Fraude au faux fournisseur ou au faux client, escroquerie interne, intrusion dans le système informatique… Les entreprises sont de plus en plus exposées aux différentes formes de fraude documentaire. Et la transformation numérique n'y est pas étrangère : le digital a apporté dans son sillage de toutes nouvelles opportunités que les escrocs se sont empressés d'exploiter.
Mais, paradoxalement, les nouvelles technologies sont également une partie de la solution : au cours des dernières années, de nombreux outils innovants ont émergé pour réduire le risque de fraude. La procédure de traitement des factures fournisseurs, qui constitue un point sensible pour de nombreuses organisations, peut notamment être rendue beaucoup plus sûre grâce à l'automatisation et à la dématérialisation.
Pourquoi lutter contre la fraude documentaire ?
La réduction du risque de fraude est synonyme de tranquillité d'esprit pour l'entreprise et sa comptabilité fournisseur, et procure également des bénéfices concrets.
Fidéliser les clients et les fournisseurs
Les normes et les labels, attestant que l'entreprise respecte la réglementation et se conforme à des procédures rigoureuses, sont des éléments importants pour rassurer les clients de la société et ses partenaires commerciaux. De quoi fidéliser durablement sa clientèle, mais aussi ses fournisseurs.
Soigner l'image de marque
La conformité aux normes et aux réglementations les plus strictes est également un véritable atout pour l'image de marque de la société. Ainsi, elle empêche des situations susceptibles d'entacher sa réputation. L'entreprise renforce également sa marque employeur en mettant en avant sa solidité et sa fiabilité : de quoi augmenter l'engagement des collaborateurs et attirer plus facilement de nouveaux talents.
Diminuer les coûts
Outre la perte financière directe qu'elle représente, la fraude est susceptible de paralyser l'entreprise et d'interrompre momentanément son activité, avec des conséquences potentiellement désastreuses. Lutter contre l'escroquerie est donc un moyen de maîtriser ses coûts sur la durée.
Traitement des factures et lutte contre la fraude : les bonnes pratiques à adopter
Il existe un lien indéniable entre le processus de traitement des factures et la fraude documentaire, en particulier la fraude au faux fournisseur. Pour réduire le risque, l'entreprise doit donc adopter des pratiques plus efficaces dans la gestion de ses factures :
- Vérifier que la facture n'a pas déjà été traitée et qu'il n'existe pas de doublon.
- Consulter la base de données fournisseurs pour s'assurer que le fournisseur mentionné sur la facture y est bien référencé.
- Parcourir la base des commandes pour vérifier que la facture y est bien inscrite.
- Comparer certains éléments (comme le montant de la facture) avec l'historique du compte fournisseur, afin d'identifier d'éventuelles incohérences ou anomalies.
- Rechercher le numéro SIRET du fournisseur pour s'assurer qu'il est toujours en activité et qu'il n'est pas dans une situation de liquidation judiciaire, de dépôt de bilan ou de mise sous surveillance.
- Vérifier l'exactitude du relevé d'identité bancaire (RIB) du fournisseur en contrôlant l'IBAN. Chaque fournisseur devrait d'ailleurs être associé à un IBAN certifié afin de détecter immédiatement toute anomalie.
Pour mener à bien toutes ces vérifications, la sensibilisation des équipes est primordiale. Il convient de mettre en place une véritable stratégie de communication interne, adaptée aux différents métiers, mettant en avant l'importance de la lutte contre la fraude et ses impacts positifs pour l'entreprise. Pour accélérer la prise de conscience, des dispositifs de formation doivent également être déployés dans tous les services de la société, et ce à tous les niveaux hiérarchiques.
Malgré toutes ces précautions, le facteur humain est, dans la plupart des cas, la principale faiblesse d'une entreprise en matière d'exposition à la fraude. Le manque de vigilance ou la négligence des collaborateurs (facture papier égarée, saisie mal effectuée, délai de paiement non respecté ou autre retard...) sont bien souvent à l'origine des arnaques, sans oublier les actes volontairement malveillants en interne. Pour remédier à ce problème, des solutions de pointe basées sur les nouvelles technologies ont vu le jour.
Les nouvelles technologies au service de la lutte contre la fraude
Au cœur de la modernisation et de la digitalisation de l'entreprise, les nouvelles technologies apportent de puissants outils pour systématiser la détection des fraudes et lutter plus efficacement contre celles-ci à chaque étape de la comptabilité fournisseur, de la réception au règlement des factures. Elles permettent ainsi de combler les faiblesses liées au facteur humain, avec une capacité d’adaptation largement supérieure aux méthodes traditionnelles.
Le Big Data, par exemple, permet de collecter, de traiter et d'exploiter une immense volumétrie de données. Cette data est ensuite analysée grâce à des technologies avancées d'Intelligence Artificielle telles que le Deep Learning et le Machine Learning. L'entreprise peut ainsi réaliser des analyses beaucoup plus fiables à partir de données en temps réel et notamment mieux évaluer le risque lié à chaque client et à chaque fournisseur. Ces nouvelles technologies ont également un impact direct sur la procédure de traitement des factures fournisseurs, ce qui permet de prévenir efficacement la fraude.
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L'automatisation des tâches rébarbatives
Le RPA (Robotic Process Automation), une autre technologie basée sur le machine learning, permet d’automatiser les tâches les plus chronophages et répétitives. Ainsi, les collaborateurs n'ont plus à s'occuper de l'enregistrement et de la validation des pièces comptables, de l'interrogation de la base de données fournisseurs, des reportings comptables ou encore du paiement des fournisseurs… Il s'agit d'un point essentiel, car la moindre défaillance dans la procédure de comptabilité fournisseur peut ouvrir une faille dans laquelle un fraudeur est susceptible de s'engouffrer.
L'automatisation des tâches les plus fastidieuses permet donc d'éviter cet écueil, en réduisant considérablement le risque d'erreur humaine dans le traitement des factures. Sans oublier l'impact positif sur les équipes, qui peuvent se focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
L'automatisation des processus de contrôle
Les processus de contrôle et d’analyse sont essentiels pour prévenir la fraude documentaire. Or, ces tâches complexes peuvent aujourd’hui être largement automatisées. Il est par exemple possible de déclencher une alerte automatique lorsqu'une modification est détectée au niveau d’un document sensible, comme un relevé d’identité bancaire. Toute transaction inhabituelle, de par son montant ou sa fréquence, peut également faire l’objet d’une alerte en temps réel.
Pour aller encore plus loin dans la lutte contre la fraude, des analyses plus complexes doivent être effectuées. Il s’agit notamment d’examiner les métadonnées des documents, qui peuvent révéler un changement non autorisé : par exemple, la modification d’un IBAN. Cependant, les techniques utilisées par les fraudeurs sont de plus en plus évoluées et les plus habiles sont en mesure de camoufler leurs traces. Il faut alors employer des méthodes de pointe comme la stéganographie, qui a pour but de détecter les messages cachés. Basée sur des algorithmes performants, elle permet notamment de repérer des documents falsifiés ou des photographies truquées. L’analyse stéganographique est par exemple utilisée pour savoir si le nom, la date ou le montant du salaire ont été modifiés frauduleusement dans une fiche de paie. Mais cette technique s’applique également à tout autre type de document, y compris les factures.
La dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures basée sur l'IA est un outil incontournable pour diminuer le risque de fraude, tout en fluidifiant la procédure de traitement des factures fournisseurs. En effet, l'hébergement sur le cloud s'est fortement amélioré en matière de protection des données. Toutes les entreprises ont désormais accès à des environnements sécurisés et robustes, qui sont d'ailleurs soumis à des normes de plus en plus strictes. De quoi mettre les factures et les informations sensibles à l'abri, afin de réduire durablement l'exposition à la fraude documentaire.
Enfin, la dématérialisation permet de mettre en place un processus rigoureux et structuré afin de garantir une traçabilité totale. Cette dernière joue un rôle majeur dans toute démarche de réduction des risques, car elle permet de remonter jusqu'à l'auteur d'une tentative de fraude, mais aussi d'identifier les autres personnes impliquées, qu'il s'agisse d'un complice volontaire ou d'un collaborateur ayant commis une simple négligence.
Grâce à ces solutions de pointe, l'entreprise peut donc détecter les fraudes et les identifier avec certitude à chaque étape du processus de facturation. Mais elle peut également mettre fin aux doublons, aux faux positifs et aux pertes de temps qu'ils causent. Le déploiement d'une solution de dématérialisation est donc un moyen efficace pour limiter les risques, et pour traiter et payer ses factures en toute sécurité et dans les délais escomptés, tout en améliorant globalement la performance de la société.
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