.
La dématérialisation pour le secteur de l'hôtellerie : quels bénéfices ?
Pour le secteur Horeca, la dématérialisation des factures répond parfaitement à l’enjeu général de réduction des coûts, qui se décline principalement à travers cinq besoins fondamentaux : gagner du temps, réduire les postes administratifs, s’adapter aux variations de l’activité, améliorer le contrôle et le reporting, et gagner en autonomie. Nous retrouvons d'ailleurs ci-dessous cinq exemples de success story éloquentes :
- Gains de productivité et réduction des délais de traitement (Quick Palace, Les Hôtels de Paris, Villages Club du Soleil)
Le déploiement de Yooz au sein des 24 établissements Quick Palace a permis d’alléger considérablement la tenue de comptes : "Nous avons réorganisé le traitement des factures au sein du Groupe : avant le projet, celui-ci mobilisait deux personnes, désormais il n'en nécessite plus qu'une", observe Dominique Landais, Responsable Comptable.
En choisissant d’automatiser la saisie de leurs 12 000 factures annuelles avec Yooz, le Directeur Financier des Hôtels de Paris observe des gains de temps significatifs : "La véritable force de la démat’ Yooz, c’est la validation. Le cycle de traitement a été divisé par 5 : une semaine en circulation papier contre un jour avec Yooz !".
À la suite d’une fusion avec Renouveau Vacances, Villages Clubs du Soleil a choisi d’automatiser ses processus avec Yooz afin de pouvoir absorber le surcroît de volume de factures. Une réussite, puisque « une seule embauche a été nécessaire alors que le volume de factures a doublé, passant à plus de 900 factures par semaine », observe Jean-Paul Gourmelen, Responsable de la Comptabilité...
- Rapidité de mise en oeuvre (Novotel Cannes, Campéole)
Pour Maxime Nicolas, Contrôleur de gestion chez Novotel, la mise en place extrêmement rapide est l’un des atouts principaux de Yooz : "En 15 jours nous étions 100% opérationnels !". Dans le cas de Campéole (Groupe CIAT), la facilité d’utilisation de l’outil et ses capacités de mises en oeuvre extrêmement rapides dans un contexte multisites ont été décisifs dans le choix de la solution Yooz : "En moins de 2 mois, la solution était opérationnelle pour le siège et pour l’ensemble des 200 utilisateurs sur la totalité des 64 sites. De plus, nos processus ont gagné en fluidité et en fiabilité ", se réjouit Nicolas Nérot, Directeur Financier.
- Réduction des coûts (Etiolles Country Club)
Traçabilité et meilleure vision des dépenses pourraient être les maîtres mots du projet Yooz pour l’Hôtel Etiolles Country Club : "Yooz m’a permis de prendre le temps d’étudier nos dépenses et ainsi d’économiser immédiatement 30 000 euros", estime Cyril Abou, Directeur Financier.
- Simplicité, fluidité (Le Groupe Les Balcons, Le Groupe Maurice Hurand)
Nicolas Meulle, Responsable Comptable du groupe Les Balcons ajoute "Yooz nous a permis de fluidifier la gestion de nos 8 sites distants". Le Groupe Maurice Hurand a constaté des gains de productivité significatifs sur la saisie des factures avec une fiabilité accrue de l’information, "nous apprécions également l’accès simplifié à la consultation des pièces, grâce à l’archivage électronique couplé aux outils de recherche", souligne Marion Laroche, Directrice Financière.
Vous souhaitez en savoir plus sur les apports des solution de dématérialisation pour le secteur de l'hôtellerie ?
