Alors que de plus en plus d'entreprises adoptent la facture électronique, d'autres se questionnent encore sur ses bénéfices réels. Pourtant, la digitalisation comptable et plus précisément, la digitalisation des factures présente de nombreux avantages en termes de coûts, de productivité, de relation client ou encore d'impact environnemental.
Vous réduisez vos coûts
De la saisie à l'archivage, en passant par le paiement et la validation, la gestion des factures papier engendre une multitude de frais. Achat du papier, impression, affranchissement, stockage… Autant de coûts qui peuvent être évités, ou fortement réduits, grâce à une solution de digitalisation des factures.
Moins gourmande en ressources matérielles et humaines, la facturation électronique représente aussi un véritable gain de temps. Vos collaborateurs peuvent ainsi se focaliser sur des missions à forte valeur ajoutée, plutôt que de consacrer plusieurs heures aux tâches chronophages et automatisables.
Ainsi, le passage à la facture électronique représenterait une économie d’au moins 4,5 milliards d’euros pour les entreprises françaises.
Vous augmentez votre productivité
L'édition d'une facture est le point de départ d'une véritable course contre la montre, durant laquelle l'entreprise doit saisir, valider, enregistrer et envoyer celle-ci dans les meilleurs délais. Des tâches qui occupent une part non négligeable du temps de travail des fonctions comptables et financières, alors qu'elles n'ont qu'une valeur limitée.
La dématérialisation des factures permet justement d'automatiser la plupart de ces opérations et de raccourcir considérablement le processus de facturation. Par conséquent, le service comptable gagne en productivité et peut se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée pour la société.
Par ailleurs, la mise en place de la facture électronique entraîne une forte diminution des erreurs humaines, notamment au cours de la saisie des données. De quoi éviter d'importantes pertes de temps qui nuisent à l'efficacité de l'entreprise.
Vous réduisez vos délais d'envoi et de paiement
L'acheminement d'une facture au format papier prend du temps, ce qui ne fait que rallonger les délais de règlement. La digitalisation des factures, en revanche, permet d'accélérer considérablement le processus et de fluidifier les échanges entre fournisseur et client.
En effet, l'envoi et la réception des documents sont immédiats, en plus d'être simples et efficaces. La disparition des erreurs de saisie et de comptabilisation contribue également à diminuer les délais. La facturation électronique est donc un excellent moyen pour résoudre le problème des retards de paiement.
Vous archivez vos factures de manière simple et sécurisée
La dématérialisation des factures s'accompagne par la mise en place d'un système d'archivage à la fois pratique, sécurisé et conforme à la réglementation. Loin d'être une contrainte, le stockage constitue même l'un des principaux avantages de la facturation électronique.
En effet, les documents dématérialisés peuvent être conservés facilement pendant une durée de 10 ans, comme l'exige la loi, mais aussi consultés en quelques clics. En comparaison, l'archivage des factures papier nécessite une organisation rigoureuse et une surface conséquente.
Au-delà du gain de temps et des coûts de stockage réduits, la digitalisation des factures permet de faciliter l'accès à ces documents, notamment en cas de contrôle de l'administration ou à la demande d'un client. La GED (Gestion Électronique des Documents) permet d'indexer et de trier efficacement les factures au sein d'un coffre-fort numérique inviolable. Ce dernier peut même être consulté depuis un support mobile, pour encore plus de rapidité et de simplicité.
Vous réduisez le risque de perte de documents
La mise en place d'un système d'archivage électronique a un autre impact positif pour l'entreprise : le risque de perdre une facture est fortement réduit, voire totalement éliminé. En effet, plutôt que de stocker de grandes quantités de papier dans des cartons, mieux vaut enregistrer l'ensemble de vos documents au format électronique.
Et pour cause, égarer une facture peut vous coûter cher : il faut garder à l'esprit que la conservation des pièces comptables est une obligation réglementaire. Ainsi, en cas de contrôle fiscal ou d'audit comptable, vous devez être en mesure de fournir à l'administration tous les documents qu'elle exige. Faute de quoi, vous vous exposez à des sanctions importantes.
Vous renforcez votre relation client
Avec la digitalisation des factures, vous savez précisément quand elles ont été envoyées, voire si elles ont été reçues ou consultées par votre client. Il en résulte une relation client plus transparente, mais aussi beaucoup plus fluide : les échanges sont effectués de manière immédiate.
Il est même possible d'aller plus loin en mettant à la disposition des clients une plateforme digitale collaborative, sur laquelle ils peuvent consulter n'importe quel document à tout moment, mais aussi l'utiliser librement : par exemple, pour le transmettre à leur expert-comptable.
Les erreurs de saisie et les doublons sont aussi une source de problèmes récurrents, qui entraînent de nombreux allers-retours et des retards de paiement. En limitant le risque d'erreur, la facturation électronique permet d'éviter ces écueils, mais aussi de simplifier la gestion des éventuels litiges entre le client et le fournisseur.
En définitive, la dématérialisation des factures est un véritable levier de satisfaction client.
Vous améliorez la traçabilité des factures
Dématérialiser le traitement des factures permet aussi d'améliorer la traçabilité des opérations. En effet, les informations contenues dans ces documents peuvent être reconnues automatiquement et intégrées dans le système informatique de la société.
L'utilisation d'un logiciel de facturation électronique contribue grandement à ce renforcement de la traçabilité, grâce à certaines fonctionnalités comme la lecture automatique de documents (LAD) ou la reconnaissance optique de caractères (OCR). Ainsi, n'importe quelle facture peut être retrouvée instantanément, peu importe quand elle a été éditée.
Vous respectez vos obligations légales
Il est toujours bon de le rappeler : depuis le 1er janvier 2020, les entreprises françaises sont dans l'obligation d’envoyer leurs factures à destination du service public au format électronique.
L'ordonnance du 15 septembre 2021, quant à elle, a introduit l’obligation de facturation électronique pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Un dispositif qui se déploiera progressivement entre 2024 et 2026.
Mieux vaut anticiper que prendre le train en marche : une bonne raison supplémentaire de passer à la digitalisation des factures.
Vous réduisez votre empreinte carbone
Dernier avantage de la facturation électronique, et pas des moindres : il s'agit d'un véritable geste pour la planète. En effet, l'élimination du support papier contribue à la lutte contre la déforestation. Sans oublier les émissions de gaz à effet de serre générées par la fabrication du papier, sa livraison ou encore l'impression et l'acheminement des factures.
Vous améliorez la sécurité et la confidentialité de vos données
La facturation électronique offre également des avantages considérables en matière de sécurité et de confidentialité des données. Contrairement aux factures papier, qui peuvent être perdues, volées ou consultées par des personnes non autorisées, les factures électroniques peuvent être protégées par des mesures de sécurité avancées telles que le cryptage et les signatures électroniques. Cela garantit l'intégrité et la confidentialité de vos informations commerciales sensibles. De plus, les solutions de facturation électronique fournissent des journaux d'audit détaillés, ce qui facilite la vérification des transactions et la détection d'éventuelles fraudes. En adoptant la digitalisation des factures, vous renforcez la sécurité de vos données et protégez votre entreprise contre les risques liés à la manipulation ou à la perte de documents.
Vous facilitez la collaboration avec vos partenaires commerciaux
La facturation électronique facilite la collaboration et les échanges avec vos partenaires commerciaux. En utilisant des systèmes de facturation électronique compatibles, vous pouvez automatiser les processus de réception et de traitement des factures, ce qui permet d'accélérer les paiements et d'améliorer les relations avec vos fournisseurs. De plus, la facturation électronique simplifie la gestion des litiges et des réclamations, car toutes les informations nécessaires sont facilement accessibles et consultables en quelques clics. Grâce à la traçabilité accrue des factures électroniques, il est également plus facile de suivre l'état d'avancement des paiements et d'anticiper les éventuels retards. En adoptant la digitalisation des factures, vous optimisez vos échanges commerciaux et renforcez la collaboration avec vos partenaires.
Aujourd'hui plus que jamais, il est urgent d'orienter vos projets et votre stratégie de développement en vous appuyant sur la transformation digitale. Entre la nécessité de moderniser vos processus, de répondre au mieux aux exigences des pouvoirs publics et de vos clients, mais aussi de réduire votre impact sur l'environnement, la dématérialisation des factures apparaît comme un levier incontournable pour faire face aux grands enjeux actuels.
