La solution de dématérialisation Yooz a été choisie par la société de transport Ourry pour assurer la dématérialisation de ses factures. Après plusieurs mois d'utilisation de l'outil, Yooz a interrogé Laurent QUOBEX, Responsable Informatique de Ourry, pour nous apporter son retour d'expérience.
Créé en 1982, Ourry est à l’origine un groupe familial indépendant spécialisé dans le transport de déchets en vrac. Fort de ses solutions innovantes dans le matériel roulant spécifique de grand volume, le groupe se positionne comme leader dans les années 1990. Dès 1997, Ourry développe ses activités pour répondre plus largement aux enjeux environnementaux. L’entreprise est aujourd’hui devenue un acteur majeur des métiers liés à l’environnement.
Désireuse de passer à la dématérialisation, la société Ourry a sollicité Yooz pour répondre à différentes problématiques.
Yooz : Avant votre passage à la dématérialisation avec Yooz, quels étaient les limites ou les problèmes rencontrés par votre entreprise ?
Laurent QUOBEX : Nous avions des temps de traitement des factures qui dépassaient les 30 jours. Les validations de factures sur les sites distants se faisaient par fax. Nous n’avions aucun contrôle sur nos engagements de dépenses.
Y. : Pouvez-vous nous expliquer comment s’est déroulée la mise en place de Yooz?
L.Q. : Le temps réel de mise en place a été d’environ 1 mois. Le système étant simple, nous avons pu aisément reproduire nos anciens circuits de validation au sein de l’outil.
Y. : Avez-vous constaté rapidement des bénéfices suite à la mise en place de Yooz ? Quels types de bénéfices ?
L.Q. : Oui, nous avons constaté de nombreux bénéfices. Tout d’abord, tous les engagements de dépenses sont désormais visés par plusieurs personnes (échelons), y compris la direction.
Ensuite, les factures sont validées beaucoup plus rapidement sur nos sites distants (moins d’une semaine).
Concernant les factures « en litige », elles sont dorénavant « taguées » dans l’outil avec pour bénéfice immédiat de ne plus les payer par erreur et de pouvoir informer toute personne au sein de notre entreprise qui voudrait connaître la cause du non-paiement (grâce aux commentaires associés aux factures).
Nous avons maintenant une traçabilité complète qui nous permet de retrouver des factures sans avoir besoin de fouiller nos archives (gains de temps énorme au sein de l’équipe comptable).
Y. : Avez-vous chiffré les gains engendrés par Yooz ?
L.Q. : Oui, le délai de traitement a été divisé par 3 environ.
Y. : Yooz en un mot ? En une phrase ?
L.Q. : La simplicité d’utilisation et de mise en place est ce qui me vient en premier quand on me parle de Yooz. L’ensemble des collaborateurs de l’entreprise reconnaît l’avancée depuis que nous avons mis Yooz en place.
Y. : Le bénéfice de Yooz en quelques mots ?
L.Q. : Nous concernant, le premier bénéfice, le plus important pour notre entreprise, est le contrôle des engagements de dépense. Le second bénéfice est le gain de temps et de traçabilité sur les validations de factures.
Y. : Après avoir essayé Yooz et la dématérialisation, pourriez-vous revenir en arrière ?
L.Q. : Non, cela serait aujourd’hui difficile de revenir en arrière. D’autant plus que l’implémentation de Yooz dans notre entreprise nous a également aidé à nous structurer sur nos process internes.
L’équipe Yooz remercie M. QUOBEX et la société OURRY pour ce retour d’expérience.
Comme Ourry, vous souhaitez réduire le délai de traitement de vos factures et améliorer leur traçabilité ?
