Groupama Grand Est choisit Yooz pour automatiser le traitement de ses 15 000 factures fournisseurs dans SAP

Yooz, éditeur leader de solutions de dématérialisation et d’automatisation des processus Achats et Factures en mode SaaS, annonce une signature majeure dans le secteur de l’assurance avec Groupama Grand Est.

Groupama, neuvième assureur généraliste français et premier assureur agricole, avec 6,5 millions de clients et 25 000 collaborateurs, a réalisé un chiffre d’affaires de douze milliards d’euros en France en 2020. L’entité Groupama Grand Est compte 1 529 collaborateurs, avec 175 agences réparties sur douze départements et quatre sites de gestion (Dijon, Strasbourg, Chaumont et Metz). Groupama Grand Est a réalisé, en 2020, un chiffre d’affaires de 615 millions d’euros.

Une approche 0 papier pour gagner du temps et supprimer les risques liés aux processus manuels

La Caisse régionale Grand Est de Groupama a déployé la solution Yooz afin de répondre à des problématiques de suivi des factures et de respect des délais de validation et de paiement. « Notre objectif principal était de gagner du temps de validation et en efficacité, de disposer d’une piste d’audit fiable et de pouvoir anticiper les délais, toujours trop longs avec des processus manuels basés sur le papier », résume Isabelle Gstalter, Chargée de projets pour la Direction Financière de Groupama Grand Est.

En effet, auparavant, les factures étaient réceptionnées par chaque service qui avait commandé une prestation ou des matériels. « Comme chaque service gérait directement ses factures, la direction financière n’avait pas de visibilité suffisante sur les factures en cours », se souvient Isabelle Gstalter.

Les processus étant entièrement manuels, il arrivait fréquemment que des factures restent en attente de validation de la part des collaborateurs, occupés à d’autres tâches, avant de parvenir par courrier interne à la direction de la comptabilité fournisseurs. « Nous devions alors procéder à de multiples relances lors des arrêtés de comptes, afin de récupérer la totalité des engagements de dépenses, d’où des engorgements dans le traitement de nombreuses factures en retard », déplore Isabelle Gstalter.

Le choix de Yooz : ergonomie, performance et qualité du reporting

Après une analyse comparative des principales solutions disponibles sur le marché, réalisée par la direction des achats, le service comptable de Groupama Grand Est s’est porté sur Yooz. « Nous avons été séduits par l'ergonomie de l'outil, son extrême simplicité d’utilisation qui offre une expérience utilisateur unique, ainsi que par la puissance de la technologie qui permet d’automatiser 80 % de nos factures sans paramétrage préalable ».
Enfin la solution Yooz est particulièrement efficace pour le reporting, en facilitant le suivi précis de nos factures et le respect de nos délais de validation », explique Isabelle Gstalter.

Un déploiement progressif pour couvrir 100 % des besoins

Le déploiement s’est effectué par lots, en commençant par la direction financière. Puis la solution Yooz a été étendue aux autres directions, jusqu’à couvrir 100 % des besoins de traitement des factures. Une démarche progressive qui se justifie par le fait de ne pas bouleverser trop vite les habitudes de travail des utilisateurs, habitués aux processus papier. « Comme pour tout projet de transformation digitale, il a bien évidemment fallu accompagner les utilisateurs pour accélérer l’appropriation de la solution Yooz, mais, du côté des collaborateurs en charge des validations, l’adoption a été immédiate ! », précise Isabelle Gstalter.

Des workflows par service et par type de factures ont été mis en place pour faciliter les validations, en réduire les étapes (par exemple en fonction des montants de factures) et fluidifier les flux de factures, depuis leur réception jusqu’à leur paiement. Les données issues de Yooz ont été migrées au format SAP, ainsi que les référentiels fournisseurs.

200 routes de workflow automatisées - une visibilité complète de la comptabilité fournisseur – un processus d’archivage légal conforme

Plusieurs bénéfices ont été identifiés par Groupama Grand Est, suite à l’utilisation de la solution Yooz. D’abord, une simplification. « Les 200 routes de validation que nous avons élaborées sont automatisées de bout en bout, nos processus s’en trouvent donc modernisés », constate Isabelle Gstalter.

Ensuite, le suivi des factures fournisseurs est devenu exhaustif et global. « Alors qu’auparavant les factures parvenaient dans chaque service, désormais, elles parviennent toutes par e-mail à la direction financière. Cette centralisation permet de bénéficier d’un reporting complet et d’une visibilité et traçabilité totales sur nos factures, ce qui a également conforté notre image auprès de nos fournisseurs », assure Isabelle Gstalter.

Enfin, la mise en place de YoozProtect permet à Groupama Grand Est de garantir sa conformité règlementaire : « grâce à Yooz, nous renforçons notre piste d’audit pour mieux répondre aux sollicitations de nos commissaires aux comptes et aux exigences de conformité de notre secteur », ajoute Isabelle Gstalter.