Alors que la profession comptable est en pleine mutation, la question de l'automatisation de la tenue de compte est sur toutes les lèvres. Pourtant, la mise en place d'un logiciel pour cabinet comptable est une formidable opportunité, à condition de choisir une solution adaptée.
Quels sont les bénéfices de l'automatisation pour les cabinets d’expertise comptable ?
En simplifiant les processus internes du cabinet d'expert-comptable, la mise en place d'un logiciel d'automatisation de la tenue de compte représente une étape cruciale vers l'efficacité opérationnelle, la diversification des activités, mais aussi la satisfaction des clients.
Un gain de temps au quotidien
L'automatisation de la tenue de compte est un levier très efficace pour accélérer les processus comptables, tout en diminuant le temps alloué à certaines tâches comme la saisie des données ou le contrôle des factures. En effet, le traitement manuel de la comptabilité est un véritable manque à gagner pour les cabinets, confrontés à des risques d'erreur, de perte de document et de retard de paiement.
L'automatisation contribue donc à baisser les coûts des activités à faible valeur ajoutée, mais elle libère aussi du temps aux experts-comptables pour des missions plus importantes, dédiées au conseil et à l'accompagnement. Grâce aux nouvelles technologies, le partage et la recherche d'information sont également facilités.
Il n'est cependant pas juste question de gagner du temps : la hausse de l'efficacité opérationnelle engendre d'autres effets bénéfiques pour le cabinet d'expertise comptable, à commencer par l'amélioration de l'expérience client.
Une satisfaction client accrue
L'automatisation comptable est parfois montrée du doigt, à tort, parce qu’elle déshumaniserait la relation entre le cabinet d'expert-comptable et ses clients. Bien au contraire, elle permet d'améliorer la qualité de service, et donc la satisfaction client.
En effet, la technologie est un allié précieux pour les professionnels du chiffre, qui peuvent respecter plus facilement leurs engagements, qu'il s'agisse d'honorer les rendez-vous prévus dans la lettre de mission ou d'effectuer les déclarations fiscales et sociales dans les délais. Cela est rendu possible par l'accélération des processus internes, mais aussi par la quasi disparition des erreurs.
Par ailleurs, l'automatisation de la tenue de compte permet au cabinet d'expertise comptable de consacrer davantage de temps au suivi d'une clientèle de plus en plus exigeante. Il peut ainsi mesurer la satisfaction de ses clients et leur proposer des prestations sur mesure, répondant parfaitement à leurs besoins, dans une optique de fidélisation.
Une diversification des activités
Même avec le boom des logiciels de gestion comptable en ligne et la digitalisation croissante du secteur, le rôle de conseiller de l'expert-comptable reste irremplaçable et implique une relation de proximité avec les chefs d'entreprise. Aucune machine ne dispose de l'empathie nécessaire pour comprendre les besoins d'un client, afin de lui proposer les solutions les plus adaptées.
L'automatisation, en supprimant la majorité des tâches laborieuses et chronophages, permet paradoxalement de remettre l'humain au cœur de la relation. L'expert comptable peut enfin se focaliser sur l'essentiel : accompagner ses clients de A à Z, les aider à résoudre leurs problématiques et les guider dans leurs projets. De la paie aux ressources humaines, en passant par l'analyse du chiffre d'affaires et des flux de trésorerie, les collaborateurs renouent avec des missions à forte valeur ajoutée, tant pour le cabinet que pour les entreprises.
Depuis l'entrée en vigueur du plan d'action pour la croissance et la transformation des entreprises (PACTE) en 2019, les professionnels du chiffre ont d'ailleurs la possibilité d'effectuer de nouvelles missions à titre accessoire. Un cabinet comptable peut, par exemple, effectuer le paiement de dettes ou le recouvrement amiable de créances pour le compte de ses clients, mais aussi fournir des conseils en gestion de patrimoine ou en investissement financier.
Le temps gagné grâce à l'automatisation offre donc une véritable opportunité de se diversifier et d'asseoir son expertise dans des domaines autres que la comptabilité.
Un impact positif sur la marque employeur
Avec un logiciel pour cabinet comptable, c'est un nouveau champ des possibles qui s'ouvre pour les collaborateurs. Moins accaparés par le traitement des informations et l’établissement des documents comptables, ils peuvent désormais s'investir sur d'autres missions au quotidien.
Par-dessus tout, ils peuvent consacrer plus de temps aux clients, en conseillant et en accompagnant les chefs d'entreprise avec des services sur mesure. Ainsi, la technologie aide les cabinets d'expertise comptable à proposer des postes attrayants et porteurs de sens, en adéquation avec les aspirations des jeunes talents. De quoi attirer les meilleurs éléments, mais aussi les conserver sur le long terme.
Un enjeu majeur, quand on sait que 2 cabinets comptables sur 3 rencontrent des difficultés de recrutement, selon le Baromètre des métiers de l’expertise comptable, du commissariat aux comptes et de l’audit.
Un moyen d'anticiper la réforme de la facture électronique
La facturation électronique sera bientôt obligatoire, en émission comme en réception, pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille. Une échéance qui se rapproche à grands pas, malgré le report de la réforme à 2026, et à laquelle les entreprises comme les experts-comptables doivent se préparer.
Comme toute évolution réglementaire majeure, la généralisation de la facture électronique soulève de nombreuses questions chez les dirigeants, qui auront besoin de conseils avisés de leur expert-comptable pour apaiser leurs craintes et prendre les meilleures décisions.
En automatisant leurs processus, les cabinets ont justement l'opportunité de s'imposer comme des interlocuteurs de référence au sujet de la réforme. En effet, ils se libèrent du temps pour accompagner les entreprises, et notamment les guider dans le choix d'une plateforme de dématérialisation adaptée.
Qui plus est, l'adoption d'un logiciel d'automatisation de la tenue de compte est un moyen de montrer l'exemple et de faire découvrir aux entreprises les bienfaits de la digitalisation. Au final, l'expert-comptable peut endosser un véritable rôle d'ambassadeur de la facturation électronique.
Comment choisir le meilleur logiciel pour votre cabinet comptable ?
Si les avantages d'une solution d'automatisation sont indéniables, encore faut-il choisir un outil performant et fonctionnel, répondant réellement à vos besoins. Pour y voir plus clair, voici 10 critères qui caractérisent les meilleurs logiciels de comptabilité automatisée.
La capture automatique des documents
La collecte automatique des documents est une fonctionnalité indispensable, qui permet de récupérer tous types de documents (facture, bon de commande, bon de livraison, rapport d'audit, avoir, etc.) et de les centraliser sur une plateforme unique, quel que soit leur format.
De plus, la capture fonctionne sur tous les canaux : e-mails, courrier postal, portail fournisseur, scanner, etc. Elle peut même être effectuée directement depuis les sites des clients.
L'extraction automatique des données
La reconnaissance optique de caractères (OCR), soutenue par l'intelligence artificielle, permet de transformer n'importe quel document afin de le convertir dans un format numérique standard, qui peut être exploité dans un processus comptable.
Un logiciel de comptabilité automatisée doit donc idéalement intégrer un système d'extraction de données intelligente (Smart Data Extraction) puissant et fiable, capable d'extraire automatiquement les données et de remplir les champs comptables concernés. Il s'agit, par exemple, des différents montants à traiter en comptabilité, comme les prix HT et TTC, la TVA ou les quantités.
La saisie automatique
La saisie des écritures comptables est une étape cruciale qui conditionne la qualité globale du processus. Mais c'est aussi une tâche laborieuse, qui expose le cabinet à certains risques.
En effet, les erreurs de saisie, de consolidation de TVA ou d'imputation sont légion, sans oublier la mauvaise répartition de certains montants. Des erreurs qui sont bien souvent indétectables, jusqu’à ce qu'il ne soit trop tard.
La saisie automatique permet justement d'accélérer ce processus chronophage, pour lequel les ordinateurs sont bien plus rapides que les humains, mais aussi de fiabiliser les données en réduisant drastiquement le risque d'erreur. Un vrai gage de sérénité pour les experts-comptables et pour leurs clients.
La recherche de document
Un logiciel pour expert comptable facilite l'accès à l'ensemble des documents, notamment en cas de demande d'un client ou de contrôle de l'administration fiscale. Mieux encore, il doit permettre de rechercher et de consulter simplement les pièces comptables depuis n’importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un smartphone.
L'utilisateur retrouve un confort d'utilisation et une ergonomie similaires à celui des moteurs de recherche comme Google : chaque document peut être retrouvé instantanément à l'aide d'un mot-clé, ce qui constitue un gain de temps indéniable. Des fonctionnalités de recherche avancée et multicritère sont également présentes, ce qui peut notamment s'avérer utile pour les besoins de reporting.
La robotisation des processus de tenue de compte
À grand renfort d'intelligence artificielle, de machine learning et de RPA (Robotic Process Automation), une solution d’automatisation comptable est en mesure de reconnaître les données automatiquement et en temps réel, sans qu'aucun paramétrage complexe ne soit nécessaire.
Et cette robotisation des processus engendre plusieurs bénéfices pour les cabinets d'expertise comptable : les audits sont moins complexes, la prise de décision et les clôtures comptables s'accélèrent, tandis que le risque d'erreur diminue fortement.
L'intégration avec des solutions tierces
Un autre critère à ne pas négliger est la capacité du logiciel d'automatisation de la tenue de compte à se connecter à d’autres solutions, qu'il s'agisse d'un ERP, d'un logiciel de production comptable ou encore d'un outil de gestion électronique des documents (GED).
Idéalement, la solution doit proposer une intégration Plug & Play, capable de récupérer les commandes et les réceptions, d'intégrer les référentiels, puis de générer automatiquement les écritures comptables au format adapté.
L'archivage et le classement des documents
Un logiciel pour cabinet comptable performant doit permettre la gestion électronique des documents, comme les bons de commandes et de livraison, les factures ou les avoirs, et ce dans tous les domaines : juridique, fiscal, ressources humaines, contrats.
Mais, outre l'identification automatique et l'indexation full-text, qui facilitent la recherche des documents, ce type de solution doit prévoir un système d’archivage pertinent basé sur des classeurs électroniques. Elle doit aussi couvrir le cycle de vie des factures et autres documents jusqu’à son terme, en respectant la durée légale maximale de conservation de 10 ans.
La sécurité des documents et des données
Alors que les cyberattaques et les fraudes en tous genres se multiplient, l'intégrité, la confidentialité, la disponibilité, et la traçabilité des données sont aujourd'hui des enjeux majeurs.
Un logiciel de comptabilité automatisée doit notamment s'appuyer sur un système d'authentification forte, des infrastructures conçues pour l’hébergement d’applications et de documents sensibles, la détection d’erreurs (IBAN, dates, montants, etc.), mais aussi une traçabilité de bout en bout.
Les certifications sont également un bon indicateur du niveau de sécurité de la solution. L'ISAE3402 Type I, par exemple, est obtenue à l'issue d'un audit rigoureux des processus internes de l'éditeur : développement, maintenance, support, exploitation, etc. Elle apporte ainsi une véritable garantie de rigueur et de qualité de service.
Le mode cloud
L'hébergement sur le cloud a depuis longtemps fait ses preuves : flexible, économique, sûr et performant, il s'adapte aisément à une multitude de besoins.
Cette approche est à privilégier pour sa simplicité de déploiement et d'utilisation, permettant au cabinet d'expertise comptable d'éviter de nombreuses tâches fastidieuses.
C'est notamment le cas des mises à jour, des migrations et des changements de version, qui sont intégralement prises en charge par le fournisseur. De plus, les logiciels de comptabilité basés sur le cloud sont toujours à l’état de l’art, sur le plan technique comme sur le plan réglementaire.
En se déchargeant de la gestion complexe et chronophage d'une solution "on-premise", les experts-comptables peuvent donc se concentrer davantage sur leurs missions d’accompagnement et de conseil des clients.
Une base de clients étendue
Enfin, les références clients d'un éditeur de logiciel peuvent être déterminantes pour être sûr de faire le bon choix. Une base d'utilisateurs étendue, travaillant au sein d'entreprises réputées, témoigne de la capacité du logiciel à répondre précisément aux besoins de sa clientèle, à proposer des fonctionnalités innovantes et, in fine, à créer de la valeur pour les organisations.
Gain de temps, diminution du risque d'erreur, hausse de la satisfaction client... Les bénéfices de l’automatisation de la tenue de compte sont nombreux pour les experts-comptables. Cependant, la mise en place d'un logiciel pour cabinet comptable ne s'improvise pas et de nombreux critères doivent être passés en revue afin de faire le meilleur choix.
