La Facturation Electronique faisait déjà partie des principales préoccupations de la Commission européenne depuis une quinzaine d’années. Dès 2010, sa mise en place et son importance dans les années à venir sont déjà soulignées par la Commission, notamment au sein de son communiqué : « La Commission souhaite voir la facturation électronique devenir le principal mode de facturation en Europe d’ici 2020. »
Acteurs du secteur privé, cet article vous familiarisera avec les notions à maîtriser et les informations à connaître dans le cadre de la réforme de la Facturation Electronique, et vous donnera les clés pour en tirer les avantages associés.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Selon l’article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique correspond à « une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée ». Elle est ainsi différente de la facture papier ou de la facture PDF ordinaire.
Dans le cadre de la réforme de la Facturation Electronique, le gouvernement précise qu’elle « sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de facturation ou d’une autre plateforme de dématérialisation », soit notamment une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). [2]
Facture électronique : où en est-on dans le secteur public ?
C’est le 16 avril 2014 que la Commission européenne décide de mettre en exécution ses ambitions évoquées plus haut. Elle établit alors la Directive Européenne 2014/55/UE, relative à la Facturation Electronique dans le cadre des marchés publics. Cette dernière stipule que les autorités publiques européennes doivent être en mesure d’émettre et recevoir des factures électroniques conformes à la Norme européenne, le 18 avril 2019 au plus tard. [3]
Depuis lors, les pays membres de l’Union Européenne se mettent en conformité progressivement.
En France, cette mutation a commencé le 1er janvier 2017, dans le cadre de l’article 3 de l’ordonnance du 26 juin 2014 :
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À partir du 1er janvier 2017, il est devenu obligatoire pour les grandes entreprises (de plus de 5000 salariés) et les personnes publiques d'éditer des factures numériques pour la transmission de leurs demandes de paiement aux organismes appartenant à la sphère publique.
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À partir du 1er janvier 2018, c’est au tour des entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés) de se conformer à cette obligation.
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À partir du 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) doivent se conformer aussi.
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Enfin, c’est à partir du 1er janvier 2020 que les microentreprises doivent passer à la Facturation Electronique dans ce cadre.
Ainsi, depuis le 1er janvier 2020, l’ensemble des entreprises françaises doivent envoyer toutes leurs factures qui sont à destination d’un organisme public sous format électronique. Celles-ci doivent utiliser le portail Chorus Pro. Les administrations publiques sont dorénavant toutes dotées de cette plateforme pour la réception de leurs factures fournisseurs. En effet, cette dernière a été créée spécifiquement pour faciliter le passage à la Facturation Electronique dans le cadre de la sphère publique (Etat, collectivités territoriales et établissements publics). [5]
NB : Le portail Chorus Pro a été créé par l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) pour la Facturation Electronique dans le cadre des transactions impliquant un organisme public. [4]
Facture électronique : où en est-on dans le secteur privé ?
Alors que l’obligation d’émission et de réception de factures électroniques a été mise en place dans le cadre des transactions B2G (Business to Government) depuis plusieurs années, l’extension prochaine de cette obligation et nouvelle norme aux transactions dans le cadre du secteur privé, c’est-à-dire aux transactions B2B (Business to Business) et aux transactions B2C (Business to Customer), va être concrètement planifiée en France. En effet, à l'entrée en vigueur de la réforme, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA seront dans l’obligation d’être en mesure de réceptionner les factures électroniques.
Quant à la mise en place de l’obligation d’émission des factures électroniques de ce même cadre, elle s’étendra sur plusieurs années, dans un délai différent en fonction de la taille des entreprises :
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En premier pour les grandes entreprises.
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Puis pour les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI).
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Et enfin pour les Petites et Moyennes Entreprises (PME), les Très Petites Entreprises (TPE) et les microentreprises.
Secteur privé : les différents acteurs à prendre en compte
Progressivement à partir de l'entrée en vigueur de la réforme, les entreprises devront satisfaire à l’obligation d’émission et de réception des factures électroniques. Pour être conformes, elles ne pourront plus s’échanger des factures entre elles directement, puisqu’elles devront passer par une plateforme de dématérialisation, comme nous l’avons évoqué plus haut. Les entreprises seront alors amenées à faire un choix entre la plateforme de dématérialisation publique, appelée le Portail Public de Facturation (PPF) et une plateforme de dématérialisation privée agréée par l’Etat, c’est-à-dire une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
En effet, le PPF et les PDP seront les seules plateformes autorisées à transmettre les factures entre les entreprises. Les entreprises devront ainsi déposer les factures sur l’une de ces plateformes, qui les transmettra à la plateforme que l’entreprise destinataire utilise.
Revenons rapidement sur ces notions clés.
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Le Portail Public de Facturation est l’outil gratuit qui est proposé aux entreprises par l’Etat français. Via le PPF, les entreprises pourront saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures.
Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Les plateformes de dématérialisation partenaires seront des opérateurs développés par des acteurs privés, et seront immatriculées par l’Etat. Cette habilitation par l’Etat signifie qu’elles seront les seules plateformes, avec le Portail Public de Facturation, à pouvoir transmettre les factures à leurs destinataires et à pouvoir envoyer les données de facturation et de transactions à l’administration fiscale via le PPF.
Les PDP, en général, proposeront plus de fonctionnalités que le PPF.
Bon à savoir :
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Les conditions requises pour qu’une plateforme de dématérialisation privée soit immatriculée PDP ont été communiquées par un Décret en Conseil d’Etat le 7 octobre 2022 ainsi que son arrêté (article 242 nonies B). [6] [7]
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Une entreprise ou entité privée pourra faire le choix de plateformes de dématérialisation différentes pour chacun de ses sites si elle le souhaite, ou même pour chacun de ses services au sein de chacun de ses sites. Chaque site et/ou service de l’entreprise sera alors enregistré dans l’annuaire du Portail Public de Facturation de façon différente. En effet, l’annuaire du PPF identifiera la plateforme destinataire, qu’elle soit privée ou publique, à laquelle transmettre les factures grâce au numéro de SIRET, dans le cas d’un site d’entreprise, et grâce au code service, dans le cas d’un des services d’un site de l’entreprise.
Quels sont les avantages de la facture électronique ?
La réforme de la Facturation Electronique comporte plusieurs objectifs définis par l’Etat :
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Le renforcement de la compétitivité des entreprises grâce à la diminution de la charge de travail administratif que représente le traitement des factures et à la sécurisation des relations commerciales.
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La facilitation des déclarations de TVA grâce, à terme, à un système de préremplissage.
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La possibilité de connaître en temps réel l’activité des entreprises, pour favoriser le pilotage des actions du gouvernement concernant la politique économique.
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La lutte contre la fraude fiscale et la diminution de l’écart de TVA (estimé à environ 7% des recettes perçues) grâce aux regroupements automatisés.
Focus sur les avantages pour les entreprises
Loin d’être uniquement une obligation légale, le passage à la Facturation Electronique présente de nombreux avantages pour les entreprises. En effet, tous les acteurs y trouveront leur compte.
Les individus
Particulièrement les collaborateurs des services comptables et financiers des entreprises, pour qui la Facturation Electronique mène à une meilleure productivité, à un enrichissement des tâches, et à une augmentation du temps de travail alloué à des tâches à forte valeur ajoutée.
Les fournisseurs en tireront, eux aussi, profit : diminution drastique des retards de paiement liés à des processus manuels fastidieux, erreurs inhérentes au traitement par l’humain, relation client simplifiée…
L’organisation
Les processus sont fluides, l’efficacité accrue, tout comme la sécurité, la traçabilité, et l’archivage est optimisé.
De plus, pour être conformes, les entreprises devront adopter de nouvelles solutions technologiques, qui vont dans le sens de la nécessité de transformation numérique des entreprises pour rester compétitives face à une concurrence accrue.
L’organisation profite, elle aussi, de la meilleure allocation de son capital humain. En effet, en travaillant plus sur des tâches à forte valeur ajoutée telles que l’analyse et l’accompagnement stratégique de la direction, les collaborateurs des services comptabilité et finance sont en mesure de fournir une meilleure vision de la situation de l’entreprise à la direction, qui pourra donc prendre des décisions stratégiques plus pertinentes.
Focus sur les opportunités pour les cabinets d’expertise-comptable
La réforme de la Facturation Electronique sera une profonde mutation, qui se traduira notamment par l’évolution de la quasi-totalité des processus comptables au sein des entreprises. Toutefois, elle représente un changement tout aussi important pour les cabinets d’expertise-comptable et leurs collaborateurs.
Pour tirer profit et non pâtir de la réforme, ils vont devoir anticiper les obligations auxquelles leurs clients devront bientôt se soumettre et se positionner en tant qu’ interlocuteurs incontournables. En effet, la réforme de la Facturation Electronique fait l’objet de très nombreuses interrogations au sein des entreprises, en particulier au sein des Petites et Moyennes Entreprises et des Très Petites Entreprises.
Pour les entreprises qui font appel à un cabinet d’expertise-comptable, elles se tourneront donc naturellement vers celui-ci afin de vérifier leur conformité, de s’assurer d’adopter la meilleure stratégie, et d’obtenir les réponses à toutes leurs questions pratiques.
Pour parvenir à être l’interlocuteur et le conseiller privilégié dont les entreprises auront besoin, les cabinets d’expertise-comptable devront intégrer différents prérequis :
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À court terme, ils devront prendre toute la mesure des impacts des transformations que la réforme impose.
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Ils vont devoir déterminer une trajectoire à moyen terme, en particulier avec la maîtrise des outils numériques indispensables pour une transition vers la facture électronique réussie.
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Ils devront s’approprier une vision à long terme, afin d’identifier la solution la plus appropriée pour pérenniser les bénéfices de la réforme de la Facturation Electronique.
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Les experts-comptables doivent également intégrer le fait que cette transition réglementaire se déroule en parallèle d’une profonde mutation du paysage concurrentiel, décisive pour la profession.
