La gestion des flux financiers est un levier de performance essentiel pour les entreprises. Toutefois, son efficacité est souvent atténuée par des processus lourds et chronophages… Pour éviter cet écueil, l'utilisation d'un logiciel d'automatisation du processus procure-to-pay est la solution idéale, puisqu'elle permet de gagner en visibilité sur les flux financiers et de les automatiser, avec de nombreux avantages à la clé.
Un gain de temps conséquent
Une solution d'automatisation P2P permet de rationaliser les workflows tout au long du processus purchase-to-pay, ce qui se traduit par une optimisation des flux financiers et un gain de temps non négligeable.
Lors de la phase de paiement, notamment, les collaborateurs sont libérés de certaines tâches chronophages et laborieuses : vérification des factures, enregistrement comptable, planification des paiements, archivage, mise à jour des comptes fournisseurs… Mieux encore, ils peuvent se concentrer sur des missions créatrices de valeur pour l'entreprise.
Quant aux pièces comptables, elles peuvent être rassemblées et traitées en quelques clics à l'aide d'un outil de collecte. Cette centralisation des flux financiers permet elle aussi aux équipes d'économiser un temps précieux au quotidien.
Des dépenses maîtrisées
L'automatisation du processus procure-to-pay se traduit par une meilleure compréhension des performances de l’organisation. En effet, chaque dépense est approuvée au préalable, catégorie par catégorie, ce qui permet de maîtriser parfaitement les achats.
De plus, un logiciel P2P fournit de précieuses informations sur la qualité des fournisseurs, ainsi que des statistiques pour optimiser la gestion des paiements anticipés et des frais de retard. L'entreprise peut aussi s'appuyer sur ces informations détaillées afin de définir des stratégies de dépenses pertinentes, négocier des prix avantageux et limiter la surfacturation des produits ou services par les fournisseurs.
Au-delà de la gestion des flux financiers, l'automatisation du processus purchase-to-pay est donc un levier de rentabilité. En fluidifiant ses workflows et en accélérant ses opérations, la société peut diminuer ses dépenses en bénéficiant d'escomptes pour paiement anticipé. Enfin, elle peut réduire drastiquement le coût de traitement de ses factures.
Une meilleure gestion de la trésorerie
Une solution d'automatisation du processus P2P permet aux décideurs financiers de bénéficier d’un service tout-en-un de gestion financière, fiable, sécurisé et automatisé, avec une vision en temps réel des flux de trésorerie (cash flow).
Or, optimiser la gestion de la trésorerie permet aux entreprises de prendre de meilleures décisions au quotidien et d'être plus réactives en cas de problème, voire même de les anticiper.
Cela se traduit d'abord par une catégorisation automatique des flux bancaires. Autrement dit, les encaissements et les décaissements sont remontés instantanément dans les catégories définies en amont par la société.
De plus, les décideurs disposent d'une meilleure visibilité sur l'état de la trésorerie, mais aussi sur l'impact des encours clients et fournisseurs. De quoi optimiser le fonds de roulement et le maîtriser davantage. Les factures fournisseurs et clients peuvent également être suivies avec une grande précision.
Enfin, ce type d'outil permet d'établir des prévisions et des scénarios fiables, afin de mesurer l'impact sur la trésorerie d'une décision future, comme une embauche ou un investissement.
Une gestion des flux financiers conforme grâce à la piste d’audit fiable
Un autre atout des logiciels de traitement des factures est leur capacité à fournir une piste d'audit fiable (PAF).
Pour rappel, cette démarche consiste à mettre en place un processus intégré et continu visant à décrire, avec clarté et exhaustivité, le cheminement des opérations (et notamment les flux financiers). La PAF implique également un travail de documentation (à l'aide de pièces comptables et justificatives) et de contrôle de ces flux.
Concernant les factures électroniques comme les factures au format papier, la piste d'audit fiable a pour objectif de prouver à l'administration fiscale la réalité des opérations facturées.
En cas de contrôle, une plateforme d'automatisation P2P est donc un gage de sérénité. En effet, elle garantit la conformité des processus et élimine le risque d'erreur, tout en simplifiant les relations et la communication avec l'administration.
Une opportunité d'évolution pour la fonction finance
Grâce à la dématérialisation du processus purchase-to-pay, le directeur administratif et financier (DAF) dispose d'une information de meilleure qualité, mais aussi de temps supplémentaire pour l'analyser et l'exploiter.
Grâce à cette vision globale et en temps réel sur les flux financiers, il peut générer des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents, reflétant précisément la situation de la société.
De quoi transformer en profondeur le rôle de la fonction finance, qui peut aller au-delà de ses missions traditionnelles d'enregistrement, de contrôle et de synthèse des opérations. Avec l'automatisation, le pilotage et l'accompagnement des autres fonctions de l'entreprise occupent une place de plus en plus importante dans le métier du DAF.
Grâce à l'automatisation du P2P, la gestion des flux financiers devient plus rapide, plus simple et plus fiable. Cela se traduit par un gain de temps et d'argent, un meilleur suivi des dépenses et de la trésorerie, mais aussi une garantie de conformité des opérations financières.
