.png)
La facturation électronique fait partie des préoccupations centrales de la Commission européenne des quinze dernières années. En 2010, déjà, le thème abordé par la commission au Parlement, au Conseil, au Comité économique et social européen et au Comité des régions était sans équivoque : « Faire profiter pleinement l’Europe des avantages de la facturation électronique ».
A travers son communiqué, elle dévoile des ambitions claires : « La Commission souhaite voir la facturation électronique devenir le principal mode de facturation en Europe d’ici à 2020. »
Un gouvernement enclin à la transition numérique
Le site officiel du gouvernement Suisse indique : “Une analyse du contexte montre que les conditions techniques et organisationnelles pour l’échange de factures électroniques sont réunies sur le marché, mais que l’utilisation de ce mode de transmission y est encore peu répandue. (...) A l’heure actuelle, l’administration fédérale reçoit environ 14 % des factures par voie électronique et s’efforce donc d’augmenter cette proportion. Le fait d’imposer la facturation électronique aux fournisseurs de la Confédération accélérera la transition vers celle-ci en Suisse.” Il est clair que l’intention du gouvernement est de généraliser cette pratique, dont les bénéfices sont désormais reconnus et non négligeables.
Autre évolution majeure, depuis le 30 juin 2020, les factures peuvent être réglées via un QR code, qui regroupe toutes les informations nécessaires pour réaliser le règlement. Cette évolution majeure dans le monde des paiements qui concerne pas moins de 600 000 entreprises suisses, a été initiée par SIX Interbank Clearing, entreprise qui gère la bourse suisse, et l'ensemble des banques, afin de remplacer les bulletins de versement associés aux factures.
Les banques suisses ont déjà intégré ce nouveau mode de paiement et le proposent à leurs clients, de même que les entreprises, qui doivent se munir de logiciels comptables en ligne intégrant la fonctionnalité QR Code.
Des bénéfices sans équivoque
En Suisse, pour les prestations (biens et services) dont la tarification est inférieure à 400 CHF, l’acte de facturation n’est pas obligatoire. Au-delà de ce montant en revanche, la facture doit comporter les mentions nécessaires pour garantir :
-
L’origine de la transaction ;
-
L’intégrité de la transaction ;
-
L’authenticité de la transaction.
La facture possède la même valeur probante qu’elle soit éditée sous format papier ou électronique, en revanche, ces deux méthodes n’offrent pas les mêmes avantages.
1. La réduction des coûts et des délais de traitement
Les différences de coûts entre le traitement papier d’une facture fournisseur et son traitement numérique par le destinataire sont significatives : l'écart est de l’ordre de 80 % ! De même, le délai de traitement d’une facture est divisé par 5 à 10, selon les contextes et les volumes. Si l’on imagine les économies réalisées lorsque les factures commencent à se compter par centaines ou milliers... On comprend rapidement que les gains sont substantiels.
2. La réduction des pénalités de retard de paiement
En général, 1 facture sur 4 est considérée comme "en retard". Qu’il s’agisse d’une erreur de saisie humaine, ou d’un litige, le temps et les efforts consacrés à la résolution du problème est une source de risques et d’inconvénients pour l’entreprise, voire même de pertes financières avec de staux de pénalités de retard parfois conséquents. Selon Ardent Partners, "Le temps passé par le personnel à traiter les erreurs manuelles est coûteux, mais il retarde également les paiements, perturbe la trésorerie et empêche l'équipe de comptabilité fournisseurs de se concentrer sur des activités plus stratégiques et à plus fort rendement".
3. L’amélioration de l’image de marque de l’entreprise
Tout d'abord, côté clients : l’entreprise devient un modèle de modernité et gagne en attractivité. Ensuite, côté partenaires, la facturation électronique fluidifie les échanges de flux, en permettant aux fournisseurs et autres partenaires d'envoyer et de recevoir des documents électroniques, et cela peut changer la donne. De plus en plus d’acteurs amorcent leur transition numérique car conserver des processus traditionnels est "une lacune critique que la plupart des organisations doivent encore combler", indique le rapport d’Ardent Partners.
4. La capacité à tirer profit des données générées en temps réel
La mise en place et le fonctionnement de divers éléments technologiques ne couvrent qu'une seule compétence essentielle de la facturation électronique. La combinaison de tous ces éléments permet d'atteindre un niveau supérieur d'automatisation de la comptabilité fournisseurs. Elle offre une vision des comptes de l'entreprise inédite et fait de la fonction de comptabilité fournisseurs, avec ses riches données en temps réel récoltées sur les factures, une source d’informations précieuse.
5. La valorisation du métier d’expert du chiffre
Les entreprises ont découvert la valeur intrinsèque de la facturation électronique à mesure que des services financiers dispersés maintenaient leurs activités, en travaillant à distance dans des périodes difficiles. Comme le rapporte Ardent, deux tiers des entreprises reconnaissent aujourd'hui que leur équipe de comptabilité fournisseurs joue un rôle stratégique clé : enfin, ces collaborateurs obtiennent la reconnaissance qu'ils méritent !
"Les équipes les plus intelligentes s'appuient sur quelques éléments communs : la collaboration, la communication, les meilleures pratiques, l'automatisation, les données, les centres de gestion des données, les algorithmes et les analyses", selon Ardent Partners. "La comptabilité fournisseurs est assise sur une mine d'or de données... le flux en aval des factures et des paiements est un canal incroyable pour les données transactionnelles qui peuvent donner une image vivante de ce qui se passe à travers l'organisation."
Vous avez pour projet de dématérialiser vos processus mais vous ne savez pas quel logiciel choisir ? Vous pouvez demander votre démo privée immédiatement !
