Alors que les menaces se multiplient, sous des formes toujours plus variées et sophistiquées, la détection de la fraude documentaire devient un enjeu prioritaire pour les organisations. Cependant, les méthodes traditionnelles montrent leurs limites à l’heure de la digitalisation. Pour lutter contre la fraude, les technologies d’automatisation des processus comptables sont désormais incontournables.
État des lieux de la fraude documentaire en entreprise
Avec la dématérialisation croissante des échanges, les documents utilisés par les entreprises dans leurs différents processus sont aujourd’hui des cibles de choix pour les fraudeurs. Quant à la retouche d’images, elle n’a cessé de se perfectionner, tout en devenant de plus en plus accessible.
Une conjoncture qui explique la recrudescence des cas de fraude documentaire au cours des dernières années. En 2022, 69 % des entreprises françaises déclaraient avoir subi au moins une tentative de fraude.
Factures, RIB, pièces d’identité, contrats, justificatifs en tous genres… Aucun document n’est à l’abri, d’autant plus que les criminels utilisent des méthodes très diverses. Parmi les types de fraude les plus courants, on retrouve :
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La falsification de documents originaux, sur lesquels certaines informations sont modifiées : nom, date, montant, IBAN…
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La création de faux documents imitant les éléments clés des originaux : logo, charte graphique, format, etc.
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L’usurpation d’identité, qui consiste à utiliser un document authentique en se faisant passer pour son détenteur.
D’ailleurs, les fraudeurs rivalisent d’ingéniosité pour améliorer ces techniques et les rendre toujours plus difficiles à détecter.
Mais ce n’est pas le seul défi que les entreprises doivent relever… En effet, dans un monde ultra connecté où les informations s’échangent instantanément, l’identification des tentatives de fraude doit s’effectuer en temps réel, dès la réception des documents.
Par conséquent, les contrôles manuels, trop lents et laborieux, sont de moins en moins viables… D’où l’intérêt de les automatiser au maximum. Paradoxalement, les nouvelles technologies, qui sont les armes favorites des fraudeurs, s'imposent donc comme des outils indispensables pour lutter contre la fraude documentaire.
Comment améliorer la détection de la fraude documentaire grâce à l’automatisation ?
C’est un fait indéniable : le facteur humain contribue à la plupart des cas de fraudes avérés, qu’il s’agisse d’un collaborateur dupé par un document falsifié ou d’un complice au sein de l'entreprise.
Néanmoins, bon nombre de tentatives d’arnaque sont déjouées grâce à une initiative humaine… La sensibilisation des salariés est donc cruciale dans le cadre de la lutte contre la fraude, tout comme la mise en place de contrôles renforcés et systématiques, ou encore la réalisation d’audits ponctuels.
Malheureusement, ces solutions s’avèrent insuffisantes pour faire face à des fraudes toujours plus sophistiquées. D’ailleurs, celles-ci sont souvent l’œuvre d’un membre de l’organisation (ou de son entourage proche), sachant parfaitement comment contourner les contrôles et la vigilance humaine.
Dans ce contexte, la technologie est une alliée précieuse, car elle peut aider les entreprises à systématiser la détection de la fraude documentaire. L’automatisation des processus comptables et des factures fournisseurs, notamment, apporte des outils de contrôle plus puissants, mais aussi beaucoup plus flexibles que les méthodes manuelles, tout en amorçant la digitalisation et la modernisation des organisations.
Gagner du temps pour mieux lutter contre la fraude documentaire
Une défaillance des processus comptables peut générer une faille dans laquelle les escrocs n’hésiteront pas à s’engouffrer. Heureusement, il est possible de combler facilement ce type de brèche en automatisant les tâches chronophages et rébarbatives, sources d’erreurs et d’oublis.
C’est justement ce que permet le RPA (Robotic Process Automation). Grâce à cette technologie basée sur le machine learning, il est possible d'interroger des bases de données en temps réel, de traiter certaines transactions ou encore de générer des reportings. Au bout du compte, l’entreprise gagne un temps précieux qui peut être consacré à la lutte contre la fraude par des moyens “traditionnels”.
Une démarche de sensibilisation et de formation globale, adressée aux collaborateurs comme aux dirigeants, peut alors être mise en place. Toutefois, il convient de concevoir une communication adaptée à chaque niveau hiérarchique, afin que le message soit parfaitement assimilé par les différents publics.
Une politique d’amélioration du contrôle interne peut également être déployée, en s’appuyant sur une méthodologie rigoureuse :
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Identifier les objectifs de l’organisation
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Repérer les risques qui menacent ces objectifs
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Mesurer les risques et les hiérarchiser
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Définir les activités de maîtrise des risques
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Planifier et suivre le contrôle interne à l’aide d’indicateurs
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Analyser et communiquer les résultats
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Ajuster le plan de contrôle interne en continu
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Documenter la démarche de l’organisation
Des processus de détection des fraudes plus efficaces
L’automatisation concerne aussi les processus de contrôle et d’analyse statistique en eux-mêmes. Il est par exemple possible de déclencher une alerte en cas de modification d’une donnée sensible ou de transaction inhabituelle. Au moindre doute, les agents en charge du contrôle sont avertis instantanément et peuvent se concentrer sur les cas les plus suspects.
Ainsi, la technologie apporte plus de fluidité et de flexibilité dans le processus de détection de la fraude documentaire. Cette capacité d'adaptation, qui dépasse largement celle des techniques traditionnelles, permet de lutter plus efficacement contre les arnaques.
Enfin, la mise au point d’un processus rigoureux et structuré renforce considérablement la traçabilité et la sécurité des documents, ce qui ne fait que faciliter la vérification des informations.
L'analyse prédictive pour anticiper la fraude
Les technologies sur lesquelles s'appuient les logiciels d’automatisation offrent également des moyens inédits pour identifier les anomalies, et ainsi endiguer les fraudes avant même qu’elles ne surviennent.
Parmi elles : le Big Data, qui désigne la gestion d’immenses quantité de données en temps réel, et le machine learning, qui consiste à créer de puissants algorithmes capables d’effectuer des analyses prédictives à partir de la data.
Ces techniques permettent aux entreprises de repérer des schémas et des comportements inhabituels dans les flux de données, ce qui peut signaler des tentatives de fraude ou des activités suspectes. Concrètement, l’ensemble des éléments textuels et graphiques d’un document sont passés au peigne fin afin de vérifier son authenticité. Logo, images, police d’écriture, tableaux… Rien n’échappe à l’intelligence artificielle, qui décortique chaque pixel des factures, RIB et autres documents.
Parmi les tentatives de falsification les plus fréquentes, on peut citer le changement du bénéficiaire d’un virement, d’une date ou d’un montant. Dans le cas d’une fraude au faux fournisseur, par exemple, le mode opératoire classique consiste à modifier l’IBAN présent sur un RIB qui semble parfaitement authentique. Le paiement est ainsi “détourné” par le fraudeur.
Heureusement, grâce à l’analyse prédictive, l’entreprise peut être alertée du danger avant qu’il ne soit trop tard. En effet, un contrôle de cohérence entre les données du référentiel IBAN et les informations extraites du document permet d'identifier que le nom de référence de l’IBAN et le nom du détenteur présent sur le RIB sont différents.
En combinant ces technologies avec des mécanismes de surveillance et de contrôle appropriés, les entreprises peuvent renforcer leur capacité à détecter et à prévenir la fraude de manière proactive.
L’automatisation : un outil salutaire pour limiter les risques liés à la fraude documentaire
Les risques encourus par les entreprises victimes de fraude sont nombreux, à commencer par l'impact financier de ces actes malveillants.
Par exemple, le versement d'une somme à un faux fournisseur engendre une perte sèche pour l’organisation. Elle devra d'autant plus s'acquitter à nouveau de ce montant auprès du véritable fournisseur, cette fois-ci à la clé : des conséquences néfastes sur ses capacités d’autofinancement, son chiffre d’affaires et son bénéfice net.
Une brèche dans le système de détection de la fraude documentaire peut aussi mettre en péril les données sensibles de l'entreprise. En cas de vol ou d'usage malveillant de ces informations, le préjudice peut s'avérer immense… Une telle situation peut également paralyser l’activité de la société à court terme.
Enfin, l’impact de la fraude sur la réputation de l’organisation ne doit pas être sous-estimé. En effet, un tel événement est susceptible d’entacher ses relations avec ses partenaires financiers, comme les banques et les investisseurs, mais aussi avec ses actionnaires. Quant aux clients, ils peuvent être tentés de changer de fournisseur, par peur de voir leurs données exposées.
Pour réduire les risques liés à la fraude documentaire, il est donc urgent d’automatiser les processus de gestion des factures, en tirant parti des technologies les plus avancées en la matière.
À l’ère de la dématérialisation des échanges, les contrôles manuels, trop lents et trop rigides, s’avèrent de moins en moins efficaces pour lutter contre la fraude documentaire. Dans ce contexte, l’utilisation d’un logiciel d’automatisation du traitement des factures clients et fournisseurs (et des processus comptables en général) est la clé pour une détection des fraudes performante et agile. Désormais, grâce aux nouvelles technologies, les organisations ont toujours un coup d’avance sur les fraudeurs.
