Pourquoi et comment les entreprises françaises doivent passer à la Facturation Electronique ?

Le passage à la Facturation Electronique pour les entreprises françaises est éminent ! Il ne s’agit plus uniquement d’une recommandation, mais bel et bien d’une réglementation mise en place par l’Etat français suite au succès de cette réforme dans certains de ses pays voisins. La Facture Electronique sera obligatoire en France à partir de 2024. 

Entreprises, cet article vous explique pourquoi il est urgent de commencer votre transition, et comment vous y prendre pour que cette dernière soit couronnée de succès.  

La Facturation Electronique en France  

Facture Electronique : définition officielle  

La Facture Électronique a une définition légale encadrée par les droits européens depuis 2010, et par le droit français depuis 2014. Elle est définie non seulement par son contenu, qui correspond à des informations et des mentions obligatoires, mais aussi par son contenant, soit un fichier numérique.  

Pour ce qui est du contenu, le décret 2022-1299 (art 242, nonies A) stipule que les factures électroniques devront dorénavant comporter, au-delà des informations déjà présentes sur les factures usuelles (date, identités du vendeur et de l’acheteur, prix HT et TTC, etc.), quatre nouvelles mentions obligatoires [1] : 

• Le numéro de SIREN du client assujetti à la TVA, 

• L’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de l’adresse du client, 

• La catégorie de vente : biens, services ou mixte, 

• La mention explicite de l’option pour la TVA aux débits. 

Pour ce qui est du contenant, l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 n°2022-1157 daté du 16 août 2022 définit une Facture Électronique comme une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire [2]. 

Retour sur le calendrier de la réforme  

Emission de Factures Electroniques  

Dès le 1er juillet 2024, les grandes entreprises seront les premières à voir la Facturation Electronique devenir obligatoire. Ainsi, elles devront établir toutes leurs factures sous forme électronique. Ce sera ensuite le tour des ETI, dès le 1er janvier 2025, puis des PME, TPE et microentreprises, à partir du 1er janvier 2026. 

Réception de Factures Electroniques  

Dès le 1er juillet 2024, l’ensemble des entreprises françaises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, auront pour obligation d’être en mesure d’accepter des Factures Electroniques, car les entreprises sont elles-mêmes clientes de grandes entreprises, ne serait-ce que pour les télécommunications ou l’énergie. 

Pourquoi les entreprises doivent commencer leur transition dès maintenant ?  

Le 1er juillet 2024, date du début de la réforme, peut paraître lointain. Toutefois, il s’agit de la date à laquelle les entreprises doivent être prêtes à recevoir (et à émettre pour certaines) des Factures Electroniques, et non de la date à laquelle elles doivent commencer leur transition !  

Une transition aussi importante prend du temps. Il faut compter entre 2 et 100 jours, en fonction des besoins et de la taille de l’entreprise concernée, pour la mener à bien :  

• Préparation de la transition (0,5 à 60 jours) : diagnostic du processus existant, définition du besoin pour pouvoir interroger le marché, évaluation et choix d’une solution, information des personnes concernées… 

• Définition des workflows (1 à 30 jours) : traitement et validation des factures, e-invoicing, e-reporting… 

• Intégration avec l’ERP et les autres logiciels de gestion utilisés par l’entreprise (0 à 30 jours). 

• Formation des collaborateurs (0,5 à 10 jours) : aux nouveaux outils, aux nouveaux processus, aux nouvelles formes de collaboration en interne et avec les clients et fournisseurs… 

• Déploiement : certaines entreprises commencent par un périmètre restreint pour valider le système en conditions réelles puis l’étendent à toute l’entreprise. 

• Corrections des anomalies post-démarrage. 

Plus la date butoir de la réforme Facture Electronique approchera, plus les intervenants externes pour la mise en place des solutions qui permettront aux entreprises d’être conformes à la réglementation seront sollicités. Les durées estimées ci-dessus pourront alors être rallongées, d’où l’urgence de commencer sa transition.  

NB : plus le niveau de personnalisation qu’une entreprise souhaite et plus la complexité de son projet sont élevés, plus le temps de transition vers la Facturation électronique qu’elle devra compter se rapprochera en général des 100 jours.   

Quels sont les risques d’une transition trop tardive ?  

Une entreprise qui décide de ne pas commencer sa transition vers la Facturation Electronique et donc de ne pas adopter une solution de Facturation Electronique dès maintenant fait face à de multiples risques.

Premièrement, elle risque une déconnexion de ses clients et fournisseurs. L’entreprise va rapidement constater que tous ses partenaires commerciaux vont passer à la Facturation Électronique. Si elle ne décide pas d’évoluer de concert, ses échanges de factures et les flux de paiement risquent de se compliquer, ses relations quotidiennes de se détériorer, son image auprès de ses fournisseurs et de clients de se dégrader. Passer à la Facturation Electronique dès à présent via un portail collaboratif permet au contraire de mettre en place une collaboration transparente, de diminuer le nombre de litiges et d’accélérer les règlements. Or, soigner et sécuriser ses relations commerciales permet la préservation de son chiffre d’affaires et de sa résilience. 

Ensuite, une transition sereine n’est jamais effectuée dans l’urgence. Ne pas attendre le dernier moment, c’est avoir le temps d’étudier les options et de prendre les meilleures décisions sereinement, et accompagné des meilleurs experts. C’est aussi prendre le temps de former ses collaborateurs pour qu’ils s’approprient progressivement la nouvelle solution choisie.  

Une entreprise qui n’anticipe pas la réforme sera aussi davantage exposée à la fraude et à la cybercriminalité. Il est clair que les fraudes et les cyberattaques sont de plus en plus nombreuses, d’autant plus sur les systèmes de facturation artisanaux ou pas suffisamment à la pointe de la technologie. En 2022, 69 % des entreprises françaises déclarent avoir été victimes d’au moins une tentative de fraude. 78 % craignent une accentuation des risques en 2023 [3]. La Facturation Électronique autorise de multiples contrôles automatiques, d’où une garantie de l’authenticité et l’intégrité des factures, et le renforcement de la confidentialité des échanges, et in fine une minimisation des risques.  En effet, les cybercriminels visent en premières les entreprises les moins protégées, souci de facilité. Ils ne sont pas sans savoir qu’une fois que la réforme sera une obligation pour toutes les entreprises, la sécurité sera plus forte encore du fait des contrôles réalisés par le PPF [4] et les PDP [5]. Les seules factures acceptées seront celles émises par des entreprises véritables, enregistrées dans l’annuaire officiel et identifiées par leur numéro de SIREN ou SIRET, ce qui rendra leur tâche bien plus ardue. 

Par ailleurs, une entreprise qui ne passe pas à la Facturation Electronique dès maintenant perd du temps, de l’argent et des ressources. Le coût d’une facture papier est environ 10 fois supérieur à celui d’une Facture Electronique, notamment du fait des économies matérielles (papier, stockage…), des gains de productivité et de fiabilité colossaux dans le traitement des factures. Attendre pour adopter la Facture Electronique, c’est ne pas tirer profit de tous ces avantages immédiats et long terme.  

Attendre, c’est aussi bloquer l’évolution des façons de travailler. Depuis la crise sanitaire, les collaborateurs sont, au sein de la plupart des entreprises, plus souvent, voire uniquement en télétravail. Ces méthodes de travail hybride ayant explosé, la sécurité et la digitalisation des processus pour le succès de ce fonctionnement est plus que jamais à l’ordre du jour. En passant à la Facturation Electronique, l’entreprise s’assure que son processus de commande client et d’achat fournisseur, de l’expression du besoin au règlement, soit mené de manière dématérialisée et collaborative. Les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée se trouvant automatisées, les collaborateurs peuvent consacrer leur temps de travail uniquement à des missions épanouissantes, intéressantes et créatrices de valeur telles que l’analyse des données et le conseil de la direction de l’entreprise. En proposant des missions plus stimulantes, l’entreprise attirera plus de nouveaux talents.  

Enfin, passer à la Facture Electronique dès maintenant, c’est s’assurer d’être en règle au moment des échéances obligatoires 2024-2026. Dès lors, cela permet aux entreprises de ne pas redouter des pénalités à ce moment-là et de disposer de l’ensemble des pièces nécessaires lors d’un éventuel contrôle fiscal. L’entreprise aura en effet accès à des archives sécurisées et facilement accessibles, ainsi qu’à une Piste d’Audit Fiable (PAF) documentée et permanente. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter l'article : qu'est ce que la facturation électronique.

Choix de la bonne solution : les critères à prendre en compte  

En décidant de passer à la Facturation Électronique dès maintenant, l’entreprise s’assure de conduire sereinement la transition technique et humaine vers les nouveaux processus et usages, et d’avoir le temps de choisir la solution la plus adaptée à ses besoins. Dans tous les cas, la solution choisie devra satisfaire certains critères essentiels : 

• La conformité : la solution doit respecter toutes les exigences de la réforme, ainsi que les autres dispositions relatives au traitement des Factures Electroniques. Sa capacité à mettre en œuvre une Piste d’Audit Fiable et à traiter en émission et en réception les formats socles attendus dans le cadre de la réforme (Factur-X, UBL, CII) sont les premières choses dont il faut s’assurer. 

• La maîtrise et la sécurisation des flux : la solution doit permettre à l’entreprise d’avoir de solides garanties en termes de cybersécurité, de traçabilité et de contrôle. Cet aspect est crucial car les factures peuvent être un vecteur de fraude, ou encore livrer à des pirates des informations particulièrement sensibles sur l’activité de l’entreprise.  

• L’unification des flux : durant les prochains mois, les entreprises continueront sans doute à recevoir des factures sous différents formats, y compris papier et PDF simples. Dans des cas particuliers, ces flux subsisteront, notamment pour les factures adressées à des clients internationaux ou reçues de fournisseurs internationaux. Afin d’éviter de multiplier les outils et les processus, la solution de gestion des Factures Electroniques devra être capable de prendre en charge ces formats ainsi que de les traiter pour les fédérer en un unique flux de gestion. 

• La compatibilité internationale : les transactions des entreprises sont de plus en plus internationalisées. Ainsi, la solution choisie devra être capable, si besoin, d’interagir avec les acteurs et l’administration fiscale d’autres pays, et de garantir la conformité de ces échanges avec la réglementation locale, mais aussi de les prendre en compte dans le dispositif français d’e-reporting*. 

• L’automatisation : l’une des raisons principales de l’efficacité de la Facturation Électronique est l’automatisation de multiples tâches de vérification, de validation et de transmission durant toute la durée du processus de traitement métier. La solution devra disposer nativement de telles fonctionnalités, sans qu’il soit nécessaire de recourir à un autre outil. 

• La collaboration : de par l’exigence d’une transparence totale sur le statut du traitement de chaque facture, la réforme française compte renforcer les échanges entre clients et fournisseurs. La solution devra comporter des outils de dialogue et de collaboration entre les acteurs impliqués au cours du processus, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. 

• L’intuitivité : une entreprise profitera pleinement des avantages de la Facturation Electronique uniquement si les équipes s’emparent sans réticences ni difficultés des nouvelles façons de travailler. Pour que cette transition soit la plus fluide possible, il est donc crucial de leur proposer un outil intuitif, agréable, et adapté aux nouveaux modes de travail hybrides et collaboratifs. 

• La connectivité : l'outil de gestion des factures doit être interopérable avec l’ensemble du système de gestion de l’entreprise (ERP, comptabilité, reporting…). La solution doit s’insérer aisément dans cet écosystème technique pour minimiser le projet technique et les perturbations dans le système d’information. La PDP doit aussi s’intégrer naturellement avec le PPF (Portail Public de Facturation) et les autres PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) et avec les OD, avec lesquels les échanges économiques seront permanents. 

• L’optimisation de la gestion : la solution doit permettre à l’entreprise de saisir les opportunités de la réforme et à tirer parti pour sa gestion – de ses achats, de sa trésorerie, de ses fournisseurs, de ses risques… – des données qu’elles comportent. La solution idéale intègrera donc des outils d'analyse et de visualisation de la pérennité fournisseurs, de la solvabilité clients, ou encore de paiement fournisseurs. 

• La pérennité de l’éditeur : l'éditeur de la solution doit être capable de faire évoluer cette dernière afin de prendre en compte les futures évolutions technologiques et réglementaires, et de proposer de nouvelles fonctionnalités attendues par les métiers. 

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* E-reporting : procédure de transmission des données de facturation pertinentes à l’administration fiscale dans le cadre des transactions interentreprises à l’international, des ventes aux clients particuliers (B2C) et des encaissements.