Le pilotage de KPIs de comptabilité fournisseurs est un levier de performance encore sous-exploité par de nombreuses entreprises. Pourtant, les opportunités d'amélioration et d'optimisation sont nombreuses en matière de gestion des factures fournisseurs.
Qu'est-ce qu'un KPI de comptabilité fournisseurs ?
Les indicateurs clés de performance (KPI) servent à suivre les progrès et à mesurer le succès d'une organisation (ou d'un service au sein de cette organisation). Autrement dit, ce sont des mesures quantifiables qui permettent d'évaluer la capacité d'une entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques ou opérationnels.
Les KPI, qu'ils soient financiers ou non, sont généralement alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Ils offrent des informations précieuses sur la santé globale de la structure ou d'un service spécifique et aident à identifier les domaines nécessitant des améliorations.
Au sein du service comptable, par exemple, les processus manuels, les documents papier et les feuilles de calcul sont encore omniprésents, ce qui nuit à l'efficacité des équipes. Or, bien que le service soit confronté à une charge de travail importante et à des délais serrés, l'optimisation de ses performances reste souvent reléguée au second plan.
Pour aligner le service de comptabilité fournisseurs avec les objectifs globaux de l'organisation, il est essentiel de suivre certains KPI. Cela permet d'identifier des obstacles et des points de blocage, tout en pilotant la performance au quotidien.
Quels sont les principaux KPI de la comptabilité fournisseurs ?
Il existe une multitude d'indicateurs permettant de suivre et d'optimiser la comptabilité fournisseurs. Il revient à chaque entreprise, en fonction de ses spécificités, de sa stratégie et de ses objectifs, de privilégier certains KPIs plus que d'autres. Néanmoins, voici une sélection de 10 indicateurs de performance incontournables dans n'importe quel tableau de bord de gestion des comptes fournisseurs.
Le délai de traitement moyen des factures
Le délai de traitement correspond au temps nécessaire pour traiter une facture, depuis sa réception jusqu’à sa saisie dans le système financier de l'entreprise.
Un délai de traitement long peut indiquer des processus inefficaces, comme un workflow d'approbation trop complexe ou non respecté. Il peut également engendrer des retards de paiement (qui ont un impact négatif sur la relation fournisseur) ou empêcher l'entreprise de bénéficier de remises pour paiement anticipé.
Il peut donc mettre en lumière la nécessité de simplifier et d’automatiser les process de comptabilité fournisseurs. Plus ces derniers sont fluides, plus le temps de traitement des factures tend à diminuer.
Le taux d’exception
Le processus de comptabilité fournisseurs est parfois entravé par des factures contenant des erreurs diverses ou des incohérences. Elles doivent alors être traitées en exception : en résulte une charge de travail supplémentaire pour le service comptable, qui doit identifier, examiner et corriger les erreurs.
D'où l'importance de suivre régulièrement le taux d'exception, qui peut révéler des difficultés liées à la saisie ou à la validation des données, et donc la nécessité de renforcer la formation des collaborateurs ou d'automatiser davantage.
À l’inverse, une diminution du taux d'exception traduit une amélioration du processus comptable, un gain de temps, mais aussi une diminution des coûts liés au traitement des exceptions. Une analyse plus approfondie permet aussi d'identifier les types de factures ou les fournisseurs qui sont les plus concernés par les exceptions, révélant des axes d'optimisation.
Le délai de paiement moyen des factures
Le délai de paiement moyen représente la durée écoulée entre la réception d'une facture et son règlement.
Un délai de paiement élevé est souvent synonyme de problèmes de trésorerie ou d'inefficacités dans le processus de paiement. À l'inverse, un délai réduit révèle une gestion et des procédures de paiement efficaces.
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Bon à savoir Le délai de paiement doit être distingué du délai de traitement, car ils n'impliquent pas les mêmes processus ni les mêmes collaborateurs. Ainsi, le délai de traitement se limite à la gestion des documents par les comptables et les approbateurs, depuis leur réception jusqu'à leur enregistrement dans le système comptable. Le délai de paiement, quant à lui, intègre une dimension supplémentaire : l'exécution du paiement. D'ailleurs, un retard de paiement est possible même si les factures ont été traitées dans les temps. Dans ce contexte, il est recommandé de surveiller ces deux indicateurs séparément afin d'identifier les points de blocage et de mettre en œuvre les actions correctives nécessaires. |
Le coût de traitement moyen
Ce KPI mesure l'ensemble des coûts associés au traitement d’une facture : rémunération du personnel, frais généraux, fournitures de bureau, stockage des documents…
Un coût de traitement élevé indique un manque d'efficacité dans le processus de comptabilité fournisseurs, qui peut être causé par la saisie manuelle des données ou l'utilisation de processus basés sur le papier. Il est donc essentiel de contrôler régulièrement l'évolution de cet indicateur clé de performance et d’automatiser les processus pour gagner en efficacité.
Le pourcentage d’escomptes pour paiement anticipé
Cet indicateur de performance mesure le pourcentage d’escomptes pour paiement anticipé que l'entreprise a obtenu sur une période définie.
En maximisant le pourcentage d'escomptes pour paiement anticipé, vous pouvez réaliser des économies non négligeables, tout en améliorant vos relations fournisseurs. Ce KPI témoigne aussi d'une gestion saine de la trésorerie. En revanche, si vous obtenez peu d'escomptes, cela peut être révélateur d'un manque d'efficacité au niveau du processus de paiement.
La rotation des comptes fournisseurs
Le ratio de rotation des comptes fournisseurs évalue le rythme auquel une société rembourse ses fournisseurs. Pour obtenir cet indicateur de performance, on divise le total des achats à crédit par la moyenne des comptes fournisseurs sur une période donnée.
Plus ce KPI est élevé, plus l'entreprise tend à rembourser ses fournisseurs rapidement. Par extension, cet indicateur peut refléter une bonne santé financière, une gestion efficace de la trésorerie ou encore un processus de paiement rigoureux.
Toutefois, un faible ratio de rotation des comptes fournisseurs n'indique pas nécessairement des soucis de trésorerie ou des relations houleuses avec les fournisseurs. Il peut aussi être lié à une stratégie assumée, consistant à rembourser plus tardivement les fournisseurs en profitant pleinement des conditions de crédit qui ont été accordées.
Le pourcentage de factures liées à un bon de commande
Afin de garantir une traçabilité optimale, chaque facture doit être associée à une commande.
C'est précisément ce que ce pourcentage permet de mesurer.
Si ce KPI est élevé, le processus d’achat de l'organisation peut être jugé efficace, tandis qu’un pourcentage faible peut refléter des problèmes au niveau du processus Purchase-to-Pay.
Le pourcentage de factures payées dans les délais
Cet indicateur clé de performance est complémentaire avec le délai de paiement moyen, puisqu'il permet d'évaluer la capacité de l'organisation à régler ses fournisseurs dans les délais. Toutefois, l'approche est légèrement différente, car ce KPI ne consiste pas à calculer une durée, mais une proportion.
Un pourcentage élevé est révélateur d'une relation pérenne avec les fournisseurs, tandis qu’un ratio faible peut indiquer des problèmes de trésorerie ou des inefficacités dans le processus de paiement.
Le nombre de factures traitées par jour et par employé
Cet indicateur vise à estimer la productivité des collaborateurs chargés de la comptabilité fournisseurs. Il est calculé en divisant le nombre de factures traitées sur une journée par le nombre d’employés du service.
Plus ce chiffre est haut, plus la productivité de l'équipe est élevée et plus les processus employés sont efficaces. À l'inverse, un faible nombre de factures traitées par jour et par employé peut suggérer des problèmes de gestion du personnel, des outils inadaptés ou encore un besoin de formation des collaborateurs.
Le pourcentage de factures électroniques
Avec la généralisation de la facturation électronique en France à l'horizon 2026, le pourcentage de factures reçues au format électronique devient un indicateur clé en comptabilité fournisseurs.
Bien que cette échéance puisse sembler lointaine, il est crucial de se préparer dès maintenant pour assurer une transition fluide et sans accroc vers cette nouvelle réglementation. Une proportion élevée de factures électroniques montre que votre entreprise est sur la bonne voie pour se conformer aux futures obligations et témoigne d’une maturité dans l’adoption des processus numériques.
À l’inverse, un faible pourcentage de factures électroniques pourrait signaler une dépendance persistante aux processus manuels, nécessitant des ajustements rapides pour répondre aux exigences de la réforme.
Boostez vos KPIs de comptabilité fournisseurs avec une solution de dématérialisation
Une fois les KPIs les plus critiques pour votre société identifiés, vous allez devoir mettre en place des mesures concrètes pour les améliorer à court, moyen et long terme.
Or, l'automatisation des processus de gestion des comptes fournisseurs est un puissant levier pour optimiser vos indicateurs de performance. En effet, une solution d'automatisation P2P comme Yooz élimine de nombreuses tâches répétitives, chronophages et sources d'erreurs, telles que la saisie manuelle des données ou le suivi des approbations. De plus, elles peuvent proposer des tableaux de bord pour traquer l’évolution de multiples KPI en temps réel.
Les bénéfices sont nombreux pour votre organisation :
- Les collaborateurs du service comptable gagnent en sérénité et peuvent se concentrer sur des missions plus importantes et valorisantes.
- Le processus de comptabilité fournisseurs est moins sujet aux erreurs et aux incohérences, ce qui entraîne une baisse du taux d'exception.
- Le temps nécessaire au traitement des factures diminue considérablement, car l'automatisation simplifie les workflows d’acheminement tout en accélérant le circuit d'approbation.
- Le coût de traitement des factures décroît également grâce à la disparition de la saisie manuelle des données, à l'automatisation du processus d’approbation et à la réduction du suivi manuel.
- La visibilité sur la gestion de la comptabilité fournisseurs est décuplée.
Vous l'aurez compris, une solution d'automatisation du Purchase-To-Pay (P2P) est très utile pour booster vos KPI de comptabilité fournisseurs et la visibilité sur ces derniers, en améliorant globalement vos processus de gestion des factures. Mais c'est aussi un moyen de visualiser et de suivre certains indicateurs en toute simplicité.
