À l’heure de la transition digitale, les professionnels du chiffre sont confrontés à de nombreux défis, menant à une remise en question de leurs modèles traditionnels. Heureusement, les cabinets ont l’opportunité de s'adapter à cette nouvelle donne et de devenir de véritables experts-comptables en ligne. Comment ? En adoptant un outil de suivi, de dématérialisation et d’automatisation de la tenue de compte.
Un outil de suivi pour simplifier la tenue de compte de A à Z
Avec un logiciel de dématérialisation et d’automatisation comptable, le cabinet peut suivre le cycle de traitement des factures en toute transparence, en temps réel et depuis n’importe où.
En somme, cet outil offre un suivi optimal et une véritable sécurisation à chaque étape de la tenue de compte : de la collecte au traitement automatique des factures, en passant par l’archivage électronique, permettant un accès simplifié aux documents pour l’expert-comptable et ses clients.
La collecte des factures
Un logiciel de dématérialisation des factures permet en premier lieu d’accélérer et de faciliter la phase de collecte des documents. Une tâche souvent chronophage pour le cabinet, mais aussi pour ses clients.
Ainsi, l’expert-comptable dispose de fonctionnalités pratiques qui lui font gagner du temps au quotidien. Il est notamment possible de récupérer directement des factures dématérialisées depuis l’espace client de certains prestataires, à l’instar des fournisseurs d’énergie ou de téléphonie.
Les collecteurs automatiques de factures sont également capables de récupérer un document en pièce jointe d’un e-mail et de le transférer dans le logiciel comptable sans intervention humaine.
Quant à la collecte des factures papier, qui sont encore d’actualité malgré l’arrivée imminente de la facturation électronique obligatoire, elle est facilitée par certains outils. Il est par exemple possible de photographier le document à l’aide d’une application mobile et de le télécharger instantanément sur la plateforme dématérialisée. Autre option : les scanners dernière génération, qui permettent aux entreprises de transmettre instantanément leurs pièces comptables à leur cabinet.
Au final, la collecte des documents est plus efficace, évitant les retards et les temps de latence, mais aussi beaucoup plus simple à suivre. D’autant plus que les factures peuvent être classées automatiquement pour faciliter leur traitement.
La validation des factures
Après la collecte et le classement des factures, il est nécessaire de contrôler leur validité.
La première étape de ce circuit de validation consiste à vérifier que toutes les mentions obligatoires sont présentes sur chaque document. Or, l’outil de suivi de la tenue de compte se charge de contrôler automatiquement :
- Le numéro de facture
- La description des biens ou services vendus
- Les coordonnées du fournisseur et du client
- Les quantités vendues
- Les montants hors taxes et toutes taxes comprises
- Les taux et montants de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
- La date d’émission
- La date limite de paiement
- Les pénalités de retard
- Les conditions de paiement
Le rapprochement de la facture avec le bon de commande et le bon de réception, dans une démarche de “3-way matching”, est également pris en charge par le logiciel. Ainsi, le cabinet a l’assurance que ces trois documents se correspondent parfaitement.
Le circuit d’approbation gagne donc en fiabilité, mais aussi en rapidité. Un enjeu majeur, car il est essentiel de repérer au plus vite tout élément manquant ou erreur, afin de réagir avant l’échéance du délai de paiement.
En cas de doute, l’outil de digitalisation comptable est même capable d’émettre une alerte en temps réel, en s’appuyant sur des technologies avancées telles que l’intelligence artificielle.
La saisie comptable
Bien qu’il s’agisse de l'une des missions traditionnelles des cabinets d’expertise comptable, la saisie est amenée à occuper une place de plus en plus réduite dans leur travail quotidien.
Et pour cause, les nouvelles technologies simplifient considérablement la détection et l'analyse des informations contenues dans les factures. La reconnaissance optique de caractères (OCR), en particulier, permet d’automatiser bon nombre de tâches liées à la saisie comptable.
Désormais, l’expert-comptable en ligne n’a plus besoin de saisir manuellement les factures en comptabilité, d’indiquer les dates et les montants ou encore de ventiler la TVA.
L’OCR se charge de tout : analyse préliminaire du document, classification des caractères et des lignes en fonction de leurs caractéristiques, analyse de la structure de chaque élément à grand renfort d’algorithmes, post-traitement basé sur des méthodes contextuelles et linguistiques…
Dit plus simplement, la reconnaissance optique de caractères permet au logiciel de lire et de comprendre une facture, mais aussi d’enregistrer toutes les informations qu’elle contient dans les champs correspondants. Ainsi, les écritures sont automatiquement intégrées dans l’outil de comptabilité.
Une petite révolution pour les professionnels du chiffre, qui consacraient habituellement près de la moitié de leur temps à saisir manuellement des données. Mais, au-delà du gain de temps, c’est aussi un moyen de réduire drastiquement le risque d’erreur : doublon, montant erroné, oubli…
L’imputation comptable
L'imputation comptable est un processus consistant à affecter chaque opération à un compte approprié. En effet, le montant hors taxes (HT), le montant toutes taxes comprises (TTC) et la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) doivent tous être portés en écriture dans le journal comptable.
Or, chacun d’entre eux doit être inscrit dans un compte différent : d’où la nécessité de procéder à l'imputation. Heureusement, avec un outil d'automatisation de la tenue de compte, cette tâche fastidieuse devient beaucoup plus fiable et rapide.
Néanmoins, saisir les montants dans les comptes adaptés n’est qu’un début. Il faut aussi enregistrer plusieurs informations, comme la date d'établissement de la facture ou sa référence interne. Un libellé peut également être appliqué afin de simplifier les vérifications ultérieures.
En plus d’automatiser l’imputation comptable et les tâches annexes, un logiciel de dématérialisation des factures est capable de générer des bons à payer, facilitant ainsi la préparation des règlements et l’émission des virements.
La conservation et l’archivage des factures
Une fois la facture réglée et comptabilisée, il est indispensable de la stocker en lieu sûr. En effet, cette pièce comptable doit être conservée pendant un minimum de 10 ans après la clôture de l’exercice.
D’où l’importance d’un système d’archivage conforme, garantissant l’intégrité du document jusqu’au terme de sa période de conservation obligatoire. Un logiciel de gestion des factures permet non seulement de stocker les factures sur le long terme, mais aussi de garantir leur sécurité avec des mécanismes de protection des données et de détection de la fraude.
Par ailleurs, cet outil a la capacité de produire des copies fiables des factures papier disposant d’une garantie d’intégrité, d’authenticité et de lisibilité, ce qui signifie qu’elles peuvent se substituer aux originales.
In fine, le cabinet d’expertise comptable en ligne dispose d’une meilleure visibilité sur ses documents, avec un archivage plus simple, moins coûteux et parfaitement conforme.
L’accès simplifié aux documents et à l’historique des tâches
En aval de la tenue de compte, une solution de dématérialisation et d'automatisation de la tenue de compte permet de suivre l'historique des tâches effectuées tout au long du processus, mais aussi d'accéder à tous les documents en quelques clics.
En effet, les pièces comptables sont centralisées dans un seul et même lieu. L’expert-comptable peut donc accéder en toute simplicité à toutes les informations dont il a besoin, avec des données actualisées en temps réel.
La consultation des factures est d’ailleurs grandement facilitée par certaines fonctionnalités, comme l’indexation full-text et la recherche par mot clé. Les pièces comptables peuvent aussi être triées à l’aide de classeurs dynamiques personnalisables, apportant encore plus de clarté pour la gestion des documents.
Enfin, le cabinet comptable peut partager ces documents sans effort, que ce soit en interne ou avec ses clients. Le transfert des pièces comptables vers d’autres logiciels est également beaucoup plus fluide.
Les bénéfices d’un outil de suivi de la tenue de compte pour l’expert-comptable en ligne
Certains cabinets comptables hésitent encore à sauter le pas de la dématérialisation et de l'automatisation de leur tenue de compte. Et pourtant, un outil d’automatisation présente de nombreux avantages dont il serait dommage de se priver. Au-delà de l’amélioration du suivi de la tenue de compte, la dématérialisation est la clé pour relever les grands défis de la profession comptable dans les années à venir.
Un levier de différenciation
L’adoption d’un outil de dématérialisation et d'automatisation de la tenue de compte est un excellent moyen de valoriser l’image d’un cabinet comptable. En effet, l’automatisation permet d’améliorer la qualité de service en proposant, par exemple, des tableaux de bord et du reporting en temps réel.
En renvoyant l’image d’un cabinet innovant, l’expert-comptable peut donc fidéliser sa clientèle, mais aussi ses collaborateurs, qui ont la possibilité de remplir des missions plus stimulantes et porteuses de sens.
Au final, l'automatisation est un puissant levier de différenciation vis-à-vis de la concurrence, qu’il s’agisse des logiciels de comptabilité en ligne ou des cabinets d’expertise comptable traditionnels.
Un gain de compétitivité
La maîtrise des coûts est un défi majeur pour les professionnels du chiffre, qui n’ont que peu de marge de manœuvre pour faire des économies sur leurs frais généraux. De même, baisser le curseur des salaires est une option peu envisageable dans un contexte de difficultés de recrutement.
La dématérialisation de la tenue de compte apparaît donc comme une opportunité à ne pas manquer pour améliorer globalement la productivité. L’automatisation des tâches chronophages à faible valeur ajoutée, comme la saisie ou la révision comptable, constitue l’un des ses bénéfices les plus évidents.
Or, qui dit gain de temps, dit baisse des coûts. De quoi mettre en place des tarifs plus compétitifs pour les prestations comptables, à même de rivaliser avec les solutions low cost 100 % en ligne.
Une relation client repensée
La facturation au temps passé, qui est le modèle traditionnel de la plupart des cabinets comptables, est aujourd’hui en perte de vitesse. En effet, l’automatisation des tâches va de pair avec une diminution des heures de travail réelles.
Un véritable bouleversement qui pousse les experts-comptables à repenser leur relation client. L’objectif : fournir une expérience sur mesure, basée sur une parfaite compréhension des demandes et des problématiques de l’entreprise. Mais aussi des tarifs plus personnalisés, adaptés aux besoins et aux ressources de chaque client.
En outre, la confiance et le conseil sont amenés à jouer un rôle central dans la relation client. Le cabinet doit être générateur de valeur pour les entreprises, en étudiant leurs projets au cas par cas et en proposant des services à la carte.
Plutôt que de se focaliser uniquement sur les chiffres, l’expert-comptable a la possibilité de consacrer plus de temps à leur analyse et aux leçons qu’il peut en tirer, grâce à l'automatisation des tâches rébarbatives.
Ainsi, l’un des grands défis pour le cabinet comptable de demain consiste à trouver le juste milieu entre digitalisation et relations humaines. Il peut ainsi répondre à toutes les exigences d’efficacité et de fiabilité en matière de tenue de compte, tout en s’imposant comme un véritable conseiller, réactif et disponible pour ses clients.
Une opportunité de diversification
Grâce à l’automatisation des processus comptables et à l’accès en temps réel aux documents de ses clients, l’expert-comptable peut se focaliser sur de nouvelles missions génératrices de chiffre d’affaires.
Comme évoqué précédemment, le conseil aux entreprises est voué à occuper une place essentielle dans l’activité des cabinets. Cette mission d’accompagnement prend d’ailleurs tout son sens dans le cadre de la généralisation de la facture électronique.
Par ailleurs, le champ d’intervention des cabinets d’expertise comptable a été considérablement élargi par la loi du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises, dite loi PACTE.
L’expert-comptable a donc l'opportunité de diversifier ses activités en proposant des prestations de gestion de la paie ou de gestion de patrimoine, des missions de recouvrement et de paiement, mais aussi des travaux d’ordre financier, environnemental ou numérique.
Des avantages certains pour les clients du cabinet
Si l'automatisation de la tenue de compte est bénéfique pour les cabinets, elle l’est également pour leurs clients.
En effet, l’expert-comptable dispose du recul et du temps nécessaires pour proposer aux entreprises des indicateurs de performance (KPI) pertinents, présentés dans des tableaux de bord et des rapports personnalisés, liés à la comptabilité, à la finance ou aux métiers. Tout cela avec les éclairages et les conseils précieux d’un professionnel du chiffre.
De quoi aider les clients à prendre de meilleures décisions au quotidien, tout en leur fournissant une vision consolidée à l’aide de fonctionnalités d’automatisation du suivi budgétaire. Ainsi, ils bénéficient d’une solution capable d’automatiser et de sécuriser leurs processus financiers. De quoi optimiser le pilotage d'entreprise, avec une vue en temps réel sur la situation budgétaire.
Mieux encore, la dématérialisation comptable permet aux clients de mieux maîtriser et de fluidifier leurs processus d’achat et de facturation. Tout cela avec un stockage sécurisé de tous leurs documents, facilement accessibles grâce à des fonctionnalités de recherche avancées. En outre, un outil de suivi de la tenue de compte facilite leur mise en conformité avec les exigences en matière de traçabilité et de piste d’audit fiable (PAF).
Enfin, l’expert-comptable en ligne est un véritable ambassadeur de la dématérialisation et de l’automatisation auprès de ses clients. Il peut donc leur prodiguer de précieux conseils pour les aider à optimiser leurs processus achats et fournisseurs. De quoi accroître la performance globale des entreprises, tout en améliorant leur efficience et en réduisant leurs coûts.
De la collecte des factures à leur archivage, en passant par la saisie et l’imputation, la dématérialisation et l'automatisation permettent aux cabinets comptables de suivre en temps réel l’ensemble de la tenue de compte, tout en sécurisant ce processus. Et les bénéfices obtenus sont nombreux, entre hausse de la productivité, amélioration de la relation client, différenciation et développement de nouvelles missions à forte valeur ajoutée.
